Да, можете да организирате сам петгодишната задължителност за съхранение по EUDR. Разпоредбата не предписва специфична система или доставчик; тя предписва дат вие поддържате основните документи, данни за геолокация и декларацията за надлежна проверка достъпни за компетентния орган в продължение на пет години. Как технически да организирате това, зависи от вас.
Практическият въпрос, който стои зад това, е различен: можете ли да поддържате това пет години консистентно, пълно и лесно за намиране с ресурсите, които имате в момента? За един единствен производствен поток с постоянен доставчик това често е възможно. Щом прибавите няколко суровини, страни или доставчици, рискът че нещо липсва в момента, когато ви трябва, се увеличава.
Какво конкретно задължаването за съхранение изисква от вас
Не е дума за един документ, а за папка: самата декларация за надлежна проверка, геолокационните данни на земите, документите, чрез които обосновавате произхода и законосъобразността, рискова оценка, която сте провели, и кореспонденцията с доставчиците по тази тема. Всички тези компоненти трябва да останат съхранени заедно пет години и, при поискване, бързо да могат да бъдат намерени. Кои точно документи е необходимо да се съхранят, варира в зависимост от суровината; при кафето акцентът е различен, отколкото при дърво или едър рогат добитък. Преглед на всяка суровина намирате в база знанията с документация по суровина.
Какво можете отлично да направите сам
Редица неща са административни по природа и не изискват специализирани познания. Можете сам да създадете постоянна структура на папки или файлове по производствен поток, така че геолокационните данни, фактури и декларации да са на едно място. Можете сам да водите списък на кои документи принадлежат на която пратка и кога започва периодът на съхранение за всеки документ. И можете сам да договорите кой в организацията ви отговаря, когато някой е в отпуск или напуска работата. Последното звучи очевидно, но е най-честата причина в практиката дадена папка да остане непълна: знанията бяха сосредоточени при един човек, не в системата.
Където самостоятелното управление често е проблематично
Повечето проблеми възникват не при събирането, а при поддържането на консистентност във времето. Електронна таблица или редица папки с имейли добре функционира през първата година, но след няколко смени на доставчик, служител или производствена линия бързо се остарява. Друго често възникващо пречекло е геолокационните данни и съответната декларация да се съхранават отделно, което означава, че в момента на поискване не е веднага ясно кой файл принадлежи на коя пратка. И тъй като периодът на съхранение за всеки документ може да започне в различен момент, е трудно с обикновена структура на папки да се следи кога нещо все още е релевантно и кога вече не е.
Самостоятелна работа, с поддържка там, където тя е значима
Много малки и средни предприятия затова избират среден път: първоначалните документи и отношението с доставчиците остават при тях, но структурата, връзката между геолокация и декларация и проследяването на периода се поддържат със система. Това е и където eudri.com се вписва: структурираме и валидираме папката по производствен поток и генерираме от нея декларацията, но законовата рискова оценка и окончателните решения остават при вас като участник на пазара. Тъй като папката може да съдържа и търговски чувствителни данни за доставчици, полезно е да проверите предварително как се съхранават и защитават данните; това е обяснено на страницата за как ние обработваме вашите данни.
Първо да знаете къде стойте
Преди да решите как да организирате задължаването за съхранение, е полезно първо да имате ясна представа каква роля имате в веригата и каква задължител ост тя предполага, защото това определя и как трябва да изглежда вашата папка. Това можете да проверите в няколко въпроса с безплатната проверка на ролята. Ако искате да видите точно кои стъпки автоматизирахме и кои остават на вас, вижте как работи процесът от досие до декларация.
За вашата конкретна ситуация, включително въпроса дали вашият текущ начин на съхранение е достатъчен, юрист или компетентният надзорен орган остават правилният контакт. Ако първо искате сами да изследвате какво се прилага за вашите продукти и роля, започнете с безплатната проверка на ролята или прегледайте темите в базата от знания.