Sì, potete gestire autonomamente l'obbligo di conservazione dei documenti per cinque anni previsto dal Regolamento. Il Regolamento non prescrive un sistema o un fornitore specifico; prescrive che conserviate i documenti sottostanti, i dati di geolocazione e la dichiarazione di due diligence accessibili per cinque anni all'autorità competente. Come organizzate tecnicamente questo, dipende da voi.
La domanda che in pratica si pone è diversa: riuscite a mantenere questo per cinque anni in modo coerente, completo e reperibile con i mezzi di cui attualmente disponete? Per un singolo flusso di prodotto con un fornitore stabile spesso è possibile. Non appena aggiungete più materie prime, paesi o fornitori, il rischio che qualcosa manchi nel momento in cui ne avete bisogno aumenta.
Cosa l'obbligo di conservazione concretamente vi richiede
Non si tratta di un unico documento, ma di un fascicolo: la dichiarazione di due diligence stessa, i dati di geolocazione dei terreni, i documenti con cui comprovate l'origine e la legalità, la valutazione del rischio che avete condotto, e la corrispondenza con i fornitori a riguardo. Tutti questi elementi devono essere conservati insieme per cinque anni e, su richiesta, devono essere facilmente reperibili. Quali documenti specifici siano necessari varia in base alla materia prima; per il caffè l'attenzione è diversa rispetto al legno o al bestiame. Un quadro per materia prima è disponibile nella knowledge base con documentazione per materia prima.
Cosa potete fare bene autonomamente
Una serie di compiti sono di natura amministrativa e non richiedono competenze specialistiche. Potete autonomamente stabilire una struttura fissa di cartelle o file per flusso di prodotto, in modo che i dati di geolocazione, le fatture e le dichiarazioni siano insieme. Potete autonomamente tenere un elenco di quale documento corrisponde a quale spedizione e quando inizia il periodo di conservazione per quel documento. E potete autonomamente concordare chi all'interno della vostra organizzazione è responsabile se qualcuno è in ferie o se se ne va. Quest'ultimo aspetto sembra scontato, ma è in pratica il motivo più comune per cui un fascicolo diventa incompleto: la conoscenza era presso una sola persona, non nel sistema.
Dove il fai da te spesso fallisce
La maggior parte dei problemi non nasce durante la raccolta, ma durante il mantenimento coerente nel tempo. Un foglio di calcolo o una serie di cartelle di posta elettronica funzionano bene il primo anno, ma dopo pochi cambiamenti di fornitore, dipendente o linea di prodotto diventano rapidamente obsoleti. Un altro punto critico ricorrente è che i dati di geolocazione e la dichiarazione corrispondente vengono conservati separatamente, il che significa che nel momento di una richiesta non è subito chiaro quale file corrisponda a quale spedizione. E poiché il periodo di conservazione può iniziare in momenti diversi per ogni documento, è difficile tracciare con una semplice struttura di cartelle quando qualcosa è ancora rilevante e quando non lo è più.
Fai da te, con supporto dove conta
Molte piccole e medie imprese scelgono quindi una via di mezzo: i documenti di origine e il rapporto con i fornitori rimangono presso di loro, ma la struttura, il collegamento tra geolocazione e dichiarazione, e il monitoraggio del termine sono supportati da un sistema. È anche il ruolo che eudri.com svolge: strutturiamo e validiamo il fascicolo per flusso di prodotto e da esso generiamo la dichiarazione, ma la valutazione del rischio richiesta dalla legge e le scelte finali rimangono a voi come operatore del mercato. Poiché un fascicolo contiene anche dati commercialmente sensibili dei fornitori, vale la pena verificare in anticipo come vengono archiviati e protetti i dati; questo è spiegato nella pagina su come trattiamo i vostri dati.
Prima capire dove siete
Prima di decidere come organizzate l'obbligo di conservazione, è utile chiarire quale ruolo avete nella catena e quale obbligo ad esso corrisponde, poiché ciò determina anche come deve presentarsi il vostro fascicolo. Potete verificarlo in poche domande con il controllo gratuito dei ruoli. Se desiderate vedere esattamente quali passaggi automatizziamo e quali rimangono a vostro carico, consultate come funziona il processo dal fascicolo alla dichiarazione.
Per la vostra situazione specifica, compresa la questione se il vostro attuale metodo di conservazione sia sufficiente, un consulente legale o l'autorità di controllo competente rimangono il vostro interlocutore appropriato. Se desiderate prima esplorare autonomamente cosa si applica ai vostri prodotti e al vostro ruolo, iniziate con il controllo dei ruoli gratuito o sfogliate gli argomenti nella banca dati delle conoscenze.