Da, možete sami organizirati obvezu čuvanja podataka od pet godina prema EUDR-u. Uredba ne propisuje određeni sustav ili pružatelja usluge; propisuje da morate temeljne dokumente, podatke o geolociranju i izjavu o dužnoj pažnji pet godina držati dostupnima nadležnom tijelu. Kako to tehnički organizirate, prepušteno je vama.
Pitanje koje se krije iza toga je drugačije: možete li to pet godina dugo dosljedno, cjelovito i pretražljivo održavati s resursima koje sada imate? Za jedan proizvodni tok s postojanom dobavljačem često je to moguće. Čim se doda više sirovina, zemalja ili dobavljača, raste rizik da nešto nedostaje u trenutku kad vam treba.
Što vam konkretno traži obaveza čuvanja podataka
Nije riječ o jednom dokumentu već o dosijeu: samoj izjavi o dužnoj pažnji, podacima o geolociranju parcela, dokumentima kojima potvrđujete podrijetlo i legalnost, procjeni rizika koju ste proveli, te korespondenciji s dobavljačima. Svi ti dijelovi moraju se čuvati pet godina zajedno i, na zahtjev, brzo se pronaći. Koji točno dokument to jest, razlikuje se po sirovini; za kavu je drugačije nego za drvo ili goveđe meso. Pregled po sirovini nalazi se u bazi znanja s dokumentacijom po sirovini.
Što sami odličnog možete učiniti
Nekoliko stvari je administrativne prirode i ne zahtijeva specijalističko znanje. Sami možete postaviti stalnu strukturu mapa ili datoteka po proizvodnom toku, tako da podaci o geolociranju, računi i izjave budu na jednom mjestu. Sami možete voditi popis što koji dokument pripada kojoj pošiljci i kada počinje period čuvanja za taj dokument. I sami možete dogovoriti tko je odgovoran unutar vaše organizacije ako je neko na godišnjem ili ide. Potonje zvuči očito, ali u praksi je glavni razlog što dossier postaje nepotpun: znanje je bilo kod jedne osobe, ne u sustavu.
Gdje samoinicijativa često ne uspije
Većina problema ne nastaje pri prikupljanju već pri dugoročnom održavanju. Tabličica ili niz mapa s e-mailom radi dobro prvog godina, ali već nakon nekoliko zamjena dobavljača, zaposlenika ili proizvodne linije brzo zastarije. Još jedan čest uski grls jest što se podaci o geolociranju i pripisana izjava čuvaju odvojeno, što na trenutak zahtjeva otežava jasnoću koji datoteka pripada kojoj pošiljci. A jer period čuvanja za svaki dokument može početi u drugom trenutku, teško je s puko mapnom strukturom pratiti kad je nešto još relevantno i kad više nije.
Samostalno s podrškom gdje je bitna
Mnoga mala i srednja poduzeća biraju između: izvorni dokumenti i odnos s dobavljačem ostaju kod njih, ali strukturu, povezanost geolociranja i izjave te nadzor roka podržava sustav. To je također gdje se eudri.com uklapa: strukturiramo i validiramo dossier po proizvodnom toku te iz njega generirate izjavu, ali zakonska procjena rizika i konačne odluke ostaju kod vas kao tržišnog sudionika. Jer dossier može sadržavati osjetljive podatke dobavljačeva, vrijedi unaprijed razmotriti kako se podaci čuvaju i štite; to je objašnjeno na stranici o kako postupamo s vašim podacima.
Prvo saznajte gdje ste
Prije nego odlučite kako organizirati obvezu čuvanja podataka, korisno je prvo biti jasan o svojoj ulozi u lancu opskrbe i o obvezi koja uz nju ide, jer to također određuje kako treba izgledati vaš dossier. To možete provjeriti u nekoliko pitanja pomoću besplatne provjere uloga. Ako želite vidjeti točno koje korake automatiziramo i koje ostaju vaša odgovornost, pogledajte kako proces od dosjea do izjave funkcionira.
Za vlastitu situaciju, uključujući pitanje je li vaš trenutni način čuvanja primjeren, pravnik ili nadležno nadzorno tijelo je pravi kontakt. Ako prvo sami želite istražiti što vrijedi za vaše proizvode i vašu ulogu, započnite besplatnom provjerom uloga ili pregledajte teme u bazi znanja.