Tak, możesz samodzielnie zorganizować obowiązek przechowywania przez pięć lat wynikający z Rozporządzenia w sprawie produktów wolnych od deforestacji. Rozporządzenie nie nakazuje żadnego konkretnego systemu ani dostawcy; nakazuje natomiast utrzymywać dostęp do dokumentów bazowych, danych dotyczących lokalizacji geograficznej i oświadczenia o należytej staranności przez pięć lat dla właściwego organu. To, jak technicznie to zorganizujesz, zależy od ciebie.
Pytanie, które w praktyce się za tym kryje, jest inne: czy uda ci się utrzymać to przez pięć lat w spójny, kompletny i możliwy do odnalezienia sposób przy użyciu posiadanych przez ciebie zasobów? Dla jednego strumienia produktu ze stabilnym dostawcą jest to często możliwe. Gdy pojawi się więcej surowców, krajów lub dostawców, wzrasta ryzyko, że coś zostanie pominięte w momencie, gdy tego potrzebujesz.
Co obowiązek przechowywania konkretnie od ciebie wymaga
Nie chodzi o jeden dokument, ale o całą dokumentację: samą oświadczenie o należytej staranności, dane dotyczące lokalizacji geograficznej działek, dokumenty potwierdzające pochodzenie i legalność, przeprowadzoną ocenę ryzyka oraz korespondencję z dostawcami na ten temat. Wszystkie te elementy muszą być przechowywane razem przez pięć lat i muszą być szybko dostępne na żądanie. Które dokładnie dokumenty to są, różni się w zależności od surowca; dla kawy jest inaczej niż dla drewna czy wołowiny. Przegląd dla każdego surowca znajdujesz w bazie wiedzy z dokumentacją dla każdego surowca.
Co sam możesz dobrze zrobić
Szereg spraw ma charakter administracyjny i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Możesz sam zorganizować stałą strukturę folderów lub plików dla każdego strumienia produktu, aby dane lokalizacyjne, faktury i oświadczenia były w jednym miejscu. Możesz sam prowadzić listę, który dokument dotyczy której przesyłki i kiedy rozpoczyna się okres przechowywania dla tego dokumentu. I możesz sam ustalić, kto w twojej organizacji jest odpowiedzialny, gdy ktoś jest na urlopie lub odchodzi. Ostatnia kwestia może brzmieć oczywista, ale w praktyce jest najczęstszą przyczyną niekompletności dokumentacji: wiedza była u jednej osoby, a nie w systemie.
Gdzie samodzielne działanie często się nie sprawdza
Większość problemów nie powstaje podczas zbierania, ale podczas konsekwentnego utrzymywania w czasie. Arkusz kalkulacyjny lub seria folderów e-mail działają dobrze przez pierwszy rok, ale szybko się dezaktualizują po kilku zmianach dostawcy, pracownika lub linii produktu. Innym powtarzającym się wąskim gardłem jest przechowywanie danych lokalizacyjnych i powiązanego oświadczenia oddzielnie od siebie, co powoduje, że w momencie żądania nie jest od razu jasne, który plik dotyczy której przesyłki. A ponieważ okres przechowywania może się rozpoczynać w różnym czasie dla każdego dokumentu, trudno jest śledzić za pomocą zwykłej struktury folderów, kiedy coś jest jeszcze istotne, a kiedy już nie.
Samodzielne działanie z pomocą tam, gdzie się liczy
Wiele firm MŚP wybiera zatem rozwiązanie pośrednie: dokumenty bazowe i relacja z dostawcą pozostają u nich, ale struktura, powiązanie między lokalizacją geograficzną a oświadczeniem oraz monitorowanie terminu są wspierane przez system. To także miejsce, w którym eudri.com się pojawia: strukturyzujemy i walidujemy dokumentację dla każdego strumienia produktu oraz generujemy z niej oświadczenie, ale winna staranność w ocenie ryzyka i ostateczne decyzje pozostają u ciebie jako podmiotu. Ponieważ dokumentacja może zawierać wrażliwe komercyjnie dane dostawcy, warto wcześniej sprawdzić, jak dane są przechowywane i zabezpieczane; wyjaśniamy to na stronie dotyczącej jak postępujemy z twoimi danymi.
Najpierw wiesz, gdzie stoję
Zanim zdecydujesz, jak zorganizujesz obowiązek przechowywania, warto najpierw jasno określić, jaką rolę pełnisz w łańcuchu i jaki obowiązek się z tym wiąże, ponieważ to także determinuje, jak powinna wyglądać twoja dokumentacja. Możesz to sprawdzić w kilka pytań za pomocą bezpłatnego sprawdzenia ról. Jeśli chcesz dokładnie zobaczyć, które kroki automatyzujemy i które pozostają po twojej stronie, zapoznaj się z tym, jak proces od dossier do deklaracji działa.
W przypadku twojej konkretnej sytuacji, w tym kwestii, czy twój obecny sposób przechowywania jest wystarczający, właściwym punktem kontaktowym jest prawnik lub właściwy organ nadzoru. Jeśli chcesz najpierw samodzielnie zbadać, co dotyczy twoich produktów i roli, zacznij od bezpłatnego sprawdzenia roli lub przeglądaj tematy w bazie wiedzy.