Ja, du må selv organisere opbevaringspligten på fem år i henhold til EUDR. Forordningen foreskriver intet specifikt system eller leverandør; den foreskriver, at du holder de underliggende dokumenter, geolokaliseringsdata og erklæringen om forsvarlig adfærd tilgængelig i fem år for den kompetente myndighed. Hvordan du teknisk indretter det, er op til dig.
Det spørgsmål, der i praksis ligger bag ved, er et andet: lykkes det at holde det fem år lang konsekvent, fuldstændig og søgeligt med de ressourcer, du har nu? For en enkelt produktstrøm med en stabil leverandør er det ofte muligt. Så snart der kommer flere råvarer, lande eller leverandører til, stiger risikoen for, at noget mangler på det tidspunkt, hvor du har brug for det.
Hvad opbevaringspligten konkret kræver af dig
Det handler ikke om ét dokument, men om et dossier: erklæringen om forsvarlig adfærd selv, geolokaliseringsdata for parcelerne, dokumenter, hvormed du underbygger herkomsten og legaliteten, den risicovurdering, du har foretaget, og korrespondancen med leverandører herom. Alle disse dele skal tilsammen opbevares i fem år og skal hurtigt kunne findes igen ved en anmodning. Hvilke stykker det præcist er, varierer afhængigt af råvaren; fokus er anderledes for kaffe end for tømmer eller kvæg. En oversigt pr. råvare finder du i videnbasen med dokumentation pr. råvare.
Hvad du selv kan klare fint
En række ting er af administrativ karakter og kræver ingen specialiseret viden. Du kan selv etablere en fast mappe- eller filstruktur pr. produktstrøm, således at geolokaliseringsdata, fakturaer og erklæringer er sammen. Du kan selv føre en liste over, hvilket dokument der hører til hvilken sending, og hvornår opbevaringspligten for det dokument begynder at løbe. Og du kan selv aftale, hvem inden for din organisation der er ansvarlig, hvis nogen har ferie eller forlader virksomheden. Det sidste lyder selvfølgeligt, men er i praksis den hyppigste grund til, at et dossier bliver ufuldstændigt: viden sad hos én person, ikke i systemet.
Hvor det selv at gøre det ofte går galt
De fleste problemer opstår ikke ved indsamlingen, men ved at holde det konsekvent over tid. Et regneark eller en række e-mailmapper fungerer fint det første år, men bliver hurtigt forældet efter nogle skift af leverandør, medarbejder eller produktlinje. Et andet tilbagevendende flaskehals er, at geolokaliseringsdata og den tilhørende erklæring opbevares adskilt, hvorfor det ikke umiddelbart er klart på tidspunktet for en anmodning, hvilken fil der tilhører hvilken sending. Og fordi opbevaringspligten for hvert dokument kan begynde på et forskelligt tidspunkt, er det svært med en løs mappestruktur at holde styr på, hvornår noget egentlig stadig er relevant, og hvornår det ikke længere er det.
Selv at gøre det, med support hvor det betyder noget
Mange små og mellemstore virksomheder vælger derfor en mellemvej: kildedokumenterne og leverandørforholdet bliver hos dem selv, men struktur, forbindelse mellem geolokaliseringsdata og erklæring samt overvågning af fristen understøttes af et system. Det er også det, som eudri.com passer ind i: vi strukturerer og validerer dossieret pr. produktstrøm og genererer erklæringen derfra, men den lovpligtige risicovurdering og de endelige valg bliver ved dig som markedsaktør. Fordi et dossier også indeholder kommercielt følsomme leverandørdata, er det værd at overveje på forhånd, hvordan data opbevares og sikres; det er forklaret på siden om hvordan vi håndterer dine data.
Først vide, hvor du står
Før du beslutter, hvordan du indretter opbevaringspligten, er det nyttigt først at have klart, hvilken rolle du har i kæden, og hvilken forpligtelse der følger med, for det bestemmer også, hvordan dit dossier skal se ud. Det kan du kontrollere på et par spørgsmål med den gratis rollecheck. Hvis du gerne vil se præcis, hvilke trin vi automatiserer, og hvilke der bliver ved dig, så se da venligst hvordan processen fra dossier til erklæring fungerer.
For dit specifikke tilfælde, herunder spørgsmålet om din nuværende måde at opbevare på er tilstrækkelig, er en advokat eller den kompetente tilsynsmyndighed det rigtige kontaktpunkt. Hvis du først gerne vil udforske selv, hvad der gælder for dine produkter og rolle, så start da med den gratis rollecheck eller gennemse emnerne i vidensbanken.