Att lämna in ett förklaring om tillbörlig aktsamhet i det europeiska informationssystemet tar i sig inte långt: när du väl är inloggad och har en fullständig dokumentsamling genereras förklaringen vanligtvis inom ett kvarter och skickas iväg, och du får ett referensnummer tillbaka. Genomloppstiden som små och medelstora företag stöter på ligger nästan alltid före det ögonblicket, i det att få dokumentsamlingen helt i ordning. Om man ser på det realistiskt räknar man med dagar till veckor, inte minuter.
Orsaken är enkel: förklaringen är det sista steget i en kedja av uppgifter som du vanligtvis inte har i huset själv. Du behöver geodata för skiften, en riskkategorisering av ursprungslandet och dokument som visar att produkterna där producerades lagligt. Alla dessa delar måste stämma och passa ihop innan en förklaring är innehållsmässigt fullständig. Det att fylla i systemet själv är då den lättaste delen.
Där tiden verkligen går
I praktiken delas genomloppstiden upp i tre block. Det första är insamlingen av ursprungsuppgifter från leverantörer: skiften, koordinater, produktionsdata. Det här blocket tar längst tid om du för första gången talar med en leverantör om dessa uppgifter, och kortare tid om detta redan är en del av en pågående inköpsrelation. Det andra blocket är valideringen: stämmer koordinaterna med det angivna skiftet, är landet korrekt kategoriserat, fattas det något för den aktuella produktströmmen. Det här är blocket där du helst bör hitta fel tidigt, för en ofullständig dokumentsamling som du först upptäcker när du ska lämna in kostar dig mest tid senare. Det tredje blocket är själva inlämningen: generering av förklaringen, ifyllnad av de sista fälten i informationssystemet och avsändning.
Den som bygger upp en dokumentsamling för första gången underskattar ofta det första blocket. En leverantör som aldrig har blivit tillfrågad om geokoordinater måste själv ta reda på det eller fråga sina egna underleverantörer, och det går sällan på några få dagar. Vid återköp från samma leverantör och samma skift går det avsevärt snabbare andra eller tredje gången, eftersom basuppgifterna redan är fastslagna och endast aktuella dokument och eventuella ändringar i skiftet behöver kontrolleras.
Vad som förlängsamt själva inlämningen
När dokumentsamlingen är fullständig brukar inlämningen i informationssystemet gå smidigt. Förseningar på den här punkten uppstår mest på grund av tre saker: en registrering som ännu inte är i ordning, ett leverantörsreferensnummer som inte har kopierats korrekt, eller en förklaring som har upprättats för fel roll i kedjan. Det sistnämnda är orsaken till att det är viktigt att fastställa din roll och motsvarande ikraftträdandedatum som ett separat, tidigare steg och inte något du gör på så där när du ska lämna in. Den som ännu inte har gjort detta tydligt kan låta det klaras ut på några frågor innan dokumentsamlingen byggs upp.
En annan punkt där tid går förlorad är oklarheter om vilka dokument som exakt hör till vilken råvara och vilket land. Det varierar per produktström, och det är inte något du vill klura ut under tidspress när en försändelse står redo. I kunskapsbanken per ämne är detta bearbetat för varje situation, så du gör det förarbetet tidigare i processen i stället för strax före inlämningen.
Vad du kan göra själv
Den största tidsvinsten ligger inte i systemet, utan i hur tidigt du börjar begära ursprungsuppgifter och hur strukturerat du dokumenterar dem. En dokumentsamling som är uppbyggd per produktström — leverantör, land, skiften, dokument — blir snabbare fullständig än uppgifter som är utspridda över e-postväxlingar och lösa filer. Hur vi exakt hanterar den struktureringen och valideringen förklaras på sidan om hur vi arbetar. Innehållets riskreducering och det slutgiltiga ansvaret för förklaringen ligger hos marknadsaktören själv; vi stöder vid strukturering, validering och generering, inte vid bedömning eller huruvida en produkt är ontbossningsri.
För den som är osäker på om den egna situationen överhuvudtaget kräver en förklaring, eller när den exakt måste lämnas in, är det lämpligt att först klargöra det innan tid läggs ned på dokumentationen. Med den kostnadsfria rollkollen ser du inom några minuter var du står, och i samlingen vanliga frågor hittar du svar på de flesta praktiska frågor som uppstår under denna process.