Kyllä, saatte järjestää EUDR:n viiden vuoden säilytysvelvollisuuden itse. Asetuksessa ei määritetä mitään tiettyä järjestelmää tai toimittajaa; siinä määrätään, että pidätte taustalla olevia asiakirjoja, geopaikannustietoja ja yritysvastuullisuusarvioinnin viisi vuotta saatavilla toimivaltaiselle viranomaiselle. Se, miten järjestätte tämän teknisesti, on teidän vastuulla.
Käytäntöön liittyvä kysymys on kuitenkin toinen: pystytte pitämään sen viisi vuotta johdonmukaisesti, täydellisesti ja löydettävissä olevana niillä resursseilla, joita teillä nyt on? Yhdelle tuotantovirralle vakaalla toimittajalla se yleensä onnistuu. Kun tulee mukaan useita raaka-aineita, maita tai toimittajia, kasvaa riski, että jokin jää puuttumaan silloin, kun sitä tarvitaan.
Mitä säilytysvelvollisuus konkreettisesti edellyttää teiltä
Kyse ei ole yhdestä asiakirjasta vaan kokonaisesta dossieesta: yritysvastuullisuusarvioinnista itsestään, peltojen geopaikannustiedoista, asiakirjoista, joilla perustaatte alkuperän ja laillisuuden, riskinarvioinnista, jonka olette suorittaneet, ja toimittajien kanssa käydystä kirjeenvaihdosta siitä. Kaikki nämä osat on säilytettävä yhdessä viisi vuotta ja ne on pystyttävä löytämään nopeasti pyyntöä vastaan. Tarkat asiakirjat vaihtelevat raaka-aineen mukaan; kahvilla painopiste on eri kuin puulla tai naudalla. Yleiskatsaus raaka-aineittain löytyy tietokannasta, jossa on dokumentaatio raaka-aineittain.
Mitä voitte hoitaa itse hyvin
Joitakin asioita on hallinnollisia eivätkä ne vaadi erikoisosaamista. Voitte itse luoda kiinteän kansio- tai tiedostorakenteen kutakin tuotantovirtaa kohti, jotta geopaikannustiedot, laskut ja vakuutukset ovat samassa paikassa. Voitte itse pitää luetteloa siitä, mihin asiakirja mihinkin lähetykseen kuuluu ja milloin kyseisen asiakirjan säilytysaika alkaa. Ja voitte itse päättää, kuka organisaatiossanne on vastuussa, jos joku on lomalla tai lähtee. Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta käytännössä se on yleisin syy siihen, että dossieesta tulee epätäydellinen: tieto oli yhdellä henkilöllä, ei järjestelmässä.
Missä omatoiminen hoito yleensä epäonnistuu
Useimmat ongelmat syntyvät ei keräämisen vaan johdonmukaisuuden säilyttämisen vaiheessa pitkällä aikavälillä. Laskentataulukko tai sarja sähköpostikansioita toimii hyvin ensimmäisenä vuonna, mutta vanhentuu nopeasti muutaman toimittajan, työntekijän tai tuotelinjan vaihdon jälkeen. Toinen toistuva pullonkaula on se, että geopaikannustiedot ja niihin liittyvä vakuutus säilytetään erillään toisistaan, joten pyyntöä vastaan ei välittömästi ole selvää, mihin tiedosto mihin lähetykseen kuuluu. Ja koska säilytysaika voi alkaa jokaiselle asiakirjalle eri ajankohtana, on vaikeaa seurata erillisen kansiorakenteen avulla, milloin jokin on vielä oleellista ja milloin ei enää.
Omatoiminen hoito tuella siellä, missä se on tärkeää
Monet pk-yritykset valitsevat siksi välivaihtoehdon: lähdeasiakirjat ja toimittajasuhteet pysyvät heillä, mutta rakenne, geopaikannustietojen ja vakuutuksen välinen linkitys sekä määräajan valvonta tuetaan järjestelmällä. Juuri siihen eudri.com sopii: jäsennämme ja validoimme dossieron tuotantovirtaa kohti ja luomme siitä vakuutuksen, mutta laillinen riskinarviointi ja lopulliset valinnat jäävät teille markkinatoimijana. Koska dossieeseen sisältyy myös liikesalaisuuksia koskevia toimittajatietoja, kannattaa etukäteen tarkistaa, miten tiedot säilytetään ja suojataan; tämä on selitetty sivulla tietoa siitä, miten käsittelemme tietojanne.
Ensin selkeyttää, missä olette
Ennen kuin päätätte, miten järjestätte säilytysvelvollisuuden, on hyödyllistä ensin selvittää, mikä teidan rooli ketjussa on ja mihin velvollisuuksiin se liittyy, sillä se määrää myös sen, miltä dossieenne näyttää. Voitte tarkistaa sen muutamalla kysymyksellä ilmaisella roolikartoituksella. Haluatko nähdä tarkalleen, mitkä vaiheet automatisoimme ja mitkä jäävät sinulle, katso sitten kuinka prosessi dossieesta todistukseen toimii.
Omaa tilannetta varten, mukaan lukien kysymys siitä, ovatko nykyiset säilytystapasi riittävät, oikea yhteyshenkilö on lakimies tai toimivaltainen valvontaviranomainen. Haluatko ensin tutkia itse, mitä tuotteillesi ja roolillesi pätee, aloita sitten ilmaisella roolitarkistuksella tai selaile tietokannan aiheita.