Jā, jūs drīkstat pats organizēt EUDR piecu gadu glabāšanas pienākumu. Verordināts nenorāda konkrētu sistēmu vai pakalpojuma sniedzēju; tas nosaka, ka jums ir jāpatur pieejami pamatdokumenti, ģeolokalitātes dati un atbilstības pārbaudīšanas deklarācija piecu gadu garumā kompetentajām iestādēm. Tas, kā jūs to tehniski realizējat, ir jūsu pārsvars.
Jautājums, kas praktiski rodas aiz tā, ir citāds: vai izdosies to piecu gadus garumā konsekventi, pilnībā un uzmeklējami pārvaldīt ar resursiem, kas jums ir pieejami šobrīd? Vienai produktu plūsmai ar stabilu piegādātāju tas bieži ir iespējams. Tiklīdz pievienojas vairākas izejvielas, valstis vai piegādātāji, pieaug risks, ka kaut kas trūks brīdī, kad jums tas nepieciešams.
Ko glabāšanas pienākums no jums konkrēti pieprasa
Tas nav viens dokuments, bet dosseja: pati atbilstības pārbaudīšanas deklarācija, lauku ģeolokalitātes dati, dokumenti, ar kuriem jūs pamatojat izcelsmi un likumības atbilstību, riskanatīlīgā versija, ko jūs veicāt, un korespondence ar piegādātājiem par šo jautājumu. Visas šīs sastāvdaļas jāpatur kopā piecu gadu garumā un uz pieprasījuma jāatrod ātri. Kādi konkrēti dokumenti to ir, atšķiras atkarībā no izejvielas; kafijas gadījumā uzsvars ir citāds nekā koksnei vai liellopu produktiem. Pārskatu par katru izejvielu atrodaties zināšanu bāzē ar dokumentāciju par katru izejvielu.
Ko jūs varat labi darīt paši
Vairākas lietas ir administratīvā rakstura un neprasa speciālistu zināšanas. Jūs varat paši izveidot fiksētu mapju vai failu struktūru katrai produktu plūsmai, lai ģeolokalitātes dati, rēķini un deklarācijas būtu kopā. Jūs varat paši uzturēt sarakstu, kurš dokuments kuram sūtījumam pieder un kad sākas tā dokumenta glabāšanas termiņš. Un jūs varat paši norunāt, kurš jūsu organizācijā atbild, ja kāds ir bibilē vai aiziet. Tas pēdējais skan pašsaprotami, taču tas praktiski ir biežākais iemesls, kāpēc dosseja kļūst nepilnīga: zināšanas bija vienas personas rokās, nevis sistēmā.
Kur pats darīt bieži neizdodas
Lielākā daļa problēmu rodas nevis savākšanas, bet gan konsekvences noturēšanas stadijā. Izklājlapa vai e-pasta mapju sērija pirmais gads darbojas labi, taču pēc pāris piegādātāju, darbinieku vai produkta līniju maiņām ātri kļūst novecojusi. Vēl viens atkārtoti sastopams šķērslis ir tas, ka ģeolokalitātes dati un attiecīgā deklarācija tiek glabāti atsevišķi, tāpēc pieprasījuma brīdī nav uzreiz skaidrs, kurš fails pieder kuram sūtījumam. Un tā kā glabāšanas termiņš katram dokumentam var sākties savādāk, ar vienkāršu mapju struktūru ir grūti sekot līdzi tam, kad kaut kas joprojām ir aktuāls un kad tas vairs nav.
Pašu darīšana ar atbalstu tur, kur tas skaita
Daudzi mazie uzņēmumi tāpēc izvēlas vidusceļu: avota dokumenti un piegādātāja attiecības paliek pie viņiem, bet strukturu, saistību starp ģeolokalitāti un deklarāciju, un termiņa uzraudzību atbalsta sistēma. Tas ir arī tas, kur der eudri.com: mēs strukturējam un validējam dosjeju par katru produktu plūsmu un no tā ģenerējam deklarāciju, taču likumisks riska novērtējums un gala lēmumi jūsu ziņā kā tirgus dalībniekem. Tā kā dosseja satur arī komercializet sensitīvus piegādātāja datus, ir vērts iepriekš pārbaudīt, kā dati tiek uzglabāti un aizsargāti; tas ir izskaidrots lapā par kā mēs rīkojamies ar jūsu datiem.
Vispirms uzziniet savu pozīciju
Pirms jūs izlemjat, kā organizēt glabāšanas pienākumu, ir noderīgi vispirms skaidri noteikt, kāda jūsu loma ir ķēdē un kāds pienākums tam atbilst, jo tas nosaka arī jūsu dosjejas izskatu. To varat pārbaudīt dažu jautājumu palīdzībā ar bezmaksas lomu pārbaudi. Ja vēlaties redzēt, kuras darbības mēs automatizējam un kuras paliek jūsu pienākums, tad skatieties kā darbojas process no dosijas līdz deklarācijai.
Attiecībā uz jūsu konkrēto situāciju, tostarp jautājumu, vai jūsu pašreizējais dokumentu glabāšanas paņēmiens ir pietiekams, pareizais kontaktpunkts ir jurists vai attiecīgā uzraudzības iestāde. Ja vēlaties vispirms pats izpētīt, kas attiecas uz jūsu produktiem un lomu, sāciet ar bezmaksas lomu pārbaudi vai pārlūkojiet tēmas mūsu zināšanu bankā.