Indsendelsen af en erklæring om behørig omhu i det europæiske informatikssystem tager i sig selv ikke lang tid: når du først er logget ind og har et fuldstændigt dossier, genereres og sendes erklæringen normalt inden for et kvarter, og du modtager et referencenummer tilbage. Den gennemløbstid, som små og mellemstore virksomheder støder på, ligger næsten altid før det øjeblik, i det fulde dossier i sig selv. Hvis du ser det realistisk, skal du være forberedt på dage til uger, ikke minutter.
Årsagen er enkel: erklæringen er det sidste trin i en datakæde, som du normalt ikke selv har i huset. Du har brug for geodata fra jordlodder, en risikoklassificering af oprindelseslandet og dokumenter, der viser, at produkterne blev lovligt produceret der. Alle disse komponenter skal stemme overens og passe sammen, før en erklæring er fuldstændig set fra et indholdssynspunkt. Det at udfylde systemet i sig selv er så den nemmeste del.
Hvor tiden virkelig går hen
I praksis fordeler gennemløbstiden sig på tre blokke. Den første er indsamling af oprindelsesdata hos leverandører: jordlodder, koordinater, produktionsdatoer. Denne blok tager længst tid, hvis du for første gang diskuterer disse data med en leverandør, og kortere tid, hvis det allerede er en del af et igangværende indkøbsforhold. Den anden blok er validering: stemmer koordinaterne med den angivne jordlodde, er landet korrekt klassificeret, mangler der noget for den pågældende produktstram. Dette er blokken, hvor du helst ønsker at opdage fejl tidligt, fordi et ufuldstændigt dossier, som du først opdager ved indsendelse, koster dig mest tid tilbage. Den tredje blok er indsendelsen i sig selv: generering af erklæringen, udfyldning af de sidste felter i informatikssystemet og afsendelse.
Den, der opbygger et dossier for første gang, undervurderer ofte den første blok. En leverandør, der aldrig før er blevet bedt om geokoordinater, skal selv finde det ud eller forespørge hos hans egne underleverandører, og det sker sjældent inden for et par dage. Ved gentagne indkøb fra samme leverandør og samme jordlodde er det anden eller tredje gang betydeligt hurtigere, fordi basisdata allerede er fastslået, og kun aktuelle dokumenter og eventuelle ændringer i jordlodden skal verificeres.
Hvad der forsinker indsendelsen i sig selv
Når dossiet er fuldstændigt, går indsendelsen i informatikssystemet normalt gnidningsløst. Forsinkelse på dette punkt opstår hovedsageligt på grund af tre ting: en registrering, der ikke er i orden, et referencenummer fra en leverandør, der ikke er korrekt overtaget, eller en erklæring, der er udarbejdet for den forkerte rolle i kæden. Sidstnævnte er grunden til, at det at fastslå din rolle og den tilhørende ikrafttrædelsesdato fortjener at være et separat, tidligere trin og ikke noget, du gør casually under indsendelsen selv. Hvis du ikke allerede har det klart, kan du lade det blive afklaret på få spørgsmål før dossiet opbygges.
Et andet punkt, hvor tid går til spilde, er uklarhed om præcis hvilke dokumenter, der hører til hvilken råvare og hvilket land. Det varierer efter produktstram, og det er ikke noget, du gerne vil udrede under tidspres, mens en forsendelse venter. I vidensbanken pr. emne er dette udarbejdet for hver situation, så du laver det forarbejde tidligere i processen i stedet for lige før indsendelse.
Hvad du selv kan gøre ved det
Den vigtigste tidsbesparelse ligger ikke i systemet, men i hvor tidligt du starter med at anmode om oprindelsesdata og hvor struktureret du registrerer dem. Et dossier, der er opbygget pr. produktstram — leverandør, land, jordlodde, dokumenter — bliver hurtigere fuldstændigt end data, der er spredt over e-mailkorrespondancer og løse filer. Hvordan vi håndterer denne strukturering og validering præcist, er forklaret på siden om vores fremgangsmåde. Den væsentlige risikovurdering og det endelige ansvar for erklæringen forbliver hos markedsdeltager selv; vi yder bistand til strukturering, validering og generering, men ikke til vurdering af, hvorvidt et produkt er ontbossingsbart.
For dem, der er usikre på, om deres egen situation overhovedet kræver en erklæring, eller hvornår den præcist skal indsendes, anbefales det at præcisere dette først, før der bruges tid på dossieropbygningen. Med den gratis rollecheck får du overblik over din situation inden for få minutter, og i samlingen af ofte stillede spørgsmål finder du svar på de fleste praktiske spørgsmål, der opstår under denne proces.