Egy megfelelőségi vizsgálati nyilatkozat benyújtása az európai informatikai rendszeren keresztül önmagában nem tart sokáig: ha egyszer bejelentkezik és teljes dokumentációval rendelkezik, a nyilatkozat általában negyedóra alatt elkészül és elküldésre kerül, és visszakap egy hivatkozási számot. Az átfutási idő, amellyel az kkv-vállalkozások szembesülnek, szinte mindig az előtte van, a dokumentáció önmagában teljes körűvé tételében.
Az ok egyszerű: a nyilatkozat az adatok láncolatának utolsó lépése, amelyeket általában nem saját maga szerez be. Szüksége van a telekek geodéziai adataira, a származási ország kockázati besorolására és olyan dokumentumokra, amelyek bizonyítják, hogy a termékeket ott jogszerűen állították elő. Ezeknek az összes összetevőnek helyesnek kell lennie és összhangban kell lennie egymással, mielőtt egy nyilatkozat tartalmilag teljes lenne. Maga a rendszer kitöltése akkor a legegyszerűbb rész.
Hová fordulnak valójában az erőforrások
A gyakorlatban az átfutási idő három blokkra oszlik. Az első a származási adatok gyűjtése a szállítóktól: telkek, koordináták, termelési adatok. Ez a blokk a leghosszabb, ha először beszélget egy szállítóval ezekről az adatokról, és rövidebb, ha ez már része egy folyamatban lévő beszerzési kapcsolatnak. A második blokk az ellenőrzés: helyesek-e a koordináták a megadott telekhez, helyesen vannak-e besorolva az ország, nem hiányzik-e semmi az adott termékkategóriához. Ez az a blokk, ahol a hibákat lehetőleg korán szeretné észlelni, mert egy hiányos dokumentáció, amelyet csak a benyújtáskor fedez fel, a legtöbb időt visszaveszi Öntől. A harmadik blokk a benyújtás maga: a nyilatkozat generálása, az informatikai rendszer utolsó mezőinek kitöltése és az elküldés.
Aki először épít fel dokumentációt, gyakran alábecsüli az első blokkot. Egy szállító, akit még soha nem kértek geocoordinátákra, azt önmaga vagy saját beszállítóitól ki kell hogy derítse, és ez ritkán történik meg pár napon belül. Az azonos szállítóból és azonos telekről származó ismételt beszerzések esetén ez a második vagy harmadik alkalom során észrevehetően gyorsabb, mivel az alapadatok már rögzítésre kerültek, és csak az aktuális dokumentumokat és a teleken esetleges módosításokat kell ellenőrizni.
Mi lassítja le magát a benyújtást
Ha a dokumentáció teljes, a benyújtás az informatikai rendszeren keresztül általában zökkenőmentesen halad. Az ezen a ponton történő lassulás főleg három dolog miatt jön létre: egy regisztráció, amely még nincs rendben, egy szállítói hivatkozási szám, amely nem lett helyesen átvéve, vagy egy nyilatkozat, amely a lánc rossz szerepéhez lett összeállítva. Ez utóbbi az oka annak, hogy a szerepe és a hozzá tartozó kezdő dátum meghatározása egy külön, korábbi lépésre érdemesült, és nem valami, amit a benyújtáskor éppen csak felvesz. Ha ezt még nem tisztázta, néhány kérdés során tisztáztathatja meg még a dokumentáció felépítése előtt.
Egy másik pont, ahol idő vész el, az az bizonytalanság, hogy mely dokumentumok pontosan melyik nyersanyaghoz és mely országhoz tartoznak. Ez termékkategóriánként eltérő, és nem olyasmi, amit időnyomás alatt szeretne megoldani, miközben egy szállítmány készen áll. Ebben az az adott témáról szóló tudástárban olvashat ez a szituáció minden egyes helyzetében részletezve van, így ezt az előkészítő munkát a folyamat korábbi szakaszában végzi el, nem pedig közvetlenül a benyújtás előtt.
Mit tehet Ön maga
A legfontosabb időmegtakarítás nem a rendszerben van, hanem abban, hogy milyen korán kezd hozzáadatokat gyűjteni a szállítóktól, és milyen strukturáltan rögzíti azokat. Egy termékkategóriánként felépített dokumentáció — szállító, ország, telek, dokumentumok — gyorsabban válik teljes körűvé, mint az e-mailvitákban és szétszórt fájlok között szétszórt adatok. Hogyan kezeljük pontosan ezt a szervezést és ellenőrzést, az összezhangban van a munkafolyamatunkról szóló oldal. A tartalmi kockázatértékelés és a nyilatkozat végső felelőssége magánál a piaci szereplőnél marad; mi a strukturálásban, validálásban és generálásban nyújtunk támogatást, nem az értékelésben vagy annak eldöntésében, hogy egy termék ontboszormántatlan-e.
Aki bizonytalan abban, hogy saját helyzete egyáltalán nyilatkozatot igényel-e, vagy hogy azt pontosan mikor kell benyújtani, tanácsos ezt előbb tisztázni, mielőtt időt szánna a dosszié összeállítására. Az ingyenes szerephez kötöttség-ellenőrzéssel pár perc alatt láthatja, hogy hol tart, és a gyakran feltett kérdések gyűjteményében választ talál azokra a legtöbb gyakorlati bizonytalanságra, amely ebben a folyamatban felmerül.