Da, aveți permisiunea să organizați singur obligația de păstrare de cinci ani din EUDR. Regulamentul nu prescrie niciun sistem sau furnizor specific; acesta prescrie că documentele subiacente, datele de geolocalizare și declarația de diligență cuvenită rămân accesibile timp de cinci ani autorității competente. Modul în care organizați aceasta din punct de vedere tehnic depinde de dumneavoastră.
Întrebarea care se ascunde în spatele acesteia în practică este alta: reușiți să păstrați aceasta timp de cinci ani, în mod consecvent, complet și ușor de găsit cu resursele pe care le aveți acum? Pentru o singură cale de produs cu un furnizor stabil, este adesea posibil. Imediat ce apar mai multe materii prime, țări sau furnizori, crește riscul ca ceva să lipsească în momentul în care aveți nevoie de ea.
Ce cere concret obligația de păstrare de la dumneavoastră
Nu este vorba despre un singur document, ci despre un dosar: declarația de diligență cuvenită în sine, datele de geolocalizare ale parcelelor, documentele cu care susțineți originea și legalitatea, evaluarea riscului pe care ați efectuat-o și corespondența cu furnizorii cu privire la aceasta. Toate aceste componente trebuie păstrate împreună timp de cinci ani și, la o cerere, trebuie să fie ușor de găsit. Documentele exacte care sunt implicare diferă în funcție de materia primă; pentru cafea accentul este diferit decât pentru lemn sau vită. Un sumar pe fiecare materie primă îl găsiți în banca de cunoștințe cu documentație pe fiecare materie primă.
Ce puteți face bine singur
O serie de lucruri sunt de natură administrativă și nu necesită cunoștințe specialized. Puteți seta singur o structură fixă de folder sau fișier pe cale de produs, astfel încât datele de geolocalizare, facturile și declarațiile să fie la un loc. Puteți ține singur o listă cu care document aparține fiecărei trimiteri și când începe termenul de păstrare pentru acel document. Și puteți convenil singur cine din cadrul organizației dumneavoastră este responsabil dacă cineva este în vacanță sau pleacă. Acesta din urmă sună evident, dar în practică este cel mai frecvent motiv pentru care un dosar devine incomplet: cunoașterea era la o singură persoană, nu în sistem.
Unde eșuează adesea zelfal singur
Cele mai multe probleme nu apar la colectare, ci la păstrarea consecventă în timp. O foaie de calcul sau o serie de dosare de e-mail funcționează bine în primul an, dar după câteva schimbări de furnizor, angajat sau linie de produs, rapid devine depășită. Un alt punct critic recurent este că datele de geolocalizare și declarația asociată sunt păstrate separat una de cealaltă, ceea ce înseamnă că la momentul unei cereri nu este imediat clar care fișier aparține cărei trimiteri. Și deoarece termenul de păstrare poate începe la momente diferite pentru fiecare document, este dificil să urmăriți cu o simplă structură de dosare când ceva este de fapt încă relevant și când nu mai este.
Faceți singur, cu sprijin unde contează
Multe întreprinderi mici și mijlocii aleg deci o cale de mijloc: documentele sursă și relația cu furnizorii rămân la ele, dar structura, legătura între geolocalizare și declarație și monitorizarea termenului sunt susținute cu un sistem. Acesta este și locul în care eudri.com se potrivește: noi structurăm și validăm dosarul pe cale de produs și generăm din acesta declarația, dar evaluarea riscului din punct de vedere legal și alegerile finale rămân la dumneavoastră ca participant la piață. Deoarece un dosar conține de asemenea date comercial sensibile despre furnizori, merită să verificați în prealabil cum sunt stocate și securizate datele; aceasta este explicată pe pagina despre cum ne raportăm la datele dumneavoastră.
Aflați mai întâi unde stați
Înainte de a decide cum organizați obligația de păstrare, este util să clarificați mai întâi care este rolul dumneavoastră în lanț și care este obligația asociată, deoarece aceasta determină și cum ar trebui să arate dosarul dumneavoastră. Puteți verifica aceasta în câteva întrebări cu verificarea gratuită a rolului. Dacă doriți să vedeți exact care sunt pașii pe care îi automatizez și care rămân în responsabilitatea dvs., consultați cum funcționează procesul de la dosar la declarație.
Pentru situația dvs. specifică, inclusiv pentru a stabili dacă modul dvs. actual de păstrare a documentelor este adecvat, un jurist sau autoritatea competentă de supraveghere rămâne punctul de contact potrivit. Dacă doriți să explorați mai întâi ce obligații se aplică pentru produsele și rolul dvs., începeți cu verificarea gratuită a rolului dvs. sau parcurgeți subiectele din baza de cunoștințe.