Podání prohlášení o řádné péči v evropském informačním systému jako takové netrvá dlouho: jakmile jste přihlášeni a máte kompletní dokumentaci, je prohlášení obvykle vygenerováno a odesláno během čtvrthodiny a obdržíte referenční číslo. Doba trvání, s níž se setkávají malé a střední podniky, je téměř vždy před tímto okamžikem, v tom, aby se samotná dokumentace stala kompletní. Kdo se na to realisticky dívá, počítá s dny až týdny, ne s minutami.
Důvod je jednoduchý: prohlášení je posledním krokem v řetězci údajů, které obvykle nemáte sami v domě. Potřebujete geolokalitní údaje o parcelách, klasifikaci rizika země původu a dokumenty prokazující, že produkty byly tam legálně vyrobeny. Všechny tyto součásti musí být v pořádku a navzájem se shodovat, aby bylo prohlášení věcně kompletní. Vyplnění samotného systému je pak nejjednoduššía část.
Kde se čas opravdu věnuje
V praxi se doba trvání dělí na tři bloky. První je shromažďování údajů o původu od dodavatelů: parcely, souřadnice, data výroby. Tento blok trvá nejdéle, pokud poprvé komunikujete s dodavatelem o těchto údajích, a kratší dobu, pokud je to již součástí probíhajícího nákupního vztahu. Druhý blok je ověření: shodují se souřadnice s uvedenou parcelou, je země správně klasifikována, nic nechybí pro příslušný proud produktů. Toto je blok, kde chcete chyby objevit co nejdříve, protože neúplná dokumentace, kterou zjistíte až při podání, vám stojí nejvíce času. Třetí blok je samotné podání: generování prohlášení, vyplnění posledních polí v informačním systému a odeslání.
Kdo poprvé buduje dokumentaci, často podceňuje první blok. Dodavatel, kterého se nikdy nezeptali na geolokalitní souřadnice, si to musí sám vyjasnit nebo se zeptat svých vlastních dodavatelů, a to se řídí zřídka během pár dní. Při opakovaných nákupech od stejného dodavatele a stejné parcely je to podruhé nebo potřetí výrazně rychlejší, protože základní údaje již jsou stanoveny a je třeba zkontrolovat pouze aktuální dokumenty a případné změny parcely.
Co zpomaluje samotné podání
Pokud je dokumentace kompletní, podání v informačním systému obvykle probíhá hladce. Zpomalení v tomto bodě vzniká především třemi věcmi: registrací, která není v pořádku, referenčním číslem dodavatele, které bylo chybně přepsáno, nebo prohlášením, které bylo vypracováno pro špatnou roli v řetězci. Ten poslední je důvod, proč určení vaší role a příslušného data počátku zástupu zasluhuje samostatný, dřívější krok a není to něco, co byste dělali při samotném podání. Kdo to ještě nemá jasné, může si to nechat vyjasnit v několika otázkách před budováním dokumentace.
Dalším bodem, kde se čas ztrácí, je nejasnost ohledně toho, které dokumenty přesně patří k jaké surovině a jaké zemi. To se liší podle toku produktů a není to něco, co byste chtěli řešit pod časovým tlakem, když je zásílka připravena. V znalostní bázi podle tématu je to rozpracováno podle situace, abyste tento přípravný práci provedli dříve v procesu místo těsně před podáním.
Co můžete udělat sami
Největší časová úspora není v systému, ale v tom, jak brzy začnete požadovat údaje o původu a jak strukturovaně je zaznamenáte. Dokumentace, která je budována podle toku produktů — dodavatel, země, parcela, dokumenty — se lépe a rychleji stane kompletní než údaje rozprostřené v e-mailech a jednotlivých souborech. Jak přesně tyto strukturování a ověření provádíme, je vysvětleno v stránka o našem postupu. Věcné posouzení rizika a konečná odpovědnost za prohlášení zůstávají na samotném účastníkovi trhu; my podporujeme při strukturování, ověřování a generování, nikoli při posuzování, zda je produkt bez odlesňování.
Pokud si nejste jisti, zda vaše situace vůbec vyžaduje prohlášení, nebo kdy přesně musí být podáno, doporučujeme si to nejdříve ujasit, než budete investovat čas do spisu. Pomocí bezplatné kontroly rolí uvidíte během několika minut, kde stojíte, a v souboru často kladených otázek najdete odpověď na většinu praktických pochybností, které během tohoto procesu vzniknou.