Igen, magad szervezheted az EUDR szerinti ötéves megőrzési kötelezettséget. A rendelet nem ír elő konkrét rendszert vagy szállítót; azt írja elő, hogy az alapul szolgáló dokumentumokat, a geohelymeghatározási adatokat és a megfelelőségi vizsgálati nyilatkozatot öt évig hozzáférhetővé tartod a felügyeleti hatóság számára. Ezek technikai szervezése az Ön feladata.
A gyakorlatban azonban más kérdés merül fel: sikerül-e azt öt éven keresztül következetesen, teljes körűen és megtalálhatóan tartani az erőforrásokkal, amelyek jelenleg a rendelkezésére állnak? Egyetlen termékvonal esetén egy stabil szállítóval gyakran megoldható. Amint azonban több alapanyag, ország vagy szállító kerül a képbe, nő annak a kockázata, hogy valami hiányzik abban a pillanatban, amikor szüksége van rá.
Mit konkrétan igényel tőled a megőrzési kötelezettség
Nem egyetlen dokumentumról van szó, hanem egy teljes dossziéról: maga a megfelelőségi vizsgálati nyilatkozat, a parcellák geohelymeghatározási adatai, azok a dokumentumok, amelyekkel az eredetet és a jogszerűséget alátámasztod, a végzett risztózetonként azonban eltérő. információs adatbázis alapanyagonként dokumentumokkal.
Amit magad jól megtehetsz
Számos dolog adminisztratív jellegű, és nem igényel szakosodott ismereteket. Magad felépíthetsz egy állandó mappa- vagy fájlstruktúrát termékvonalonként, így a geohelymeghatározási adatok, számlák és nyilatkozatok egy helyen vannak. Magad vezethet olyan listát, amely rögzíti, mely dokumentum mely szállítmányhoz tartozik, és az adott dokumentum megőrzési határideje mikor kezd futni. És magad állapodhat meg szervezetén belül abban, hogy ki a felelős, ha valaki szabadságon van vagy elkelyez. Ez utóbbi magától értetődőnek hangzik, de a gyakorlatban ez a leggyakoribb oka annak, hogy egy dosszié hiányos lesz: a tudás egy személynél volt, nem a rendszerben.
Hol szokott a saját szervezés tönkremenni
A legtöbb probléma nem az összegyűjtéskor, hanem a hosszú ideig tartó konzisztens fenntartáskor keletkezik. A táblázat vagy az e-mail mappák sorozata az első évben jól működik, de szállító-, alkalmazott vagy terméksor-váltások után gyorsan elavulnak. A visszatérő szűk keresztmetszet az is, hogy a geohelymeghatározási adatok és a hozzájuk kapcsolódó nyilatkozat egymástól elkülönülten tárolódnak, így a megkereséskor nem világos azonnal, mely fájl mely szállítmányhoz tartozik. És mivel a megőrzési határidő dokumentumonként eltérő időpontban kezdhet futni, nehéz nyomon követni egy egyszerű mappastruktúrával, hogy valami még relevans-e, vagy már nem.
Saját szervezés, támogatással a lényeges pontokon
Ezért számos kisvállalat egy köztes megoldást választ: a forrásdokumentumok és a szállítói kapcsolat náluk marad, de a strukturálást, a geohelymeghatározás és nyilatkozat összekapcsolását, valamint a határidő nyomon követését egy rendszer támogatja. Ez az, ahol az eudri.com szerepet játszik: termékvonalonként strukturáljuk és validáljuk a dossziét, és abból generáljuk a nyilatkozatot, azonban a jogszabályi kockázatbecslés és a végső döntések az Ön, mint piacfelhasználó feladatköre maradnak. Mivel a dosszié kereskedelmi szempontból érzékeny szállítóiadatokat is tartalmaz, érdemes előzetesen megnézni, hogyan tárolódnak és védelmeztetnek az adatok; ezt ismertettük a hogyan kezeljük az Ön adatait oldalon.
Először tisztázz a helyzeteddel
Mielőtt eldöntöd, hogyan szervezed a megőrzési kötelezettséget, hasznos előbb tisztázni, milyen szereped van a láncban és milyen kötelezettség tartozik hozzá, mert ez azt is meghatározza, hogy a dosszié milyennek kell lennie. Ezt néhány kérdés segítségével ellenőrizheted az ingyenes szerep-azonosítóban. Ha pontosan szeretné látni, mely lépéseket automatizáljuk, és melyek maradnak az Önnél, tekintse meg hogyan működik a dosszié-ból nyilatkozattá való átalakítás folyamata.
A saját helyzet kapcsán, beleértve azt a kérdést, hogy jelenlegi adattárolási módja megfelelő-e, egy jogász vagy a hatáskörrel rendelkezô felügyeleti szervezet az igazi kapcsolattartó pont. Ha először saját maga szeretné feltárni, hogy milyen kötelezettségek vonatkoznak az Ön termékeire és szerepére, kezdje a ingyenes szerepellenôrzéssel, vagy böngésszen át a tudásbázis témáin.