Jah, võite te viie aasta säilitamiskohustuse EUDR-i nõuete kohaselt ise organiseerida. Määruse järgi pole ette nähtud mingit konkreetset süsteemi ega teenuse pakkujat; see näeb ette, et te peate alusettevõtete dokumendid, geoasukohad ja kohustuslikud kinnakaitsedeklaratsioonid viie aasta jooksul asutuste järelevalveasutusele kättesaadavad hoidma. Kuidas te seda tehniliselt korraldamisest, on teie otsus.
Praktilises tegevuses tekib aga teine küsimus: kas teil õnnestub seda viis aastat järjekindlalt, täielikult ja leitavalt säilitada praegu olemasolevate ressurssidega? Ühe kauba tootevoo puhul ühe kindla tarnijaga on see sageli võimalik. Kui käivitub mitme toormaterjaali, riigi või tarnija käsitlemine, kasvab risk, et midagi puudub, kui seda vaja läheb.
Mida säilitamiskohustus teilt praktiliselt nõuab
Ei ole tegemist ühe dokumendiga vaid dossiee: kinnakaitsedeklaratsioon ise, geoasukohaandmed krundide kohta, dokumendid, millega te tõendite päritolu ja seaduslikkust, risikihinnang, mille te teile on teinud, ja vastavahetused tarnijatega selle osas. Kõik need osad peavad koos viis aastat säilinud jääma ja kutsele vajaduse korral kiiresti leitava olema. Millised dokumendid täpselt on tegu, sõltub toormaterjaliga; kohvile pannakse rõhk teisiti kui puitu või loomahoidisele. Ülevaade toormaterjali kohta leiate teadmistebaasi, mis dokumentatsioon toormaterjali kohta.
Mida võite ise hästi teha
Rida asju on haldustempoiga ja nõuab spetsialiseeritud teadmist. Võite ise luua kindla kausta- või failstruktuuri tootevoole, nii et geoasukohad, arved ja deklaratsioonid on koos. Võite ise pidada nimekirja, milline dokument millisele kaubale kuulub ja millal on selle dokumendi säilitamisperiood algust saanud. Ja te võite ise kokku leppida, kes teie organisatsioonis vastutab, kui keegi on puhkusel või lahkub. See tundub iseseisev, kuid praktikas on see kõige sagedamini esinevak põhjus, mille tõttu fail ei ole täielik: teadmine oli ühe inimese juures, mitte süsteemis.
Kuhu ise tegemine sageli kukkub
Enamik probleeme tekivad mitte kogumisel, vaid püsiva ajalise jooksul. Arvutustabel või rida e-postikauste teeb esimeses aastas hästi, kuid on kahe-kolme tarnijavahetuse, töötaja või tootejoonise pärast juba kiiresti aegunud. Teine korduv kitsaskohta on, et geoasukohad ja seotud deklaratsioonid hoitakse eraldi, mistõttu ei ole selge, milline fail millisele saadetisele kuulub. Ja kuna säilitamisperiood võib dokumendi kaupa erineva ajal alata, on raske teha ülevaate failostruktuuriga, millal keegi tegelikult veel asjakohane ja millal mitte.
Ise tegemine tugiga, kus see loeb
Paljud väikeettevõtted valivad seetõttu vahepositsiooni: allikaüksused ja tarnijasuhted jäävad nende juurde, kuid struktuur, seos geolokatsiooni ja deklaratsioon ning tähtaja seire tuetakse süsteemiga. See on ka koht, kuhu eudri.com sobib: me korraldame ja kinnitame dossiee tootevoo kaupa ning loome sealt deklaratsioonid, kuid seadusjärgne riskihinnang ja lõplikud otsused jäävad teile kui turuosalisele. Kuna dossie sisaldab ka kaubanduslikult sensitiivset tarnijateabe, tasub eelnevalt uurida, kuidas andmeid hoitakse ja turvaliselt ohustatakse; see on lahti seletatud lehel kuidas me teie andmetega käitume.
Esmalt, teadke, kus te asute
Enne kui otsustate säilitamiskohustuse korraldamise, on kasulik kõigepealt selgelt määrata, milline roll teil ketis on ja milline kohustus sellega kaasas käib, sest see määrab ka selle, kuidas teie fail välja näeb. Seda võite te paaril küsimustl kontrollida tasuta rollide tsekkimisega. Kui soovite täpselt näha, milliseid samme me automatiseerime ja millised jäävad teie kanda, vaadake siis kuidas toimub protsess dokumendikogust kuni avalduseni.
Omaenda olukorra puhul, sealhulgas küsimuse puhul, kas teie praegune säilitamise viis on piisav, on õige kontaktisik jurist või pädev järelevalveasutus. Kui soovite esmalt ise uurida, milline kohustis kehtib teie toodete ja rolli puhul, alustage tasuta rolli kontrollist või sirvige teemad teadmusbaasis.