Oui, vous êtes autorisé à organiser vous-même l'obligation de conservation de cinq ans prévue par le règlement EUDR. Le règlement ne prescrit aucun système ou prestataire spécifique ; il prescrit que vous conservez accessible pendant cinq ans les documents sous-jacents, les données de géolocalisation et la déclaration de diligence raisonnable pour l'autorité compétente. La façon dont vous l'organisez techniquement vous appartient.
La question qui se pose réellement dans la pratique est différente : parviendrez-vous à maintenir cela pendant cinq ans de manière cohérente, complète et traçable avec les moyens dont vous disposez actuellement ? Pour un seul flux de produits avec un fournisseur stable, c'est souvent faisable. Dès que plusieurs matières premières, pays ou fournisseurs s'ajoutent, le risque augmente qu'il manque quelque chose au moment où vous en aurez besoin.
Ce que l'obligation de conservation exige concrètement de vous
Il ne s'agit pas d'un seul document mais d'un dossier : la déclaration de diligence raisonnable elle-même, les données de géolocalisation des parcelles, les documents attestant l'origine et la légalité, l'évaluation des risques que vous avez effectuée, et la correspondance avec les fournisseurs à ce sujet. Tous ces éléments doivent être conservés ensemble pendant cinq ans et, sur demande, être rapidement retrouvables. Les documents exacts varient selon la matière première ; l'accent est différent pour le café que pour le bois ou le bétail. Un aperçu par matière première se trouve dans la base de connaissances avec documentation par matière première.
Ce que vous pouvez faire vous-même
Un certain nombre de tâches sont de nature administrative et ne demandent pas de connaissances spécialisées. Vous pouvez vous-même mettre en place une structure de dossiers ou de fichiers régulière par flux de produits, de sorte que les données de géolocalisation, les factures et les déclarations soient regroupées. Vous pouvez vous-même tenir à jour une liste indiquant quel document correspond à quel envoi et quand la période de conservation pour ce document commence à s'écouler. Et vous pouvez vous-même convenir qui au sein de votre organisation est responsable si quelqu'un est en vacances ou s'en va. Cela peut sembler évident, mais c'est dans la pratique la raison la plus courante pour laquelle un dossier devient incomplet : les connaissances se trouvaient chez une seule personne, pas dans le système.
Où le bricolage échoue souvent
La plupart des problèmes n'émergent pas lors de la collecte, mais lors du maintien de la cohérence dans le temps. Un tableur ou une série de dossiers de courrier électronique fonctionne bien la première année, mais devient rapidement obsolète après quelques changements de fournisseur, d'employé ou de ligne de produits. Un autre goulot d'étranglement récurrent est que les données de géolocalisation et la déclaration correspondante sont conservées séparément, ce qui fait que au moment d'une demande, il n'est pas immédiatement clair quel fichier correspond à quel envoi. Et comme la période de conservation peut commencer à s'écouler à un moment différent pour chaque document, il est difficile de suivre avec une simple structure de dossiers quand quelque chose est encore pertinent et quand cela ne l'est plus.
Faire soi-même, avec assistance où cela compte
De nombreuses PME optent donc pour une approche intermédiaire : les documents sources et la relation avec les fournisseurs restent chez eux, mais la structure, le lien entre la géolocalisation et la déclaration, et la surveillance de la période de conservation sont soutenus par un système. C'est aussi le rôle d'eudri.com : nous structurons et validons le dossier par flux de produits et en générons la déclaration, mais l'évaluation des risques prescrite par la loi et les choix finaux restent chez vous en tant que participant au marché. Puisqu'un dossier contient aussi des données de fournisseurs commercialement sensibles, il vaut la peine de vérifier au préalable comment les données sont stockées et sécurisées ; c'est expliqué à la page sur comment nous traitons vos données.
Commencez par savoir où vous en êtes
Avant de décider comment vous organisez l'obligation de conservation, il est utile de d'abord clarifier le rôle que vous occupez dans la chaîne et quelle obligation en découle, car cela détermine aussi à quoi votre dossier doit ressembler. Vous pouvez le vérifier en quelques questions avec la vérification gratuite des rôles. Si vous souhaitez voir précisément quelles étapes nous automatisons et lesquelles vous restent à charge, consultez comment fonctionne le processus du dossier à la déclaration.
Pour votre situation particulière, notamment la question de savoir si votre méthode actuelle de conservation est suffisante, un juriste ou l'autorité de contrôle compétente reste l'interlocuteur approprié. Si vous souhaitez d'abord explorer vous-même ce qui s'applique à vos produits et votre rôle, commencez par le contrôle de rôle gratuit ou parcourez les sujets de la base de connaissances.