Számos olyan vállalat, amely az Európai Unió ontbosszátlanítási rendelete (EUDR) betartására készül, az idejének nagy részét a geohelymeghatározási adatok és a szállítói információk gyűjtésére fordítja. Ez jogos, de általában nem ott szokott elrontani a dolgokat. A leggyakoribb hiba magában az igazolásban van: hiányzik a hivatkozási szám, már nem érvényes, vagy nem egyezik azzal az árumennyiséggel, amelyre vonatkozóan használják.
Aki a láncban az első piaci szereplő után következik — legyen szó kereskedőről, feldolgozóról vagy importőrről, aki árukat az EU-n belül továbbad —, bizonyos feltételek mellett hivatkozhat az olyan, a lánc korábbi szakaszában már benyújtott gondossági igazolásra, ahelyett hogy maga újra az összes alapul szolgáló adat gyűjtésére fordítaná az erőfeszítéseket. Ez a hivatkozási számon keresztül történik, amelyet az EU-s információs rendszer a benyújtás során ad ki. Pontosan itt szokott elrontani.
Miért történik ez olyan gyakran
A hivatkozási számokat gyakran e-mailben vagy szállítói számlákon adják át, függetlenül az ahhoz valójában kapcsolódó termékektől. Olyan vállalatok esetében, amelyek változó szállítmányokkal és több szállítóval dolgoznak, gyorsan elvész az áttekintés azzal kapcsolatban, hogy melyik szám melyik szállítmányhoz tartozik. Egy másik gyakran visszatérő probléma az, hogy a szám ugyan helyes az átvétel időpontjában, azonban már nem érvényes az idő során, amikor saját igazolást nyújtanak be, például mivel az alapul szolgáló igazolást időközben visszavonták vagy helyettesítették.
Előfordul az is, hogy egy számot átvesznek anélkül, hogy ellenőriznék, valóban a helyes nyersanyaghoz, helyes származási országhoz és helyes mennyiséghez tartozik-e. Ez az első benyújtásnál nem okoz problémát, de nyilvánvalóvá válik, amint egy felügyeleti hatóság végigkövetni a lánc lépéseit és az adatok nem passzolnak egymáshoz.
Milyen következményei vannak
Az helytelen vagy nem nyomon követhető hivatkozási számmal benyújtott igazolás az információs rendszer által elutasítható, vagy — kellemesebb eset — éppen ellenkezőleg, elfogadott, miközben az alapul szolgáló kapcsolat nem helyes. Ez utóbbi esetben gyakran csak akkor szembesülnek vele, amikor kérdések merülnek fel, és ekkor annak kiderítése, hogy hol rontották el, több munkát igényel, mint ha egycsapásra helyesen rögzítették volna.
Hogyan kerülheti ezt el
A lényeg egyszerű: minden árumennyiségnél dokumentálja, melyik hivatkozási szám tartozik hozzá, kittől kapta és milyen napon. Kétség esetén mindig közvetlenül a szállítónál ellenőrizze, hogy a szám még érvényes-e, ahelyett hogy egy hónapokkal korábban kapott számra hagyatkoznék. a kötelezettségenkénti magyarázat a tudásbázisban részletezi, mit kell pontosan rögzíteni az egyes szerepek esetén, és hogy kereskedőként mikor lehet egy korábbi igazolásra hivatkozni ahelyett, hogy saját maga végezne teljes gondossági vizsgálatot.
Aki nem biztos benne, hogy ebben a helyzetben van-e — az első benyújtó piaci szereplő vagy egy korábbi láncszeméhez hivatkozó kereskedő — megtudhatja azt néhány kérdés segítségével. Az a szerep, amely vállalkozásához illik, nem csak a kötelezettség kezdő dátumát határozza meg, hanem azt is, hogy maga készít-e teljes igazolást, vagy támaszkodhat-e a lánc korábbi szegmensében végzett munkára.
Egyéb gyakran együtt előforduló hibák
A helytelen hivatkozási szám ritkán jár egyedül. Azok a vállalatok, amelyeknél ez nem stimmel, gyakran azt is jelzi, hogy bizonytalanok azzal kapcsolatban, mely dokumentumokat kell az igazolás mellett megőrizniük és milyen hosszú ideig. Ez egy külön kötelezettség: az adatokat és az alapul szolgáló dokumentumokat a meghatározott ideig elérhetőnek kell lennie, az igazolás benyújtása után is. Gondoskodjon arról, hogy a hivatkozási szám, az árumennyiség és az alapul szolgáló dokumentumok közötti kapcsolat egy helyen legyen rögzítve, ne szétszórva az e-mailek és számlák között.
Az eudri.com termékvonalakra strukturálja az adatokat: mely szállító, mely származási ország, mely parcellák és mely azonosítószám tartoznak össze, a kapcsolódó dokumentumokkal együtt. Ezen alapulva generáljuk az összhangosított vizsgálati nyilatkozatot vagy az egyszerűsített nyilatkozatot. Ezen során magunk soha nem nyilatkozunk arról, hogy egy termék nem tartalmaz erdőirtás nyomait; a jogszabályi alapú kockázatértékelés Önöknél, mint piaci szereplőnél vagy kereskedőnél marad. Az adatok feldolgozásának módja és az információ forrása a következőn van leírva: az oldal, ahonnan az információ származik.
Szeretné megtudni, hogy ez releváns-e az Ön vállalkozása számára, és mely szerep és kötelezettség illik Önhöz? Végezze el az ingyenes szerepfelderítést, vagy olvassa el a tudásbázis többi témakörét annak megtekintéséhez, hogy az Ön helyzete esetén mely lépés kerül sorra először.