Sí, puede gestionar por su cuenta la obligación de conservación de cinco años establecida en la EUDR. El Reglamento no prescribe ningún sistema o proveedor específico; establece que debe mantener accesibles durante cinco años los documentos subyacentes, los datos de geolocalización y la declaración de diligencia debida para la autoridad competente. La forma en que organiza técnicamente esto depende de usted.
La pregunta práctica que subyace es otra: ¿puede mantener esto durante cinco años de manera coherente, completa e identificable con los recursos de que dispone actualmente? Para un único flujo de producto con un proveedor estable, a menudo es posible. En cuanto se añaden varias materias primas, países o proveedores, aumenta el riesgo de que algo falte cuando lo necesita.
Lo que la obligación de conservación le exige en concreto
No se trata de un único documento, sino de un expediente: la declaración de diligencia debida en sí, los datos de geolocalización de las parcelas, los documentos con los que fundamenta el origen y la legalidad, la evaluación de riesgos que ha realizado y la correspondencia con los proveedores al respecto. Todos estos componentes deben conservarse conjuntamente durante cinco años y, ante una solicitud, deben poder encontrarse rápidamente. Los documentos exactos varían según la materia prima; el énfasis es diferente para el café que para la madera o el ganado vacuno. Encontrará un resumen por materia prima en la base de conocimientos con documentación por materia prima.
Lo que puede hacer perfectamente por su cuenta
Varias cuestiones son de naturaleza administrativa y no requieren conocimientos especializados. Puede establecer por su cuenta una estructura de carpetas o archivos fija por flujo de producto, de modo que los datos de geolocalización, facturas y declaraciones estén organizados conjuntamente. Puede mantener por su cuenta un registro de qué documento corresponde a qué envío y cuándo comienza a correr el plazo de conservación para ese documento. Y puede acordar por su cuenta quién dentro de su organización es responsable si alguien se va de vacaciones o se marcha. Esto último parece obvio, pero en la práctica es la razón más común por la que un expediente se vuelve incompleto: el conocimiento estaba en una sola persona, no en el sistema.
Dónde el hacerlo por su cuenta suele fallar
La mayoría de los problemas no surgen durante la recopilación, sino al mantener la coherencia a lo largo del tiempo. Una hoja de cálculo o una serie de carpetas de correo electrónico funciona bien el primer año, pero rápidamente se vuelve obsoleta después de unos pocos cambios de proveedor, empleado o línea de producto. Otro cuello de botella recurrente es que los datos de geolocalización y la declaración correspondiente se conservan de forma separada, por lo que en el momento de una solicitud no queda inmediatamente claro qué archivo corresponde a qué envío. Y dado que el plazo de conservación puede comenzar a contar en un momento diferente para cada documento, es difícil saber con una estructura de carpetas suelta cuándo algo es todavía relevante y cuándo ya no lo es.
Hacerlo por su cuenta, con apoyo donde cuenta
Por eso muchas pymes eligen un camino intermedio: los documentos de origen y la relación con los proveedores se mantienen en la empresa, pero la estructura, el vínculo entre geolocalización y declaración, y el seguimiento del plazo se apoyan en un sistema. Esto es también donde eudri.com encaja: estructuramos y validamos el expediente por flujo de producto y generamos la declaración a partir de él, pero la evaluación de riesgos legal y las decisiones finales siguen siendo responsabilidad suya como operador del mercado. Como un expediente también contiene datos comercialmente sensibles de proveedores, vale la pena revisar previamente cómo se almacenan y protegen los datos; esto se explica en la página sobre cómo tratamos sus datos.
Primero, saber dónde está
Antes de decidir cómo estructurar la obligación de conservación, es útil dejar claro primero qué función tiene en la cadena y qué obligación conlleva, ya que esto también determina cómo debe verse su expediente. Puede verificarlo en unos pocos cuestiones con la verificación gratuita de funciones. Si desea ver exactamente qué pasos automatizamos y cuáles permanecen en su responsabilidad, consulte cómo funciona el proceso desde el expediente hasta la declaración.
Para su situación específica, incluida la cuestión de si su método actual de conservación es suficiente, un abogado o la autoridad competente de supervisión sigue siendo el interlocutor adecuado. Si primero desea explorar por su cuenta qué se aplica a sus productos y función, comience con la verificación gratuita de funciones o consulte los temas en la base de conocimientos.