La presentazione di una dichiarazione di dovuta diligenza nel sistema informativo europeo di per sé non richiede molto tempo: una volta effettuato l'accesso e disposto di un fascicolo completo, la dichiarazione viene generalmente generata e inviata entro un quarto d'ora, e riceverete un numero di riferimento. Il tempo di elaborazione che le piccole e medie imprese affrontano si situa quasi sempre prima di quel momento, nel completamento dello stesso fascicolo. Chi lo guarda realisticamente, tiene conto di giorni fino a settimane, non di minuti.
Il motivo è semplice: la dichiarazione è l'ultimo passo in una catena di dati che generalmente non avete internamente. Avete bisogno di dati geospaziali dei lotti, una classificazione del rischio del paese di origine, e documenti che dimostrino che i prodotti sono stati prodotti legalmente lì. Tutti questi elementi devono corrispondere e combinarsi prima che una dichiarazione sia contenutisticamente completa. Compilare il sistema stesso è quindi la parte più semplice.
Dove va realmente il tempo
Nella pratica, il tempo di elaborazione si divide in tre blocchi. Il primo è la raccolta dei dati di origine presso i fornitori: lotti, coordinate, dati di produzione. Questo blocco richiede più tempo se comunicate per la prima volta con un fornitore su questi dati, e meno se ciò fa già parte di una relazione commerciale in corso. Il secondo blocco è la convalida: le coordinate corrispondono al lotto indicato, il paese è classificato correttamente, non manca nulla per la linea di prodotto in questione. Questo è il blocco in cui preferibilmente scoprite gli errori presto, perché un fascicolo incompleto che notate solo al momento della presentazione vi costa più tempo. Il terzo blocco è la presentazione stessa: la generazione della dichiarazione, la compilazione dei campi finali nel sistema informativo, e l'invio.
Chi costruisce un fascicolo per la prima volta spesso sottovaluta il primo blocco. Un fornitore a cui non è mai stato chiesto di fornire coordinate geospaziali deve farlo autonomamente o chiedere ai suoi stessi fornitori, e questo raramente accade in pochi giorni. Con riacquisti dallo stesso fornitore e dallo stesso lotto, alla seconda o terza volta è considerevolmente più veloce, perché i dati di base sono già fissati e devono essere controllati solo i documenti attuali e gli eventuali cambiamenti nel lotto.
Cosa ritarda la presentazione stessa
Quando il fascicolo è completo, la presentazione nel sistema informativo di solito procede senza problemi. Il ritardo in questo punto deriva principalmente da tre cose: una registrazione che non è ancora in ordine, un numero di riferimento di un fornitore che non è stato riportato correttamente, o una dichiarazione che è stata redatta per il ruolo sbagliato nella catena. Quest'ultimo è il motivo per cui la determinazione del vostro ruolo e della relativa data di inizio merita un passaggio separato e precedente, e non qualcosa che fate solo al momento della presentazione. Chi non lo ha ancora chiaro, può farselo chiarire in poche domande prima che il fascicolo venga costruito.
Un altro punto in cui si perde tempo è l'incertezza su quali documenti esattamente appartengono a quale materia prima e quale paese. Ciò varia per linea di prodotto, e non è qualcosa che volete scoprire sotto pressione di tempo mentre una spedizione è pronta. Nel banca dati per argomento questo è sviluppato per ogni situazione, in modo che facciate questo lavoro preparatorio più presto nel processo invece che poco prima della presentazione.
Cosa potete fare voi stessi
Il maggior guadagno di tempo non sta nel sistema, ma in quanto presto iniziate a richiedere i dati di origine e quanto strutturatamente li registrate. Un fascicolo costruito per linea di prodotto — fornitore, paese, lotto, documenti — è più veloce da completare rispetto ai dati dispersi in scambi di posta elettronica e file sparsi. Come affrontiamo esattamente questa strutturazione e convalida è spiegato su la pagina sulla nostra metodologia. La valutazione del rischio sostanziale e la responsabilità finale della dichiarazione rimangono in capo all'operatore del mercato stesso; ci occupiamo di strutturare, convalidare e generare, non di valutare se un prodotto è privo di deforestazione.
Per chi ha dubbi sul fatto che la propria situazione richieda effettivamente una dichiarazione, o su quando esattamente deve essere presentata, è consigliabile chiarire prima questi aspetti prima di dedicare tempo al fascicolo. Con il nostro servizio gratuito di verifica del ruolo, vedrete in pochi minuti la vostra situazione, e nel raccolta di domande frequenti troverete risposta alla maggior parte dei dubbi pratici che emergono durante questo processo.