Da, lahko sami organizirate obavezo hrambe pet let po EUDR. Uredba ne predvideva nobenega posebnega sistema ali dobavitelja; predvideva, da osnovne dokumente, podatke o geografski lokaciji in izjavo o ustreznosti preverke pet let hranite dostopne pristojnemu organu. Kako to tehnično uredite, je odvisno od vas.
Vprašanje, ki se v praksi postavlja, je drugačno: ali se vam posreči to pet let konsistentno, popolno in iskivo ohranjati s sredstvi, ki jih ima trenutno? Za en sam proizvodni tok s stabilnim dobaviteljem je to pogosto mogoče. Takoj ko se pridruži več surovin, držav ali dobaviteljev, se tveganje povečuje, da kaj manjka v trenutku, ko ga potrebujete.
Kaj obaveza hrambe konkretno od vas zahteva
Ne gre za en sam dokument, ampak za mapo: izjavo o ustreznosti preverke samo, podatke o geografski lokaciji zemljišč, dokumente, s katerimi podprete izvor in zakonitost, oceno tveganja, ki ste jo izvedli, in korespondence z dobavitelji o tem. Vsi ti elementi morajo skupaj ostati hranjeni pet let in mora biti mogoče, na zahtevo, hitro najti. Kateri dokumenti so to natančno, se razlikuje glede na surovino; za kavo je poudarek drugačen kot za les ali govedo. Pregled po surovini najdete v bazi znanja z dokumentacijo po surovini.
Kaj lahko sami dobro naredite
Številne stvari so upravne narave in ne zahtevajo posebnih strokovnih znanj. Sami lahko za vsak proizvodni tok vzpostavite fiksno strukturo map ali datotek, da so podatki o geografski lokaciji, računi in izjave skupaj. Sami lahko vodite seznam, kateri dokument pripada kateri pošiljki in kdaj se obdobje hrambe tega dokumenta začne šteti. In sami lahko dogovorite, kdo v vaši organizaciji je odgovoren, če je nekdo na dopustu ali odide. Zadnje se sliši samoumevno, vendar je v praksi najpogostejši razlog, da mapa postane nepopolna: znanje je bilo pri eni osebi, ne v sistemu.
Kje samo delu pogosto ne uspe
Večina težav ne nastane pri zbiranju, temveč pri konsistentnem ohranjanju skozi čas. Preglednica ali niz e-poštnih map prve leto dobro deluje, vendar po nekaj menjavah dobaviteljev, zaposlenih ali proizvodnih linij hitro postane zastarela. Drugo ponavljajočo se ozko grlo je, da se podatki o geografski lokaciji in pripisana izjava hranita odločena druga od druge, kar pomeni, da v trenutku zahteve ni takoj jasno, katera datoteka pripada kateri pošiljki. In ker se lahko obdobje hrambe za vsak dokument začne spreminjati v drugem trenutku, je težko z golo strukturo map slediti, kdaj je kaj še relevantno in kdaj ni več.
Samo delo s podporo tam, kjer šteje
Številna mala in srednja podjetja se zato odločijo za vmesno pot: izvirni dokumenti in odnos z dobaviteljem ostanejo pri njih, vendar strukturo, povezavo med geografsko lokacijo in izjavo ter spremljanje roka podpira sistem. To je tudi vlog, ki ga ima eudri.com: strukturiramo in potrjujemo mapo na proizvodni tok in iz nje generiramo izjavo, vendar ostane zakonska ocena tveganja in končne odločitve pri vas kot učastencih na trgu. Ker mapa vsebuje tudi komercialno občutljive podatke dobaviteljev, je vredno vnaprej preveriti, kako se podatki shranjujejo in varujejo; to je pojasnjeno na strani o kako ravnamo s svojimi podatki.
Najprej vedo, kje ste
Preden se odločite, kako uredite obavezo hrambe, je koristno, da najprej jasno veste, kakšna je vaša vloga v verigi in kakšna je obaveza, ki je z njo povezana, saj to tudi določa, kako mora videti vaša mapa. To lahko preverite z nekaj vprašanji s brezplačni pregled vlog. Če želite natančno videti, katere korake avtomatiziramo in katere ostanejo pri vas, si oglejte kako deluje proces od datoteke do izjave.
Za lastno situacijo, vključno z vprašanjem, ali je vaš trenutni način hranjenja ustrezen, ostaja pravnik ali pristojni nadzorni organ pravo stičišče. Če želite najprej sami raziskati, kaj velja za vaše proizvode in vlogo, začnite s prosto preverjanjem vlog ali pa preglejte teme v bazi znanja.