La presentación de una declaración de diligencia debida en el sistema de información europeo no tarda mucho en sí: una vez conectado y con un expediente completo, la declaración se suele generar y enviar dentro de un cuarto de hora, y recibe un número de referencia. El tiempo de tramitación con el que tropiezan las pequeñas y medianas empresas está casi siempre antes de ese momento, en la cumplimentación del expediente en sí. Quien lo mira de manera realista, cuenta con días o semanas, no con minutos.
La razón es simple: la declaración es el último paso en una cadena de datos que normalmente no dispone en casa. Necesita geodatos de parcelas, una clasificación de riesgos del país de origen, y documentos que demuestren que los productos se produjeron legalmente allí. Todos esos elementos deben coincidir y encajar antes de que una declaración sea completa en cuanto al contenido. La cumplimentación del sistema en sí es entonces la parte más fácil.
Dónde va realmente el tiempo
En la práctica, el tiempo de tramitación se divide en tres bloques. El primero es la recopilación de datos de origen de los proveedores: parcelas, coordenadas, datos de producción. Este bloque tarda más si es la primera vez que habla con un proveedor sobre estos datos, y menos si ya forma parte de una relación de compra en marcha. El segundo bloque es la validación: ¿coinciden las coordenadas con la parcela indicada?, ¿está el país correctamente clasificado?, ¿falta algo para la corriente de productos en cuestión? Este es el bloque donde prefiere detectar errores pronto, porque un expediente incompleto que solo descubre al presentar, le cuesta más tiempo de recuperación. El tercer bloque es la presentación en sí: la generación de la declaración, la cumplimentación de los últimos campos en el sistema de información, y el envío.
Quien construye un expediente por primera vez, a menudo subestima el primer bloque. Un proveedor que nunca ha sido consultado sobre geocoordenadas, debe averiguarlo por sí mismo o preguntar a sus propios proveedores, y eso rara vez sucede en unos pocos días. En recompras del mismo proveedor y la misma parcela es considerablemente más rápido la segunda o tercera vez, porque los datos básicos ya están establecidos y solo los documentos actuales y posibles cambios en la parcela necesitan verificarse.
Qué ralentiza la presentación en sí
Cuando el expediente está completo, la presentación en el sistema de información suele funcionar sin problemas. El retraso en este punto surge principalmente por tres cosas: un registro que aún no está en orden, un número de referencia de un proveedor que no se ha copiado correctamente, o una declaración que se ha redactado para el papel equivocado en la cadena. Esta última es la razón por la que determinar su función y la fecha de entrada correspondiente merece un paso separado y anterior, no algo que haga sobre la marcha durante la presentación. Quien aún no lo tiene claro, puede dejarlo resolver en algunas preguntas antes de construir el expediente.
Otro punto donde se pierde tiempo es la confusión sobre qué documentos exactamente corresponden a qué materia prima y qué país. Esto varía según la corriente de productos, y no es algo que quiera averiguar bajo presión de tiempo mientras un envío está listo. En el base de conocimientos por tema esto se ha elaborado para cada situación, para que haga ese trabajo preparatorio antes en el proceso en lugar de justo antes de la presentación.
Qué puede hacer usted al respecto
El mayor ahorro de tiempo no está en el sistema, sino en cuán pronto comienza a solicitar datos de origen y cuán estructurado los registra. Un expediente que se ha construido por corriente de productos — proveedor, país, parcela, documentos — se completa más rápido que los datos que se encuentran dispersos en correspondencia de correo electrónico y archivos sueltos. Cómo abordamos exactamente esa estructuración y validación se explica en la página sobre nuestro procedimiento. La evaluación sustantiva del riesgo y la responsabilidad final de la declaración corresponden al operador de mercado; nosotros apoyamos en la estructuración, validación y generación, no en la evaluación de si un producto está libre de deforestación.
Para quien dude si su situación requiere una declaración, o cuándo exactamente debe presentarse, es recomendable aclarar esto primero antes de invertir tiempo en el expediente. Con la verificación gratuita de funciones, verá en pocos minutos dónde se encuentra, y en la colección de preguntas frecuentes encontrará respuesta a la mayoría de dudas prácticas que surgen durante este proceso.