Ναι, μπορείτε να οργανώσετε μόνοι σας την υποχρέωση φύλαξης πέντε ετών της EUDR. Ο κανονισμός δεν προβλέπει κάποιο συγκεκριμένο σύστημα ή προμηθευτή· προβλέπει ότι θα διατηρήσετε προσβάσιμα για τη αρμόδια αρχή τα υποκείμενα έγγραφα, τα δεδομένα γεωτοποθέσίας και τη δήλωση επαληθείας κατά της δέσμευσης για πέντε χρόνια. Ο τρόπος με τον οποίο θα το οργανώσετε τεχνικά εξαρτάται από εσάς.
Το πραγματικό ερώτημα που τίθεται στην πράξη είναι διαφορετικό: είναι δυνατό να το διατηρήσετε για πέντε χρόνια με συνέπεια, πληρότητα και άμεση ανάκτηση χρησιμοποιώντας τα μέσα που έχετε διαθέσιμα σήμερα; Για μια μόνο ροή προϊόντος με σταθερό προμηθευτή, αυτό είναι συχνά εφικτό. Όταν προστεθούν πολλαπλές πρώτες ύλες, χώρες ή προμηθευτές, το κίνδυνο να λείπει κάτι τη στιγμή που το χρειάζεστε αυξάνεται.
Τι απαιτεί ειδικά η υποχρέωση φύλαξης από εσάς
Δεν πρόκειται για ένα μόνο έγγραφο αλλά για ένα αρχείο: τη δήλωση επαληθείας κατά της δέσμευσης, τα δεδομένα γεωτοποθέσίας των αγρών, τα έγγραφα με τα οποία τεκμηριώνετε την προέλευση και τη νομιμότητα, την αξιολόγηση κινδύνου που πραγματοποιήσατε, και την αλληλογραφία με τους προμηθευτές σχετικά με αυτήν. Όλα αυτά τα στοιχεία πρέπει να διατηρηθούν μαζί για πέντε χρόνια και να ανακτηθούν γρήγορα σε περίπτωση αιτήματος. Τα συγκεκριμένα έγγραφα διαφέρουν ανά πρώτη ύλη· για τον καφέ η έμφαση είναι διαφορετική από ό,τι για το ξύλο ή το βόειο κρέας. Μια ανάλυση ανά πρώτη ύλη θα βρείτε στη βάση γνώσης με τεκμηρίωση ανά πρώτη ύλη.
Τι μπορείτε να κάνετε καλά μόνοι σας
Ορισμένα ζητήματα είναι διοικητικής φύσης και δεν απαιτούν εξειδικευμένη γνώση. Μπορείτε να δημιουργήσετε μόνοι σας μια σταθερή δομή φακέλων ή αρχείων ανά ροή προϊόντος, ώστε τα δεδομένα γεωτοποθέσίας, τα τιμολόγια και οι δηλώσεις να βρίσκονται μαζί. Μπορείτε να τηρήσετε μόνοι σας ένα κατάλογο ποιο έγγραφο αντιστοιχεί σε ποια αποστολή και πότε ξεκινά η περίοδος φύλαξης του εγγράφου. Και μπορείτε να συμφωνήσετε μόνοι σας ποιος είναι υπεύθυνος εντός του οργανισμού σας, σε περίπτωση που κάποιος λάβει άδεια ή αποχωρήσει. Αυτό το τελευταίο ακούγεται προφανές, αλλά στην πράξη είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος που ένα αρχείο γίνεται ελλιπές: η γνώση ήταν στο κεφάλι ενός ατόμου, όχι στο σύστημα.
Πού συχνά αποτυγχάνει το να το κάνετε μόνοι
Τα περισσότερα προβλήματα δεν προκύπτουν κατά τη συλλογή, αλλά κατά τη διατήρηση της συνέπειας με το χρόνο. Ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια σειρά φακέλων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργεί καλά το πρώτο χρόνο, αλλά γρήγορα ξεπερνά τις μερικές αλλαγές προμηθευτή, υπαλλήλου ή γραμμής παραγωγής. Ένα άλλο επαναλαμβανόμενο εμπόδιο είναι ότι τα δεδομένα γεωτοποθέσίας και η σχετική δήλωση αποθηκεύονται χωριστά, έτσι ώστε τη στιγμή ενός αιτήματος να μην είναι αμέσως σαφές ποιο αρχείο αντιστοιχεί σε ποια αποστολή. Και επειδή η περίοδος φύλαξης μπορεί να ξεκινά σε διαφορετικό χρόνο για κάθε έγγραφο, είναι δύσκολο να παρακολουθείτε με μια απλή δομή φακέλων πότε κάτι είναι ακόμα σχετικό και πότε δεν είναι πλέον.
Να το κάνετε μόνοι σας, με υποστήριξη όπου έχει σημασία
Πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις επιλέγουν επομένως έναν ενδιάμεσο δρόμο: τα πρωτότυπα έγγραφα και η σχέση με τους προμηθευτές παραμένουν σε αυτούς, αλλά η δομή, ο σύνδεσμος μεταξύ γεωτοποθέσίας και δήλωσης, και η παρακολούθηση της προθεσμίας υποστηρίζονται από ένα σύστημα. Εδώ είναι που εφαρμόζεται το eudri.com: δομούμε και επαληθεύουμε το αρχείο ανά ροή προϊόντος και παράγουμε τη δήλωση από αυτό, αλλά η νόμιμη αξιολόγηση κινδύνου και οι τελικές αποφάσεις παραμένουν σε εσάς ως συμμετέχοντα στην αγορά. Επειδή ένα αρχείο περιέχει επίσης εμπορικά ευαίσθητα δεδομένα προμηθευτών, αξίζει να προδιαγράψετε εκ των προτέρων πώς αποθηκεύονται και προστατεύονται τα δεδομένα· αυτό εξηγείται στη σελίδα σχετικά με το πώς χειριζόμαστε τα δεδομένα σας.
Πρώτα γνωρίστε που στέκεστε
Πριν αποφασίσετε πώς θα οργανώσετε την υποχρέωση φύλαξης, είναι χρήσιμο να έχετε πρώτα ξεκάθαρη την ποια ρόλο έχετε στη αλυσίδα και ποια υποχρέωση συνδέεται με αυτό, καθώς αυτό καθορίζει επίσης πώς θα πρέπει να μοιάζει το αρχείο σας. Μπορείτε να το ελέγξετε σε λίγες ερωτήσεις με το δωρεάν έλεγχο ρόλου. Αν θέλετε να δείτε ακριβώς ποια βήματα αυτοματοποιούμε και ποια παραμένουν στη δική σας ευθύνη, δείτε τότε πώς λειτουργεί η διαδικασία από το αρχείο στη δήλωση.
Για την ιδιαίτερη κατάστασή σας, συμπεριλαμβανομένης της ερώτησης εάν ο τρόπος διατήρησης αρχείων που ακολουθείτε επί του παρόντος είναι επαρκής, ένας νομικός ή η αρμόδια αρχή εποπτείας είναι το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας. Αν θέλετε πρώτα να διερευνήσετε μόνοι σας τι ισχύει για τα προϊόντα και τον ρόλο σας, ξεκινήστε τότε με τον δωρεάν έλεγχο ρόλου ή περιηγηθείτε στα θέματα της τράπεζας γνώσης.