Много фирми, които се подготвят за Европейския регламент за продукти без обезлесяване (EUDR), отделят най-много време на събирането на геолокационни данни и информация за доставчиците. Това е правилно, но обикновено не е етапът, където възниквят проблемите. Грешката, която се случва най-често, е в самата декларация: референтен номер, който липсва, вече не е валиден или не съответства на партидата стоки, за която се използва.
Всеки участник на пазара в веригата след първия участник на пазара — търговец, преработвател, вносител, който препродава стоки в ЕС — може при определени условия да се позовава на декларацията за поддържане на надлежна предпазливост, която вече е подадена по-надолу в веригата, вместо да събира отново всички основни данни сам. Това се прави чрез референтния номер, който системата за информация на ЕС издава при подаване. Именно там често възниква проблемът.
Защо това се случва толкова често
Референтните номера често се предават чрез имейл или на доставчишка фактура, отделено от продукта, с който те всъщност са свързани. При фирми, които работят с различни партиди и множество доставчици, преглеждът кой номер принадлежи на коя доставка бързо се загубва. Друг често повтарящ се проблем е, че номерът е верен в момента на получаването, но вече не е валиден към момента, когато се подава собствената декларация, например защото основната декларация е междувременно оттеглена или заменена.
Също така се случва номер да бъде преведен без проверка дали той всъщност принадлежи на правилното суровинно вещество, правилната държава на произход и правилното количество. Това може да не изглежда проблем при първото подаване, но става видимо веднага щом надзорен орган проследи веригата и данните не съответстват.
Какви са последствията
Декларация с неправилен или неследим референтен номер може да бъде отклонена при подаване от системата за информация или — по-неприятно — напротив да бъде приета, докато основната връзка е неправилна. В последния случай обикновено разбирате това едва когато пристигнат въпроси, и тогава изясняването какво е грешката е повече работа от това да го регистрирате правилно от единия път.
Как да го избегнете
Същността е проста: регистрирайте за всяка партида стоки кой референтен номер принадлежи към нея, от кого сте го получили и в коя дата. При съмнение винаги проверете директно с доставчика дали номерът все още е валиден, вместо да разчитате на номер, който сте получили месеци по-рано. обяснението за всяко задължение в хранилището на знанията отношение на това, което трябва да бъде точно регистрирано при всяка роля и кога като търговец можете да се позовавате на по-ранна декларация вместо да извършвате сами пълен процес на поддържане на надлежна предпазливост.
Ако не сте сигурни дали сте в тази ситуация — участник на пазара, който подава първи, или търговец, който се позовава на по-ранна връзка — можете да дайте отговор на няколко въпроса. Ролята, която отговаря на вашата фирма, определя не само датата на началото на вашето задължение, но и дали сами разработвате пълна декларация или можете да разчитате на работата на връзка по-рано в веригата.
Други грешки, които често се появяват заедно
Неправилен референтен номер рядко идва сам. Фирмите, които това са направили неправилно, обикновено имат и неяснота относно кои документи трябва да пазят наред с декларацията и за колко време. Това е отделно задължение: данните и основните документи трябва да остават достъпни за определен период, също след подаване на декларацията. Уверете се, че връзката между референтния номер, партидата стоки и основните документи е регистрирана на едно място, а не разпръсната в имейли и фактури.
Eudri.com структурира тези данни по производствен поток: кой е доставчикът, кога е държавата на произход, кои са парцелите и кой е референтния номер, които принадлежат заедно, с прилежащите документи. На тази база генерираме декларацията за надлежна проверка или опростената декларация. При това никога сами не декларираме, че продукт е без обезлесяване; законовата оценка на риска остава при вас като участник на пазара или търговец. Как обработваме данните и откъде идва цитирането на източника, е описано в страницата, откъдето идва информацията.
Искате ли да знаете дали това е от значение за вашата фирма и коя роля и задължение се поддържат при вас? Направете безплатната проверка на ролята, или прочетете другите теми в базата знания, за да видите кой етап за вашата ситуация е първи.