Ja, du får organisera bevarandeplikten på fem år enligt EUDR själv. Förordningen föreskriver inte något specifikt system eller leverantör; den föreskriver att du ska hålla de underliggande dokumenten, geolokaliseringsuppgifterna och förklaringen om tillbörlig aktsamhet tillgänglig för den behöriga myndigheten under fem år. Hur du organiserar det tekniskt är upp till dig.
Frågan som ligger bakom i praktiken är en annan: klarar du att hålla det konsekvent, fullständigt och sökbart i fem år med de resurser du har nu? För en enda produktström med en stabil leverantör är det ofta möjligt. Så snart fler råvaror, länder eller leverantörer kommer in i bilden ökar risken för att något fattas när du behöver det.
Vad bevarandeplikten konkret kräver av dig
Det handlar inte om ett enda dokument utan om en helt dokumentsamling: förklaringen om tillbörlig aktsamhet själv, geolokaliseringsuppgifterna för parterna, dokumenten som underbygger ursprunget och lagligheten, riskvärderingen som du har genomfört, och korrespondensen med leverantörer om det. Alla dessa delar måste tillsammans bevaras i fem år och ska snabbt kunna återfinnas vid en begäran. Vilka papper det är beror på råvaran; fokus är annorlunda för kaffe än för trä eller nötkreatur. En översikt per råvara hittar du i kunskapsdatabasen med dokumentation per råvara.
Vad du själv kan göra mycket väl
En del saker är av administrativ natur och kräver ingen specialistkompetens. Du kan själv skapa en fast mapp- eller filstruktur per produktström, så att geolokaliseringsuppgifter, fakturor och förklaringar ligger tillsammans. Du kan själv föra en lista över vilket dokument som hör till vilken försändelse och när bevarandetiden för det dokumentet börjar löpa. Och du kan själv göra överenskommelser om vem inom organisationen som är ansvarig om någon är på semester eller slutar. Det sista låter självklart, men är i praktiken den vanligaste anledningen till att en dokumentsamling blir ofullständig: kunskapen fanns hos en person, inte i systemet.
Var det ofta går fel när du gör det själv
De flesta problem uppstår inte när du samlar in utan när du håller det konsekvent över tiden. Ett kalkylblad eller en serie e-postmappar fungerar bra första året, men blir snart föråldrad efter ett par byten av leverantör, anställd eller produktlinje. En annan återkommande flaskhals är att geolokaliseringsuppgifter och motsvarande förklaring lagras separat från varandra, vilket gör att det inte omedelbar är klart vilket dokument som hör till vilken försändelse när en begäran kommer in. Och eftersom bevarandetiden kan börja löpa vid olika tidpunkter för olika dokument är det svårt att med en enkel mappenstruktur hålla reda på när något egentligen fortfarande är relevant och när det inte längre är det.
Gör det själv, med stöd där det räknas
Många små och medelstora företag väljer därför en mellanväg: källdokumenten och leverantörsrelationen förblir hos dem själva, men strukturen, kopplingen mellan geolokaliseringsuppgifter och förklaring, och övervakningen av fristen stöds av ett system. Det är också där eudri.com passar in: vi strukturerar och validerar dokumentsamlingen per produktström och genererar förklaringen från det, men den lagliga riskvärderingen och de slutliga valen förblir hos dig som marknadsaktör. Eftersom en dokumentsamling också innehåller affärskänslig leverantörsinformation är det värt att titta på i förväg hur uppgifter lagras och säkras; det förklaras på sidan om hur vi hanterar dina uppgifter.
Ta först reda på var du står
Innan du beslutar hur du ska organisera bevarandeplikten är det användbart att först ha klart för dig vilken roll du har i kedjan och vilken förpliktelse som är kopplad till den, för det bestämmer också hur din dokumentsamling ska se ut. Du kan kontrollera det på ett par frågor med hjälp av gratis rollkontroll. Om att se exakt vilka steg vi automatiserar och vilka som ligger på er, titta då hur processen från registrering till deklaration fungerar.
För er egen situation, inklusive frågan om er nuvarande lagringsmetod är tillräcklig, är en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten rätt kontaktpunkt. Om ni först vill utforska vad som gäller för era produkter och roll, börja då med den kostnadsfria rollkontroll eller bläddra genom ämnen i kunskapsdatabasen.