Iva, tista' torganizza l-obbligu ta' konservazzjoni ta' ħamsa snin skond l-EUDR minfloku. Ir-Regolament ma jippreskrivi l-ebda sistema speċifika jew fornitur; jippreskrivi li żżomm l-dokumenti sottostanti, id-dejta tal-geolokalizzazzjoni u d-dikjarazzjoni ta' diligenza dovuta aċċessibbli għal ħamsa snin għall-awtorità kompetenti. Il-mod kif torganizzaha teknnikament, għandek int.
Il-mistoqsija li hemm wara f'il-prattika, hija oħra: tista' taghmel dan konsistentement, kompletament u b'mod li jinstab favur ħamsa snin bl-għodod li għandek issa? Għal fluss ta' prodott wieħed ma' fornitur stabilu, dan ħafna drabi jista' jseħħ. Hekk kif iż-żiedu varjetajiet ta' materjal grezz, pajjiżi jew fornitori, il-riskju li xi ħaġa titxita għal meta jkollok bżonn imbagħad jiżdied.
X'jitlob l-obbligu ta' konservazzjoni konkretament minnek
Ma jgħodux dwwart dokument wieħed iżda dwwart folder: id-dikjarazzjoni ta' diligenza dovuta stess, id-dejta tal-geolokalizzazzjoni tal-plots, id-dokumenti li biha tissostanzja l-oriġini u l-legalità, il-valutazzjoni tar-riskju li ħadt, u l-korrispondenza mal-fornitori dwar dan. L-elementi kollha hawnhekk irridu jiżgħu konservati għal ħamsa snin u, meta mistoqsa, iridu jinstabu malajr. Liema pjezzi preċiżi, jvarja skond il-materjal grezz; għal kafè l-enfasi hija differenti minn dik tal-ħadd jew il-bereq. Ħlas per materjal grezz issib fin- bank tal-għarfien bid-dokumentazzjoni per materjal grezz.
X'tista' tagħmel mingħajr problema
Numru ta' ħaġat huwa amministrativ u ma jitlabx għarfien speċjalizzat. Tista' twaqqaf struktura fissa ta' folder jew fajl per fluss ta' prodott, sabiex id-dejta tal-geolokalizzazzjoni, il-fatturi u d-dikjarazzjonijietollu jkunu flimkien. Tista' żżomm lista ta' fejn dokument li dokument miksub ma' liema spedizzjoni u meta jibda jdur il-perjodu ta' konservazzjoni għal dak id-dokument. U tista' tittieħed ftehim fuqu liema xi ħadd fin-nies tal-organizzazzjoni tiegħek ikun responsabbli meta hadd ikun fuq it-tappi jew jilqah. L-aħħar din tingħad naturali, imma f'il-prattika din hija r-raġuni aktar komuni li folder jinqasum: il-għarfien kien jinsab ġewwa persuna, mhux fil-sistema.
Fejn il-għamel minfloku ħafta drabi jidħal ħmieg
Il-ħafnija tal-problemi ma jenergux meta tgaħat, iżda meta żżommu fost ħin. Spreadsheet jew sekwenza ta' folder ta' e-mail taħdem tajjeb fl-ewwel sena, iżda malajr issir milli qadima wara li varja leveranċi, impjegat jew linja ta' prodott. Problemi riċiklabbli oħra huma li d-dejta tal-geolokalizzazzjoni u d-dikjarazzjoni li jmiss issejra ta' ħmieg, u għalhekk meta mistoqsa, ma jkunx ċar fuq l-istante liema fajl miksub ma' liema spedizzjoni. U għax il-perjodu ta' konservazzjoni per dokument jista' jibda jdur ħin ieħor, huwa diffiċli ħardwer ma' struktura ta' folder mifruxa li żomm track meta xi ħaġa sal-istess ħin relevanti u meta eżatt ma jkunx.
Agħmel minfloku, b'appoġġ fejn tista' tgħi
Ħafnija tal-negozji tal-SME jagħżlu għaldaqstant ssilezzjoni tan-nofs: id-dokumenti oriġinali u r-relazzjoni mal-leveranċi jibqgħu għalthom, iżda l-istruttura, il-konnessjoni bejn il-geolokalizzazzjoni u d-dikjarazzjoni, u l-monitoraġġ tal-perjodu jiġu appoġġati b'sistema. Dan huwa l-post fejn eudri.com tidħol: aħna nistrutturaw u nivalidaw il-folder per fluss ta' prodott u minnha nġenerraw id-dikjarazzjoni, imma l-valutazzjoni tal-riskju legali u l-għażliet finali jibqgħu għalthom bħala persuna ta' merkanzija. Minħabba li folder jista' jkollu wkoll dejta li tħares tal-leveranċi kommercjali sensittiva, għall-ħajr tgħid qabel tieħu deċiżjoni kif id-dejta tiġi miftħuna u miprotetta; dan jiġi spjegat fil-paġna dwar kif aħna ntrattaggna tal-dejta tiegħek.
L-ewwel taf fejn int qiegħed
Qabel ma tieħu deċiżjoni kif torganizza l-obbligu ta' konservazzjoni, huwa utli għall-ewwel li jkollok ċar liema rol għandek int fil-katina u liema obbligu miksub, għax dan jiddetermina wkoll x'għandu jkun il-folder tiegħek. Tista' taħħeq dan f'ħamsa mistoqsija bl-użu tal- ċekk tar-rolu ta' ħlas. Trid tara fiex eżattament liema passi awtomatizzajna u liema jibqgħu magħhomk, aqra għalhekk kif il-proċess mill-faxxina sal-dikjarazzjoni jaħdem.
Għas-sitwazzjoni tiegħek stess, inklużi l-mistoqsija jekk il-mod attwali tiegħek tal-ħfien jkun suffiċjenti, avukat jew l-awtorità ta' sorveljanza kompetenti jibqgħu l-persuni korretti li tnella magħhom. Trid tuwa l-ewwel taqsam fiex għandek int permezz tal-prodotti u r-rwol tiegħek, ibda allura bil-ċekk tal-rwol bla ħlas jew ibbrawża permezz tal-suġġetti fil-bank tal-għarfien.