Due-diligence-ilmoituksen jättäminen EU:n tietojärjestelmään ei sinänsä vie kauan: kun olet kirjautunut sisään ja dossierisi on täydellinen, ilmoitus on yleensä laadittu ja lähetetty noin viidessätoista minuutissa, ja saat viitesähköpostiosoitteen takaisin. Aika, jonka pienet ja keskisuuret yritykset joutuvat odottamaan, menee lähes aina sitä ennen — dossier itsensä täydelliseksi saamisen yhteydessä. Jos katsot tätä realistisesti, sinun on varauduttava päiviin tai viikkoihin, ei minuutteihin.
Syy on yksinkertainen: ilmoitus on viimeinen vaihe tietoketjussa, jota sinulla yleensä ei ole itse hallussaan. Tarvitset tonttien geotietoja, tuotantomaan riskialtistusta, ja asiakirjoja, jotka osoittavat, että tuotteet on tuotettu laillisesti siellä. Kaikki nämä tekijät täytyy täsmätä ja olla yhteensopivia ennen kuin ilmoitus on sisällöllisesti täydellinen. Järjestelmään täyttäminen on tällöin helpoin osa.
Missä aika todella kuluu
Käytännössä aika jakautuu kolmeen osaan. Ensimmäinen on lähtötietojen kerääminen toimittajilta: tonnit, koordinaatit, tuotantopäivämäärät. Tämä osa kestää pisimpään, jos keskustelet toimittajan kanssa näistä tiedoista ensimmäisen kerran, ja lyhyemmin, jos nämä ovat jo osana käynnissä olevaa ostosuhteita. Toinen osa on validointi: täsmäävätkö koordinaatit ilmoitetun tontin kanssa, onko maa luokiteltu oikein, puuttuuko jokin kyseessä olevaa tuotantovirtaa varten. Tämä on vaihe, jossa haluat löytää virheet mahdollisimman aikaisin, koska epätäydellinen dossier, jonka löydät vasta jättämisen yhteydessä, maksaa sinulle eniten aikaa takaisin. Kolmas osa on jättäminen itsessään: ilmoituksen luominen, viimeisten kenttien täyttäminen tietojärjestelmään ja lähettäminen.
Joka jättää dossiera ensimmäistä kertaa, aliarvioi usein ensimmäisen vaiheen. Toimittaja, jota ei ole koskaan pyydetty antamaan geokoordinaatteja, joutuu selvittämään ne itse tai kysymään omilta toimitijoiltaan, eikä se yleensä onnistu muutamassa päivässä. Kun ostat uudelleen samalta toimittajalta ja samalta tontilta, se on toisen tai kolmannen kerran huomattavasti nopeampaa, koska perustiedot ovat jo vahvistettuja ja vain nykyisiä asiakirjoja ja mahdollisia tonttiin liittyviä muutoksia täytyy tarkistaa.
Mikä hidastaa itse jättämistä
Kun dossier on täydellinen, jättäminen tietojärjestelmään yleensä sujuu hyvin. Viivytys tässä vaiheessa syntyy lähinnä kolmesta asiasta: rekisteröinti, joka ei ole kunnossa, toimittajan viitesähköpostiosoite, joka on kopioitu väärin, tai ilmoitus, joka on laadittu väärään rooliin ketjussa. Viimeksi mainittu on syy siihen, että roolisi ja siihen liittyvän aloituspäivän määrittäminen ansaitsee erillisen, aiemman vaiheen, eikä se ole asia, jonka hoidat jättämisen yhteydessä. Jos sinulla ei vielä ole tätä selkeänä, voit antaa sen selvitettäväksi muutamalla kysymyksellä ennen kuin dossier kootaan.
Toinen asia, jossa aika hukkautuu, on epäselvyys siitä, mitkä asiakirjat kuuluvat tarkasti mihin raaka-aineen ja maahan. Tämä vaihtelee tuotantovirran mukaan, eikä se ole asia, jonka haluat selvittää aikapaineen alla, kun lähetys on valmis. aiheiden mukaisen tietopankin kautta Käyttäjä on jäsennelty jokaisen tilanteen mukaan, joten teet tämän esityön aiemmin prosessissa etkä vasta ennen jättämistä.
Mitä voit itsesi tehdä
Suurin aika säästö ei ole järjestelmässä, vaan siinä, kuinka aikaisin alat pyytää lähtötietoja ja kuinka järjestelmällisesti ne tallennat. Dossier, joka on koottu tuotantovirran mukaan — toimittaja, maa, tontti, asiakirjat — täydentyy nopeammin kuin tiedot, jotka ovat hajallaan sähköpostivaihdoissa ja erillisissa tiedostoissa. Kuinka tämä jäsentäminen ja validointi tarkalleen ottaen tehdään, on selostettu kohdassa sivu työskentelytavastamme. Sisällöllinen riskiarviointi ja julkilausuman lopullinen vastuu jäävät markkinatoimijan itsensä vastuulle; tuemme rakenteistamisessa, validoinnissa ja luomisessa, emme arvioi, onko tuote onttoilta puolilta peräisin.
Niille, jotka epäröivät, edellyttääkö heidän tilanne itsessään julkilausumaa vai milloin se on jätettävä tasan, on suositeltavaa selvittää tämä ensin, ennen kuin aikaa sijoitetaan tiedostoon. Ilmaisen roolitarkistuksen avulla näette muutamassa minuutissa asemanne, ja kysymysten kokoelma löydät vastaukset useimpiin käytännön epävarmuuksiin, jotka ilmenevät tämän prosessin aikana.