Podnošenje izjave o naplati dužne pažnje u europski informatički sustav sam po sebi ne traje dugo: nakon prijave i sa kompletnom dokumentacijom, izjava se obično generiše u roku od četrnaest dana i pošalje, te dobijete referentni broj. Vrijeme izvršavanja na kojem se susreću mala i srednja poduzeća gotovo se uvijek nalazi prije tog trenutka, u kompletiranju same dokumentacije. Onaj tko to realno gleda, računa s danima do tjedana, ne s minutama.
Razlog je jednostavan: izjava je završni korak u lancu podataka koji obično nemate u svojoj kuća. Trebate geolociranje percela, klasifikaciju rizika zemlje porijekla i dokumente koji dokazuju da su proizvodi tamo legalno proizvedeni. Svi ti elementi moraju biti točni i međusobno usklađeni prije nego što je izjava sadržajno dovršena. Samo popunjavanje sustava je tada najjednostavniji dio.
Gdje se vrijeme zaista troši
U praksi se vrijeme izvršavanja dijeli na tri bloka. Prvi je prikupljanje podataka o porijeklu od dobavljača: percela, koordinate, datumi proizvodnje. Ovaj blok traje najduže ako po prvi put razgovarate s dobavljačem o tim podacima, i kraće ako je to već dio postojećeg odnosa nabave. Drugi blok je validacija: odgovaraju li koordinate navedenom porcelu, je li zemlja ispravno klasificirana, nedostaje li nešto za relevantni tok proizvoda. To je blok gdje najčešće trebate rano otkriti greške, jer nepotpunu dokumentaciju koju otkrijete tek pri podnošenju, košta vas najviše vremena natrag. Treći blok je samo podnošenje: generiranje izjave, popunjavanje posljednjih polja u informatičkom sustavu i slanje.
Onaj tko prvi put gradi dokumentaciju, često podcijeni prvi blok. Dobavljač koji nikad nije zamoljeno za geokoordinate, mora to sam razjasniti ili pitati svoje vlastite dobavljače, a to se rijetko dešava u par dana. Kod ponavljanja nabava od istog dobavljača i istog percela, to je drugi ili treći put znatno brže, jer su osnovni podaci već fiksni i trebaju se samo provjeriti trenutni dokumenti i eventualne promjene percela.
Što usporava samo podnošenje
Ako je dokumentacija dovršena, podnošenje u informatički sustav obično ide glatko. Kašnjenja na ovoj točki nastaju uglavnom zbog tri stvari: registracija koja još nije u redu, referentni broj dobavljača koji nije ispravno prepisano, ili izjava sastavljena za pogrešnu ulogu u lancu. Potonje je razlog što utvrđivanje vaše uloge i pripadajućeg datuma početka zaslužuje odvojen, raniji korak, a ne nešto što radite poprilici pri podnošenju. Ako to još nemanja razjašnjeno, možete to utvrditi u par pitanja prije nego što se dokumentacija gradi.
Još jedna točka gdje se vrijeme gubi, je nejasnoća o tome koji dokumenti točno s kojom relevantnom sirovinom i kojom zemljom ide. To se razlikuje po toku proizvoda, i nije nešto što trebate razjasniti pod vremenskim pritiskom dok je pošiljka spremna. U bazi znanja po predmetu to je razrađeno po situaciji, kako biste taj predradnji obavili ranije u procesu umjesto neposredno prije podnošenja.
Što možete sami učiniti
Najveći vremenski dobitak ne leži u sustavu, već u tome kad prije počnete tražiti podatke o porijeklu i kako strukturirano ih bilježite. Dokumentacija izgrađena po toku proizvoda — dobavljač, zemlja, percelo, dokumenti — brže je dovršena nego podaci raspršeni po korespondenciji i individualnim datotekama. Kako točno strukturiramo tu dokumentaciju i validaciju, objašnjeno je na stranica o našoj metodologiji. Sadržajna procjena rizika i konačna odgovornost za izjavu ostaju na samom sudionika na tržištu; mi pomažemo pri strukturiranju, validaciji i generiranju, ne pri procjeni je li proizvod bez ilegalne krčenja šuma.
Za one koji sumnjaju jesu li njihova situacija i opća očekivanja za izjavu, ili kada točno mora biti podnesen, preporučuje se prvo to razjasniti prije nego se vrijeme potroši na dosje. Besplatnom provjerom uloga vidite u par minuta gdje se nalazite, a u zbirci često postavljanih pitanja naći ćete odgovore na većinu praktičnih dilema koje se pojave tijekom ovog procesa.