Przesłanie oświadczenia o należytej staranności do europejskiego systemu informacyjnego samo w sobie nie zajmuje długo: po zalogowaniu się i z kompletnym plikiem oświadczenie jest zwykle generowane i wysyłane w ciągu około piętnastu minut, a następnie otrzymujesz numer referencyjny. Rzeczywisty czas, z którym borykają się przedsiębiorstwa z sektora MŚP, prawie zawsze wypada wcześniej — w etapie uzupełnienia samego pliku. Ci, którzy na to patrzą realistycznie, muszą liczyć się z czasem mierzonym w dniach do tygodni, a nie w minutach.
Powód jest prosty: oświadczenie to ostatni krok w łańcuchu danych, które zwykle nie posiadasz sam. Potrzebujesz geolokalizacji działek, klasyfikacji ryzyka kraju pochodzenia oraz dokumentów potwierdzających, że produkty zostały tam wyprodukowane legalnie. Wszystkie te elementy muszą być prawidłowe i spójne, zanim oświadczenie będzie merytorycznie kompletne. Wypełnienie samego systemu to wówczas najłatwiejsza część.
Gdzie naprawdę idzie czas
W praktyce rzeczywisty czas dzieli się na trzy etapy. Pierwszy to zebranie danych o pochodzeniu od dostawców: działki, współrzędne, daty produkcji. Ten etap trwa najdłużej, jeśli po raz pierwszy rozmawiasz z dostawcą o tych danych, i znacznie krócej, jeśli już są one częścią bieżącej relacji handlowej. Drugi etap to weryfikacja: czy współrzędne odpowiadają podanej działce, czy kraj jest prawidłowo sklasyfikowany, czy nic nie brakuje dla danego strumienia produktu. To etap, w którym najlepiej jak najwcześniej wykryć błędy, ponieważ niekompletny plik odkryty dopiero przy przesyłaniu będzie Cię kosztować najbardziej czasochłonną naprawę. Trzeci etap to samo przesłanie: generowanie oświadczenia, wypełnianie ostatnich pól w systemie informacyjnym i wysyłanie.
Ci, którzy po raz pierwszy budują plik, często niedoceniają pierwszego etapu. Dostawca, od którego nigdy nie żądano współrzędnych geoprzestrzennych, musi to sam wyjaśnić lub zbadać u swoich poddostawców, a to rzadko się dzieje w ciągu kilku dni. W przypadku powtarzających się zakupów od tego samego dostawcy i z tej samej działki, drugi lub trzeci raz jest to znacznie szybsze, ponieważ dane podstawowe są już ustalone i wystarczy sprawdzić bieżące dokumenty oraz ewentualne zmiany w działce.
Co opóźnia samo przesłanie
Gdy plik jest kompletny, przesłanie w systemie informacyjnym zwykle przebiega sprawnie. Opóźnienia w tym punkcie wynikają głównie z trzech rzeczy: rejestracja, która nie jest jeszcze w porządku, numer referencyjny dostawcy, który nie został prawidłowo przepisany, lub oświadczenie sporządzone dla niewłaściwej roli w łańcuchu. To ostatnie jest powodem, dla którego określenie Twojej roli i związanej z nią daty wejścia w życie zasługuje na osobny, wcześniejszy etap i nie jest czymś, co robisz sobie przy samym przesyłaniu. Jeśli jeszcze tego nie masz jasne, możesz to wyjaśnić sobie w kilku pytaniach zanim plik zostanie zbudowany.
Innym punktem, w którym traci się czas, jest niejasność co do tego, które dokumenty dokładnie należą do której surowca i którego kraju. To różni się dla każdego strumienia produktu i nie jest to coś, co chcesz wyjaśniać pod presją czasu, gdy wysyłka czeka na załadunek. W bazie wiedzy poorganizowanej tematycznie sytuacja ta jest szczegółowo rozpisana, abyś wykonał tę pracę przygotowczą wcześniej w procesie, zamiast tuż przed przesłaniem.
Co możesz zrobić sam
Największa oszczędność czasu nie tkwi w systemie, ale w tym, jak wcześnie zaczniesz zbierać dane o pochodzeniu i jak uporządkowanie je zarejestrujesz. Plik zbudowany per strumień produktu — dostawca, kraj, działka, dokumenty — szybciej staje się kompletny niż dane rozrzucone po wymianach e-mailowych i luźnych plikach. Jak dokładnie my realizujemy tę strukturyzację i weryfikację, wyjaśniono na strona o naszej metodologii. Ocena ryzyka dotycząca treści i ostateczna odpowiedzialność za oświadczenie pozostają po stronie uczestnika rynku; wspieramy przy strukturyzowaniu, walidowaniu i generowaniu, a nie przy ocenianiu, czy produkt jest wolny od wylesiania.
Dla tych, którzy wątpią, czy ich sytuacja w ogóle wymaga oświadczenia, lub kiedy dokładnie musi ono zostać złożone, zaleca się to najpierw ustalić, zanim czas zostanie poświęcony na budowanie dokumentacji. Za pomocą bezpłatnego sprawdzenia roli zobaczysz w ciągu kilku minut, gdzie się znajdujesz, a w zbiorze często zadawanych pytań znajdziesz odpowiedź na większość praktycznych wątpliwości, które pojawiają się w trakcie tego procesu.