Áno, môžete si päťročnú povinnosť uchovávať si informácie podľa EUDR zabezpečiť sám. Nariadenie neustanovuje žiadny konkrétny systém ani poskytovateľa; namiesto toho požaduje, aby ste podkladové dokumenty, údaje o geopolohe a vyhlásenie o starostlivosti (due diligence) päť rokov uchovávali prístupným pre príslušný orgán. Ako to technicky zorganizujete, je na vás.
Praktická otázka, ktorá sa za tým skrýva, je však iná: podarí sa vám to päť rokov udržiavať konzistentne, úplne a nájditeľne s prostriedkami, ktoré máte teraz k dispozícii? Pre jednu productnú líniu so stabilným dodávateľom sa to často podarí. Akonáhle pribúdnu ďalšie suroviny, krajiny alebo dodávatelia, zvyšuje sa riziko, že vám niečo chýba v momente, keď to budete potrebovať.
Čo vám konkrétne vyžaduje povinnosť uchovávať si informácie
Nejde o jediný dokument, ale o súbor: samotné vyhlásenie o starostlivosti, údaje o geopolohe parciel, dokumenty, ktorými zdôvodňujete pôvod a zákonnosť, vykonaná riziková analýza a korešpondencia s dodávateľmi na túto tému. Všetky tieto časti musia ostať spolu päť rokov uchovávané a na žiadosť sa musí dať rýchlo nájsť. Ktoré dokumenty to presne sú, sa líši v závislosti od suroviny; pri káve je dôraz iný ako pri dreve alebo hovädzom mäse. Prehľad podľa suroviny nájdete v knowledge base s dokumentáciou podľa suroviny.
Čo si môžete vykonať sám
Množstvo vecí má administratívnu povahu a nevyžaduje špeciálne znalosti. Môžete si sám vytvoriť ustálenú štruktúru zložiek alebo súborov pre každú productnú líniu, aby boli údaje o geopolohe, faktúry a vyhlásenia na jednom mieste. Sami si môžete viesť zoznam toho, ktorý dokument patrí ku ktorej zásielke a kedy začína plynúť lehota na uchovávanie tohto dokumentu. A sami si môžete stanoviť, kto vo vašej organizácii je zodpovedný, ak je niekto na dovolenke alebo odchádza. Posledné menované znie samozrejmé, ale je to v praxi najčastejšia príčina neúplnosti súboru: vedomosti boli len u jednej osoby, nie v systéme.
Kde zvyčajne samorepara zlyhá
Väčšina problémov nevzniká pri zbieraní, ale pri udržiavaní konzistencie v čase. Tabuľka alebo série e-mailových zložiek fungujú v prvom roku dobre, ale po niekoľkých zmenách dodávateľa, zamestnanca alebo produktnej línie sa rýchlo zastarajú. Ďalší opakujúci sa problém spočíva v tom, že údaje o geopolohe a príslušné vyhlásenie sa uchovávajú oddelene, čo znamená, že v momente žiadosti nie je hneď jasné, ktorý súbor patrí ku ktorej zásielke. A keďže lehota na uchovávanie sa môže pre každý dokument začať v iný čas, je ťažké sledovať pomocou jedinej štruktúry zložiek, kedy niečo ešte relevantné je a kedy už nie.
Samorepa s podporou tam, kde sa to oplatí
Mnohé malé a stredné podniky sa preto rozhodujú pre strednú cestu: podkladové dokumenty a vzťah s dodávateľmi ostávajú pri nich, ale štruktúra, prepojenie medzi geopolohou a vyhlásením a sledovanie lehôt sa podporuje systémom. To je tiež to, kam patrí eudri.com: my štruktúrujeme a validujeme súbor pre každú productnú líniu a z neho vygenerujeme vyhlásenie, ale právna riziková analýza a konečné rozhodnutia ostávajú pri vás ako účastníkovi trhu. Keďže súbor obsahuje aj komerčne citlivé údaje o dodávateľoch, stojí za to predtým skontrolovať, ako sa údaje uchovávajú a chránia; to je vysvetlené na stránke o tom, ako zaobchádzame s vašimi údajmi.
Najprv zistite, kde stojíte
Predtým, ako sa rozhodnete, ako si zorganizujete povinnosť uchovávať si informácie, je užitočné najprv si ujasniť, akú úlohu máte v reťazci a aká povinnosť s ňou súvisí, pretože to určuje aj to, ako by mal váš súbor vyzerať. Môžete si to overiť v pár otázkach pomocou bezplatného overenia rôl. Ak chcete presne vidieť, ktoré kroky automatizujeme a ktoré vám zostávajú, pozrite si ako funguje proces od spisu po vyhlásenie.
Pri vlastnej situácii vrátane otázky, či je váš súčasný spôsob uchávania dostatočný, zostáva právnik alebo príslušný dohľadný orgán správnym kontaktným miestom. Ak chcete najskôr sami preskúmať, čo platí pre vaše produkty a vašu úlohu, začnite bezplatnou kontrolou úlohy alebo si prelistujte témy v znalostnej základni.