Ja, Sie dürfen die fünfjährige Aufbewahrungspflicht der EUDR selbst organisieren. Die Verordnung schreibt kein spezifisches System oder keine spezifische Dienstleistung vor; sie schreibt vor, dass Sie die zugrunde liegenden Dokumente, Geolokalisierungsdaten und die Sorgfaltserklärung fünf Jahre lang für die zuständige Behörde zugänglich halten. Wie Sie dies technisch gestalten, liegt bei Ihnen.
Die Frage, die sich in der Praxis dahinter verbirgt, ist eine andere: Gelingt es Ihnen, dies über fünf Jahre hinweg konsistent, vollständig und auffindbar mit den Mitteln zu halten, die Sie derzeit haben? Bei einer einzelnen Produktlinie mit einem stabilen Lieferanten ist das oft machbar. Sobald mehrere Rohstoffe, Länder oder Lieferanten hinzukommen, wächst das Risiko, dass etwas fehlt, wenn Sie es brauchen.
Was die Aufbewahrungspflicht konkret von Ihnen verlangt
Es geht nicht um ein einzelnes Dokument, sondern um ein Dossier: die Sorgfaltserklärung selbst, die Geolokalisierungsdaten der Parzellen, die Dokumente, mit denen Sie Herkunft und Rechtmäßigkeit nachweisen, die Risikobewertung, die Sie durchgeführt haben, und die Korrespondenz mit Lieferanten dazu. Alle diese Bestandteile müssen zusammen fünf Jahre lang aufbewahrt werden und bei Anfrage schnell auffindbar sein. Welche Unterlagen genau erforderlich sind, unterscheidet sich je nach Rohstoff; bei Kaffee liegt der Fokus anders als bei Holz oder Rindfleisch. Eine Übersicht pro Rohstoff finden Sie in der Wissensdatenbank mit Dokumentation pro Rohstoff.
Was Sie selbst sehr gut tun können
Eine Reihe von Aufgaben ist verwaltungstechnischer Natur und erfordert keine spezialisierten Kenntnisse. Sie können selbst eine konsistente Ordner- oder Dateistruktur pro Produktlinie einrichten, damit Geolokalisierungsdaten, Rechnungen und Erklärungen beisammen sind. Sie können selbst eine Liste führen, welches Dokument zu welcher Sendung gehört und wann die Aufbewahrungsfrist für dieses Dokument zu laufen beginnt. Und Sie können selbst festlegen, wer in Ihrer Organisation verantwortlich ist, wenn jemand in Urlaub ist oder geht. Letzteres klingt selbstverständlich, ist aber in der Praxis der häufigste Grund, warum ein Dossier unvollständig wird: das Wissen saß bei einer Person, nicht im System.
Wo es beim Selbermachen oft schiefgeht
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Sammeln, sondern beim konsistenten Halten über die Zeit. Eine Tabellenkalkulation oder eine Reihe von E-Mail-Ordnern funktioniert im ersten Jahr gut, wird aber nach ein paar Lieferanten-, Mitarbeiter- oder Produktlinienwechseln schnell veraltet. Ein anderer wiederkehrender Engpass ist, dass Geolokalisierungsdaten und die entsprechende Erklärung getrennt voneinander aufbewahrt werden, wodurch bei einer Anfrage nicht sofort klar ist, welche Datei zu welcher Sendung gehört. Und weil die Aufbewahrungsfrist für jedes Dokument zu einem anderen Zeitpunkt zu laufen beginnen kann, ist es schwierig, mit einer einfachen Ordnerstruktur den Überblick zu behalten, wann etwas noch relevant ist und wann nicht mehr.
Selbermachen mit Unterstützung, wo es zählt
Viele KMU entscheiden sich daher für einen Mittelweg: Die Ursprungsdokumente und die Lieferantenbeziehung bleiben bei ihnen, aber die Struktur, die Verknüpfung zwischen Geolokalisierung und Erklärung sowie die Überwachung der Frist werden durch ein System unterstützt. Das ist auch der Bereich, in den eudri.com passt: Wir strukturieren und validieren das Dossier pro Produktlinie und erstellen daraus die Erklärung, aber die gesetzliche Risikobewertung und die endgültigen Entscheidungen liegen bei Ihnen als Marktakteur. Da ein Dossier auch geschäftlich sensible Lieferantendaten enthält, lohnt es sich, vorher zu prüfen, wie Daten gespeichert und geschützt werden; dies wird auf der Seite erläutert wie wir mit Ihren Daten umgehen.
Erst klären, wo Sie stehen
Bevor Sie entscheiden, wie Sie die Aufbewahrungspflicht gestalten, ist es sinnvoll, zunächst klar zu haben, welche Rolle Sie in der Lieferkette haben und welche Verpflichtung damit verbunden ist, denn das bestimmt auch, wie Ihr Dossier aussehen muss. Das können Sie in wenigen Fragen überprüfen mit der kostenlosen Rollenprüfung. Wenn Sie genau sehen möchten, welche Schritte wir automatisieren und welche bei Ihnen bleiben, schauen Sie sich bitte an wie der Prozess vom Dossier zur Erklärung funktioniert.
Für Ihre eigene Situation, einschließlich der Frage, ob Ihre derzeitige Speichermethode ausreichend ist, bleibt ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner. Wenn Sie zunächst selbst erkunden möchten, was für Ihre Produkte und Ihre Rolle gilt, beginnen Sie mit der kostenlosen Rollenprüfung oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank.