A apresentação de uma declaração de diligência devida no sistema de informação europeu não demora muito em si: uma vez autenticado e com um dossier completo, a declaração é geralmente gerada e enviada dentro de um quarto de hora, e você recebe um número de referência. O tempo de processamento que as pequenas e médias empresas enfrentam está quase sempre antes desse momento, em tornar o próprio dossier completo. Quem olha realista para isso, conta com dias a semanas, não com minutos.
A razão é simples: a declaração é a última etapa de uma cadeia de dados que você geralmente não possui internamente. Você precisa de dados geoespaciais de parcelas, uma classificação de risco do país de origem e documentos que comprovem que os produtos foram produzidos legalmente lá. Todos esses componentes devem estar corretos e concordar entre si antes de uma declaração ser completa em termos de conteúdo. O preenchimento do próprio sistema é então a parte mais fácil.
Onde o tempo realmente vai
Na prática, o tempo de processamento se divide em três blocos. O primeiro é a coleta de dados de origem junto aos fornecedores: parcelas, coordenadas, datas de produção. Este bloco leva mais tempo se você estiver falando sobre esses dados com um fornecedor pela primeira vez, e menos tempo se isso já fizer parte de uma relação comercial contínua. O segundo bloco é a validação: as coordenadas correspondem à parcela declarada, o país está classificado corretamente, nada está faltando para o fluxo de produto em questão. Este é o bloco onde você prefere descobrir erros cedo, porque um dossier incompleto que você só descobre no momento da apresentação custa mais tempo. O terceiro bloco é a apresentação em si: a geração da declaração, o preenchimento dos últimos campos no sistema de informação e o envio.
Quem constrói um dossier pela primeira vez frequentemente subestima o primeiro bloco. Um fornecedor que nunca foi solicitado a fornecer coordenadas geoespaciais deve descobrir isso por conta própria ou fazer perguntas aos seus próprios fornecedores, e isso raramente acontece em alguns dias. Para recompras do mesmo fornecedor e da mesma parcela, isso é consideravelmente mais rápido na segunda ou terceira vez, porque os dados básicos já estão fixos e apenas documentos atuais e possíveis alterações na parcela precisam ser verificados.
O que atrasa a apresentação em si
Quando o dossier está completo, a apresentação no sistema de informação geralmente corre bem. O atraso neste ponto surge principalmente por três razões: um registro que ainda não está em ordem, um número de referência de um fornecedor que não foi copiado corretamente, ou uma declaração que foi elaborada para o papel errado na cadeia. Esta é a razão pela qual determinar seu papel e a data de início correspondente merece um passo separado e anterior, e não é algo que você faz rapidamente no momento da apresentação. Quem ainda não tem isso bem claro, pode deixar isso ser esclarecido em algumas perguntas antes que o dossier seja construído.
Outro ponto onde o tempo se perde é a falta de clareza sobre quais documentos exatamente pertencem a qual matéria-prima e qual país. Isso varia por fluxo de produto, e não é algo que você queira descobrir sob pressão de tempo enquanto um carregamento está pronto. No base de conhecimento por tópico isso está elaborado para cada situação, para que você faça esse trabalho preparatório mais cedo no processo em vez de pouco antes da apresentação.
O que você pode fazer
O ganho de tempo mais importante não está no sistema, mas em quanto antes você começar a solicitar dados de origem e como estruturadamente você os registra. Um dossier construído por fluxo de produto — fornecedor, país, parcela, documentos — é mais rápido de completar do que dados que estão espalhados por trocas de e-mail e arquivos soltos. Como abordamos exatamente essa estruturação e validação está explicado em a página sobre nosso método de trabalho. A avaliação de risco substantiva e a responsabilidade final pela declaração permanecem com o participante do mercado; apoiamos na estruturação, validação e geração, não na avaliação ou determinação se um produto está livre de desflorestação.
Para quem tem dúvidas se a sua própria situação requer uma declaração, ou quando exatamente essa declaração deve ser apresentada, é recomendável esclarecer isso primeiro antes de investir tempo no dossiê. Com a verificação gratuita de funções, você verá em poucos minutos onde se encontra, e em coleção de perguntas frequentes você encontrará respostas para a maioria das dúvidas práticas que surgem durante este processo.