Predložitev izjave o preskrbljenosti v evropski informacijski sistem kot tako ne traja dolgo: ko ste se enkrat prijavljeni in imate popoln dosje, se izjava običajno genira in pošlje v četrtini ure, nazaj pa dobite referenčno številko. Čas, s katerim se srečujejo mala in srednja podjetja, skoraj vedno nastane pred tem trenutkom, pri sestavljanju samega popolnega dosjeja. Kdor se na to realno gleda, mora računati z dnevi do tedni, ne z minutami.
Razlog je preprost: izjava je zadnji korak v verigi podatkov, ki jih običajno nimate sami na razpolago. Potrebujete geodatke o parcelah, razvrstitev tveganja države izvora in dokumente, ki dokazujejo, da so bili proizvodi tam zakonito proizvedeni. Vsi ti elementi morajo biti pravilni in medsebojno usklajeni, preden je izjava vsebinsko popolna. Samo izpolnjevanje sistema je takrat najlažji del.
Kam se dejansko porabi čas
V praksi se čas porabe deli na tri bloke. Prvi je zbiranje podatkov o izvoru pri dobaviteljih: parcele, koordinate, datumi proizvodnje. Ta blok traja najdlje, če prvič z dobaviteljem govorite o teh podatkih, in krajše, če je to že del obstoječe poslovne relacije. Drugi blok je preverjanje: ali se koordinate ujemajo s podano parcelo, ali je država pravilno razvrstljena, ali manjka kaj za tocno preto product stream. To je blok, kjer radi zgodaj odkrijete napake, ker nepopolno dosje, ki ga odkrijete šele ob prededložitvi, vas stane največ časa nazaj. Tretji blok je sama predložitev: generiranje izjave, izpolnjevanje zadnjih polj v informacijskem sistemu in pošiljanje.
Kdor prvič gradi dosje, pogosto podceni prvi blok. Dobavitelj, ki ga še nikoli niste prosili za geokoordinate, mora to sam ugotoviti ali preveriti pri svojih lastnih dobaviteljih, in to se redko dogodi v nekaj dneh. Pri ponovljenih nakupih od enakega dobavitelja in iste parcele je to drugič ali tretjič bistveno hitrejše, ker osnovni podatki že obstajajo in je treba le preveriti sveže dokumente in morebitne spremembe parcele.
Kaj počasni proces predložitve
Ko je dosje popolno, predložitev v informacijskem sistemu običajno poteka gladko. Zamude na tej točki nastanejo zlasti zaradi treh stvari: registracija, ki še ni v redu, referenčna številka dobavitelja, ki ni pravilno prepisana, ali izjava, ki je napisana za napačno vlogo v verigi. Slednje je razlog, da si zasluži ločeno, pred tem korak določitve vaše vloge in ustreznega datuma začetka obveznosti in ni kaj, ki bi se vam slučajno zgodilo ob sami prededložitvi. Kdor tega še nima jasno, se lahko da se to dokaže v nekaj vprašanjih preden se gradi dosje.
Druga točka, kjer se čas izgubi, je nejasnost, kateri dokumenti natanko spadajo k kateri surovini in kateri državi. To se razlikuje glede na product stream, in to ni nekaj, kar bi rad razcsvetlili pod časovnim pritiskom, medtem ko je pošiljka pripravljena. V bazi znanja po temah je to v vsaki situaciji razdelano, tako da to preddelno delo opravite prej v procesu, ne pa tik pred prededložitvijo.
Kaj lahko naredite sami
Največja časovna prihranek ni v sistemu, temveč v tem, kako zgodaj začnete zbirati podatke o izvoru in kako strukturirano jih beležite. Dosje, ki je zgrajeno po product stream — dobavitelj, država, parcela, dokumenti — je hitreje popolno zbrati kot podatke, ki so razpršeni čez izmenjavo e-pošte in raztresene datoteke. Kako tocno strukturiranje in preverjanje opravimo, je razloženo na stran o našem načinu dela. Vsebinska ocena tveganja in končna odgovornost za izjavo ostaneta pri udeleženca na trgu samem; mi podpiramo pri strukturiranju, preverjanju in generiranju, ne pa pri ocenjevanju, ali je proizvod brez odgovornega izkoriščanja gozdov.
Za tiste, ki dvomijo, ali njihova lastna situacija sploh zahteva izjavo, ali kdaj mora biti natančno vložena, je priporočljivo, da to najprej ugotovite, preden se čas porabi za gradivo. S prosto preverjanjem vlog vidite v nekaj minutah, kje ste, in v zbirki pogosto zastavljenih vprašanj najdete odgovore na večino praktičnih dvomov, ki se pojavijo med tem procesom.