Die Einreichung einer Sorgfaltserklärung im europäischen Informationssystem dauert an sich nicht lange: Nach dem Anmelden und mit einem vollständigen Dossier wird die Erklärung normalerweise innerhalb von etwa 15 Minuten generiert und übermittelt, und Sie erhalten eine Referenznummer zurück. Die Durchlaufzeit, auf die KMU-Unternehmen stoßen, liegt fast immer davor, beim Zusammenstellen des vollständigen Dossiers selbst. Wer das realistisch betrachtet, sollte mit Tagen bis Wochen rechnen, nicht mit Minuten.
Der Grund ist einfach: Die Erklärung ist der letzte Schritt in einer Kette von Daten, die Sie normalerweise nicht selbst im Hause haben. Sie benötigen Geodaten von Parzellen, eine Risikoeinstufung des Herkunftslandes und Dokumente, die nachweisen, dass die Produkte dort rechtmäßig hergestellt wurden. Alle diese Komponenten müssen stimmen und zusammenpassen, bevor eine Erklärung inhaltlich vollständig ist. Das Ausfüllen des Systems selbst ist dann der einfachste Teil.
Wo die Zeit wirklich vergeht
In der Praxis unterteilt sich die Durchlaufzeit in drei Blöcke. Der erste ist das Sammeln von Herkunftsdaten bei Lieferanten: Parzellen, Koordinaten, Produktionsdaten. Dieser Block dauert am längsten, wenn Sie zum ersten Mal mit einem Lieferanten über diese Daten sprechen, und kürzer, wenn dies bereits Teil einer laufenden Geschäftsbeziehung ist. Der zweite Block ist die Validierung: Stimmen die Koordinaten mit der angegebenen Parzelle überein, ist das Land korrekt eingestuft, fehlt nichts für den betreffenden Produktstrom. Dies ist der Block, in dem Sie Fehler am liebsten früh entdecken, denn ein unvollständiges Dossier, das Sie erst bei der Einreichung bemerken, kostet Sie die meiste Zeit zurück. Der dritte Block ist die Einreichung selbst: das Generieren der Erklärung, das Ausfüllen der letzten Felder im Informationssystem und das Übermitteln.
Wer zum ersten Mal ein Dossier aufbaut, unterschätzt oft den ersten Block. Ein Lieferant, der noch nie um Geokoordinaten gebeten wurde, muss das selbst herausfinden oder bei seinen eigenen Zulieferern nachfragen, und das geht selten innerhalb weniger Tage. Bei Wiederholungskäufen vom selben Lieferanten und derselben Parzelle ist das beim zweiten oder dritten Mal erheblich schneller, weil die Basisdaten bereits feststehen und nur aktuelle Dokumente und mögliche Änderungen in der Parzelle noch überprüft werden müssen.
Was die Einreichung selbst verzögert
Wenn die Akte vollständig ist, verläuft die Einreichung im Informationssystem in der Regel reibungslos. Verzögerungen entstehen an dieser Stelle hauptsächlich durch drei Dinge: eine noch nicht in Ordnung befindliche Registrierung, eine nicht korrekt übernotierte Referenznummer eines Lieferanten oder eine Erklärung, die für die falsche Rolle in der Lieferkette ausgestellt wurde. Letzteres ist der Grund, warum die Bestimmung Ihrer Rolle und des entsprechenden Geltungsdatums einen separaten, früheren Schritt verdient und nicht etwas ist, das Sie bei der Einreichung selbst nebenbei machen. Wer das noch nicht klar hat, kann das in wenigen Fragen klären lassen bevor die Akte aufgebaut wird.
Ein weiterer Punkt, an dem Zeit verloren geht, ist die Unklarheit über die genauen Dokumente, die zu welcher Rohstoff und welchem Land gehören. Das unterscheidet sich je nach Produktstrom, und es ist nicht etwas, das Sie unter Zeitdruck herausfinden möchten, während eine Sendung bereitsteht. In der Wissensdatenbank nach Thema lesen ist dies je nach Situation ausführlich dargelegt, damit Sie diese Vorarbeit früher im Prozess leisten und nicht unmittelbar vor der Einreichung.
Was Sie selbst tun können
Die wichtigste Zeitersparnis liegt nicht im System, sondern darin, wie früh Sie anfangen, Herkunftsdaten anzufordern, und wie strukturiert Sie diese erfassen. Eine Akte, die pro Produktstrom aufgebaut ist – Lieferant, Land, Grundstück, Dokumente – lässt sich schneller vervollständigen als Daten, die über E-Mail-Austausch und einzelne Dateien verteilt sind. Wie wir diese Strukturierung und Validierung im Einzelnen angehen, wird dargelegt auf die Seite über unsere Arbeitsweise. Die inhaltliche Risikobewertung und die endgültige Verantwortung für die Erklärung liegen bei dem Wirtschaftsteilnehmer selbst; wir unterstützen bei der Strukturierung, Validierung und Generierung, nicht bei der Bewertung, ob ein Produkt entwaldungsfrei ist.
Für diejenigen, die unsicher sind, ob ihre eigene Situation überhaupt eine Erklärung erfordert, oder wann diese genau eingereicht werden muss, ist es ratsam, dies zunächst zu klären, bevor Zeit in die Dokumentation investiert wird. Mit der kostenlosen Rollenprüfung sehen Sie innerhalb weniger Minuten, wo Sie stehen, und in den Sammlung häufig gestellter Fragen finden Sie Antworten auf die meisten praktischen Fragen, die während dieses Prozesses entstehen.