Podanie vyhlásenia o náležitej starostlivosti v európskom informačnom systéme samo o sebe netrvá dlho: po prihlásení a s kompletným súborom sa vyhlásenie zvyčajne vygeneruje a pošle do štvrťhodiny a dostanete referenčné číslo. Čas na spracovanie, s ktorým sa stretávajú malé a stredné podniky, je takmer vždy pred tým momentom, v samotnom doplnení súboru. Kto sa na to realisticky pozerá, počíta s dňami až týždňami, nie s minútami.
Dôvod je jednoduchý: vyhlásenie je posledný krok v reťazci údajov, ktoré zvyčajne nemáte vo vlastnej spoločnosti. Potrebujete geoprvky parciel, klasifikáciu rizika krajiny pôvodu a dokumenty dokazujúce, že produkty boli tam legálne vyprodukované. Všetky tieto súčasti musia byť správne a musí medzi nimi existovať zhoda, aby bolo vyhlásenie vecne úplné. Samotné vyplnenie systému je potom najjednoduchšou súčasťou.
Kde sa naozaj strávi čas
V praxi sa čas na spracovanie delí na tri časti. Prvá je zhromažďovanie údajov o pôvode od dodávateľov: parcely, súradnice, dátumy produkcie. Táto časť trvá najdlhšie, keď s dodávateľom prvýkrát hovoríte o týchto údajoch, a trvá kratšie, ak je to už súčasť prebiehajúceho nákupného vzťahu. Druhou časťou je overovanie: zhodujú sa súradnice s uvedenou parcelou, je krajina správne klasifikovaná, nechýba niečo pre daný tok produktov. Táto časť je miestom, kde chcete chyby odhaliť čo najskôr, pretože neúplný súbor, ktorý objavíte až pri podávaní, vás stojí najviac času. Tretia časť je samotné podanie: generovanie vyhlásenia, vyplnenie posledných polí v informačnom systéme a poslanie.
Kto prvýkrát buduje súbor, často podceňuje prvú časť. Dodávateľ, ktorý nikdy nebol požiadaný o geocoordinates, musí to sám vyriešiť alebo sa opýtať svojich vlastných dodávateľov, a to sa zriedka stane v priebehu pár dní. Pri opakovaných nákupoch od rovnakého dodávateľa a tej istej parcely je to druhýkrát alebo tretíkrát podstatne rýchlejšie, pretože základné údaje sú už fixné a iba aktuálne dokumenty a prípadné zmeny v parcele sa musia skontrolovať.
Čo spomaľuje samo podanie
Keď je súbor kompletný, podanie v informačnom systéme zvyčajne prebieha hladko. Oneskorenie v tomto bode entstáva hlavne tromi vecami: registrácia, ktorá ešte nie je v poriadku, referenčné číslo dodávateľa, ktoré nebolo správne prebraté, alebo vyhlásenie, ktoré bolo vypracované pre nesprávnu úlohu v reťazci. Posledne uvedené je dôvodom, prečo je stanovenie vašej úlohy a príslušného dátumu začatia samostatným, skorším krokom a nie niečo, čo si len tak pridáte pri samotnom podávaní. Kto to ešte nemá jasné, môže si to nechať ujasniť v pár otázkach predtým, ako sa začne budovať súbor.
Ďalším bodom, kde sa stráca čas, je nejasnosť o tom, ktoré dokumenty presne k akej surovine a akej krajine patria. To sa líši podľa produktového toku a nie je to niečo, čo chcete riešiť pod časovým tlakom, kým čaká zásielka. V znalostnej báze podľa témy je to na situáciu rozpracované, aby ste túto prípravnú prácu robili skôr v procese, namiesto toho hneď pred podaním.
Čo s tým môžete urobiť sami
Najväčšia úspora času nespočíva v systéme, ale v tom, ako skoro začnete požadovať údaje o pôvode a ako štruktúrovane ich zaznamenávate. Súbor, ktorý je postavený podľa produktového toku — dodávateľ, krajina, parcela, dokumenty — je rýchlejšie úplný ako údaje, ktoré sú rozptýlené v korespondencii a jednotlivých súboroch. Ako presne túto štruktúrizáciu a overovanie riešime, je vysvetlené na stránka o našom spôsobe práce. Hľadisko podstatnej hodnotenia rizika a konečná zodpovednosť za vyhlásenie zostávajú na prevádzkovateľovi trhu samotnom; my poskytujeme podporu pri štruktúrovaní, validácii a generovaní, nie pri hodnotení, či je produkt bez odlesňovania.
Pre tých, ktorí si nie sú istí, či ich vlastná situácia si vôbec vyžaduje vyhlásenie, alebo kedy presne musí byť podané, je vhodné si to najprv ujasniť skôr, ako sa času strávil na spise. S bezplatnou kontrolou úloh vidíte v priebehu niekoľkých minút, kde sa nachádzate, a v zbierke často kladených otázok nájdete odpoveď na väčšinu praktických otázok, ktoré sa vyskytnú počas tohto procesu.