La soumission d'une déclaration de diligence raisonnable dans le système d'information européen ne prend pas longtemps en soi: une fois connecté et avec un dossier complet, la déclaration est généralement générée et transmise en un quart d'heure, et vous recevez un numéro de référence en retour. Le délai de traitement auquel les petites et moyennes entreprises se heurtent se situe presque toujours avant ce moment, dans la complétion du dossier lui-même. Quiconque le regarde de manière réaliste doit compter sur des jours à des semaines, pas sur des minutes.
La raison est simple: la déclaration est la dernière étape d'une chaîne de données que vous ne possédez généralement pas en interne. Vous avez besoin de données géographiques des parcelles, d'une classification des risques du pays d'origine, et de documents prouvant que les produits y ont été produits légalement. Tous ces éléments doivent être corrects et cohérents avant qu'une déclaration soit complète sur le plan substantiel. Le remplissage du système lui-même est alors la partie la plus facile.
Où le temps s'écoule vraiment
En pratique, le délai de traitement se divise en trois blocs. Le premier est la collecte des données d'origine auprès des fournisseurs: parcelles, coordonnées, dates de production. Ce bloc dure le plus longtemps si vous parlez pour la première fois avec un fournisseur de ces données, et moins longtemps si cela fait déjà partie d'une relation d'approvisionnement en cours. Le deuxième bloc est la validation: les coordonnées correspondent-elles à la parcelle indiquée, le pays est-il correctement classifié, ne manque-t-il rien pour le flux de produit en question. C'est le bloc où vous aimeriez détecter les erreurs au plus tôt, car un dossier incomplet que vous ne découvrez qu'au moment de la soumission vous coûte le plus de temps. Le troisième bloc est la soumission elle-même: la génération de la déclaration, le remplissage des derniers champs du système d'information, et l'envoi.
Quiconque construit un dossier pour la première fois sous-estime souvent le premier bloc. Un fournisseur à qui on n'a jamais demandé de géocoordonnées doit d'abord les trouver lui-même ou les demander à ses propres fournisseurs, et cela ne se fait rarement en quelques jours. Pour les achats répétés auprès du même fournisseur et de la même parcelle, c'est considérablement plus rapide la deuxième ou troisième fois, car les données de base sont déjà établies et seuls les documents actuels et les changements éventuels de la parcelle doivent être vérifiés.
Ce qui ralentit la soumission elle-même
Lorsque le dossier est complet, la soumission dans le système d'information se déroule généralement sans problème. Le retard à ce stade résulte principalement de trois choses: un enregistrement qui n'est pas encore en ordre, un numéro de référence de fournisseur qui n'a pas été correctement relevé, ou une déclaration établie pour le mauvais rôle dans la chaîne. C'est la raison pour laquelle la détermination de votre rôle et de la date de début correspondante mérite une étape séparée et antérieure, et n'est pas quelque chose que vous faites simplement lors de la soumission. Quiconque ne l'a pas encore bien établi peut le faire déterminer en quelques questions avant que le dossier ne soit constitué.
Un autre point où du temps est perdu est la confusion sur les documents qui appartiennent exactement à quelle matière première et quel pays. Cela varie selon le flux de produit, et ce n'est pas quelque chose que vous voudriez élucider sous la pression du temps pendant qu'un envoi attend. Dans le base de connaissances par sujet ceci est détaillé par situation, afin que vous fassiez ce travail préalable plus tôt dans le processus plutôt que juste avant la soumission.
Ce que vous pouvez faire vous-même
Le plus grand gain de temps ne se trouve pas dans le système, mais dans le moment où vous commencez à demander les données d'origine et comment vous les documentez de manière structurée. Un dossier constitué par flux de produit — fournisseur, pays, parcelle, documents — est plus rapidement complet que les données dispersées dans des correspondances par e-mail et des fichiers séparés. Comment nous abordons exactement cette structuration et validation est expliqué sur la page sur notre méthode de travail. L'évaluation substantielle des risques et la responsabilité finale de la déclaration restent du ressort du participant au marché lui-même ; nous vous assistons dans la structuration, la validation et la génération, non dans l'évaluation de la conformité d'un produit aux exigences de déforestation.
Pour ceux qui doutent de savoir si leur situation propre nécessite une déclaration, ou à quel moment précis celle-ci doit être soumise, il est recommandé de clarifier ce point d'abord avant de consacrer du temps à constituer le dossier. Grâce à la vérification gratuite des rôles, vous verrez en quelques minutes où vous en êtes, et dans la compilation des questions fréquemment posées vous trouverez des réponses à la plupart des doutes pratiques qui surgissent au cours de ce processus.