Ano, smíte si povinnost archivace na pět let podle EUDR zařídit sami. Nařízení nepředepisuje žádný konkrétní systém ani poskytovatele; předepisuje, že musíte mít podkladové dokumenty, údaje o geolokalitě a prohlášení o transparentnosti dodavatelského řetězce po dobu pěti let přístupné pro příslušný orgán. Jak si to technicky zorganizujete, je na vás.
Otázka, která se za tím v praxi skrývá, je jiná: podaří se vám to udržovat pět let konzistentně, úplně a snadno dohledatelné s prostředky, které máte k dispozici? U jedné producenské linie se stabilním dodavatelem se to často daří. Jakmile se přidají další suroviny, země nebo dodavatelé, roste riziko, že při hledání něco chybí.
Co konkrétně archivace vyžaduje
Nejde o jeden dokument, ale o složku: samotné prohlášení o transparentnosti dodavatelského řetězce, údaje o geolokalitě parcel, dokumenty, kterými podložíte původ a zákonnost, provedená posouzení rizik a korespondence s dodavateli k tomuto tématu. Všechny tyto součásti musí být spolu archivovány pět let a musí být na požádání rychle dohledatelné. Které dokumenty to přesně jsou, se liší podle suroviny; u kávy je důraz jiný než u dřeva nebo hovězího masa. Přehled podle suroviny najdete v vědomostní bázi s dokumentací pro jednotlivé suroviny.
Co si můžete zařídit sami
Několik věcí má administrativní charakter a nevyžaduje žádné speciální znalosti. Můžete si sami nastavit pevnou strukturu složek nebo souborů pro každou producenskou linii, aby údaje o geolokalitě, faktury a prohlášení byla pohromadě. Můžete si sami vést seznam, který dokument patří k jaké zásilce a kdy začíná období archivace pro daný dokument. A můžete si sami domluvit, kdo ve vaší organizaci je odpovědný, když je někdo na dovolené nebo odchází. Poslední jmenované zní samozřejmě, ale v praxi je nejčastější příčinou neúplné složky: znalosti měla jen jedna osoba, ne systém.
Kde zařizování sami často selhává
Většina problémů nevzniká při sběru, ale při udržování konzistence v čase. Tabulka nebo řada e-mailových složek fungují první rok dobře, ale po několika změnách dodavatele, zaměstnance nebo producenské linie se rychle zastarají. Dalším opakujícím se problémem je, že údaje o geolokalitě a odpovídající prohlášení se archivují odděleně, takže není hned jasné, který soubor patří k jaké zásilce. A protože období archivace může pro každý dokument začít v jiný čas, je obtížné s jednoduchou strukturou složek sledovat, kdy je něco stále relevantní a kdy už ne.
Zařizování sami s podporou tam, kde to je podstatné
Mnoho malých a středních podniků si proto volí střední cestu: zdrojové dokumenty a vztah s dodavatelem si nechávají doma, ale strukturu, propojení mezi geolokalitou a prohlášením a kontrolu termínů si nechávají podporovat systémem. To je také místo, kde se uplatňuje eudri.com: my strukturujeme a ověřujeme složku pro každou producenskou linii a z ní vygenerujeme prohlášení, ale zákonné posouzení rizik a konečná rozhodnutí zůstávají u vás jako účastníka trhu. Protože složka obsahuje také obchodně citlivé údaje o dodavatelích, stojí za to se předem podívat, jak se údaje ukládají a chrání; to je vysvětleno na stránce o jak zacházíme s vašimi údaji.
Nejdříve si ujasnit svou pozici
Než se rozhodnerete, jak si povinnost archivace zorganizujete, je užitečné si nejdříve jasně ujasnit, jakou roli máte v řetězci a jaká povinnost s ní souvisí, protože to určuje také, jak by vaše složka měla vypadat. Můžete si to ověřit v několika otázkách pomocí bezplatné kontroly rolí. Chcete-li přesně vidět, které kroky automatizujeme a které zůstávají na vás, podívejte se na jak proces od dossier k prohlášení funguje.
Pro vaši konkrétní situaci, včetně otázky, zda je váš současný způsob uchovávání dostačující, zůstává právník nebo příslušný dohledový orgán tou správnou kontaktní osobou. Chcete-li se nejdříve sami orientovat v tom, co se vztahuje na vaše produkty a roli, začněte s bezplatnou kontrolou rolí nebo si prohlédněte témata v nástroji znalostní báze.