Mange virksomheder, der forbereder sig på EU's forordning om ontbossningsfrie produkter (EUDR), bruger mest tid på at indsamle geodata og leverandørinformationer. Det er berettiget, men det er normalt ikke det trin, hvor det går galt. Fejlen, der forekommer oftest, ligger i selve erklæringen: et referencenummer, der mangler, ikke længere er gyldigt, eller som ikke stemmer overens med den partiform af varer, som det bruges til.
Enhver aktør i forsyningskæden efter den første markedsaktør — en forhandler, en processor, en importør, der videresælger varer inden for EU — må under visse betingelser henvise til den tidligere erklæring om forsigtighed, som allerede er indgivet tidligere i kæden, i stedet for selv at indsamle alle de underliggende data på ny. Dette sker via referencenummeret, som EU-informationssystemet afgiver ved indsendelse. Netop der går det ofte galt.
Hvorfor det så ofte sker
Referencenumre bliver ofte sendt videre pr. e-mail eller på en leverandørfaktura, uafhængigt af det produkt, de egentlig hører til. Hos virksomheder, der arbejder med skiftende partier og flere leverandører, mistes hurtigt overblikket over, hvilket nummer der hører til hvilken levering. Et andet tilbagevendende problem er, at nummeret er korrekt på modtagelsestidspunktet, men ikke længere gyldigt, når den egne erklæring indsendes, for eksempel fordi den underliggende erklæring er blevet tilbagekaldt eller erstattet.
Det forekommer også, at et nummer overtages uden at kontrollere, om det reelt passer til den rigtige råvare, det rigtige oprindelsesland og det rigtige antal. Det synes ikke at være et problem ved den første indsendelse, men bliver synligt, så snart en tilsynsmyndighed følger kæden og dataene ikke stemmer overens.
Hvad konsekvenserne er
En erklæring med et forkert eller ikke-sporbar referencenummer kan blive afvist af informationssystemet ved indsendelse, eller — værre — accepteres, selvom det underliggende forhold ikke stemmer. I sidstnævnte tilfælde opdager De det ofte først, når der kommer spørgsmål, og da bliver det mere arbejde at find ud af, hvor det gik galt, end det ville have været at få det rigtigt ved første gang.
Sådan undgår De det
Grundreglen er simpel: dokumenter for hver partiform af varer, hvilket referencenummer, der hører til, hvem De modtog det fra, og på hvilken dato. Hvis De er i tvivl, skal De altid kontrollere hos leverandøren selv, om nummeret stadig er gyldigt, i stedet for at stole på et nummer, De modtog for måneder siden. forklaringen pr. pligt i vidensbasen går i dybden med, hvad der netop skal dokumenteres for hvilken rolle, og hvornår De som forhandler må henvise til en tidligere erklæring i stedet for selv at udføre et fuldt zorgvuldigheidsstelsel.
Hvis De er usikker på, om De er i denne situation — markedsaktør som indgiver først, eller forhandler som henviser til en tidligere aktør — kan det afgøres på nogle få spørgsmål. Den rolle, der passer til Deres virksomhed, bestemmer ikke blot ikrafttrædelsesdatoen for Deres pligt, men også, om De selv opbygger en fuldstændig erklæring eller kan stole på arbejdet hos en tidligere aktør i kæden.
Andre fejl, som ofte optræder sammen
Et forkert referencenummer kommer sjældent alene. Virksomheder, der har fejl her, viser sig ofte også at have uklarhed om, hvilke dokumenter De skal opbevare sammen med erklæringen, og hvor længe. Det er en separat pligt: data og underliggende dokumenter skal være tilgængelige gennem en fastsat periode, også efter indsendelse af erklæringen. Sørg for, at forbindelsen mellem referencenummer, partiform af varer og underliggende dokumenter er dokumenteret ét sted, ikke spredt over e-mails og fakturaer.
Eudri.com strukturerer disse data pr. produktstrøm: hvilken leverandør, hvilket oprindelsesland, hvilke parceller og hvilket referencenummer der hører sammen, sammen med de tilhørende dokumenter. På grundlag heraf genererer vi erklæringen om debetliggende omhu eller den forenklet erklæring. Vi erklærer aldrig selv, at et produkt er skovryddelsesfrit; den juridiske risikovurdering forbliver hos jer som markedsaktør eller forhandler. Hvordan vi behandler data, og hvor kildehenvisningen kommer fra, er beskrevet på siden hvor informationen kommer fra.
Vil I vide, om dette er relevant for jeres virksomhed, og hvilken rolle og pligt der passer til jer? Foretag den gratis rollecheck, eller læs de andre emner i videnbanken for at se, hvilket trin der først skal udføres i jeres situation.