Sim, pode organizar sozinho a obrigação de retenção de cinco anos da EUDR. O regulamento não prescreve um sistema ou fornecedor específico; prescreve que mantenha os documentos subjacentes, dados de geolocalização e a declaração de diligência devida acessíveis durante cinco anos à autoridade competente. A forma como organiza tecnicamente isto é da sua responsabilidade.
A questão que se coloca na prática é outra: consegue manter isto durante cinco anos de forma consistente, completa e localizável com os recursos que tem agora? Para uma única cadeia de produtos com um fornecedor estável, é frequentemente possível. Assim que adicionar múltiplas matérias-primas, países ou fornecedores, aumenta o risco de algo faltar no momento em que precisa.
O que a obrigação de retenção concretamente requer de si
Não se trata de um único documento, mas de um dossier: a própria declaração de diligência devida, os dados de geolocalização das parcelas, os documentos que comprovam a origem e legalidade, a avaliação de risco que realizou e a correspondência com fornecedores a esse respeito. Todos estes elementos têm de ser mantidos em conjunto durante cinco anos e, mediante solicitação, devem ser rapidamente localizáveis. Os documentos exatos variam consoante a matéria-prima; para café, a ênfase é diferente de madeira ou gado. Encontra uma visão geral por matéria-prima na base de conhecimento com documentação por matéria-prima.
O que pode fazer bem sozinho
Várias tarefas são de natureza administrativa e não requerem conhecimentos especializados. Pode configurar sozinho uma estrutura fixa de pastas ou ficheiros por cadeia de produtos, de modo a que os dados de geolocalização, faturas e declarações fiquem juntos. Pode manter sozinho um registro de qual documento pertence a qual envio e quando o período de retenção desse documento começa. E pode acordar internamente quem é responsável se alguém estiver de férias ou sair da organização. Isto último parece evidente, mas é na prática a razão mais comum pela qual um dossier fica incompleto: o conhecimento estava concentrado numa pessoa, não no sistema.
Onde fazer sozinho frequentemente falha
A maioria dos problemas não surge na recolha, mas em manter a consistência ao longo do tempo. Uma folha de cálculo ou uma série de pastas de e-mail funciona bem no primeiro ano, mas rapidamente fica desatualizada após algumas mudanças de fornecedor, colaborador ou linha de produtos. Outro gargalo recorrente é que os dados de geolocalização e a declaração correspondente são mantidos separadamente, tornando pouco claro no momento de uma solicitação qual ficheiro pertence a qual envio. E como o período de retenção pode começar em diferentes momentos para cada documento, é difícil controlar com uma simples estrutura de pastas quando algo deixa de ser relevante e quando deve ser eliminado.
Fazer sozinho, com apoio onde conta
Muitas pequenas e médias empresas optam portanto por uma abordagem intermédia: os documentos-fonte e a relação com fornecedores permanecem consigo, mas a estrutura, a ligação entre geolocalização e declaração, e o controlo do prazo são apoiados por um sistema. É também o espaço em que a eudri.com se encaixa: estruturamos e validamos o dossier por cadeia de produtos e geramos a partir dele a declaração, mas a avaliação de risco legal e as escolhas finais permanecem consigo como parte do mercado. Como um dossier contém também dados de fornecedores comercialmente sensíveis, vale a pena verificar com antecedência como os dados são armazenados e protegidos; isto está explicado na página sobre como lidamos com os seus dados.
Primeiro, compreenda onde se situa
Antes de decidir como organiza a obrigação de retenção, é útil esclarecer primeiro qual é o seu papel na cadeia e que obrigação o acompanha, pois isto determina também como deve ser constituído o seu dossier. Pode averiguar isto em algumas perguntas com a verificação de papel gratuita. Se deseja ver exatamente quais etapas automatizamos e quais permanecem sob sua responsabilidade, consulte como funciona o processo de dossier até declaração.
Para a sua situação específica, incluindo a questão de saber se sua atual forma de armazenamento é adequada, um advogado ou a autoridade competente de supervisão são o ponto de contacto apropriado. Se deseja primeiro explorar por si o que se aplica aos seus produtos e função, comece com a verificação gratuita de função ou navegue pelos tópicos na base de conhecimento.