Muchas empresas que se preparan para el Reglamento de la UE sobre productos libres de deforestación (EUDR) dedican la mayor parte del tiempo a recopilar geodatos e información sobre proveedores. Eso es correcto, pero generalmente no es el paso donde algo sale mal. El error más común está en la propia declaración: un número de referencia que falta, ya no es válido, o no coincide con el lote de mercancías para el que se utiliza.
Quien en la cadena viene después del primer participante en el mercado — un comerciante, un procesador, un importador que revende mercancías dentro de la UE — puede, bajo ciertas condiciones, remitirse a la declaración de diligencia debida que ya ha sido presentada anteriormente en la cadena, en lugar de recopilar nuevamente todos los datos subyacentes. Esto ocurre a través del número de referencia que el sistema de información de la UE proporciona al presentar. Precisamente ahí es donde a menudo las cosas van mal.
Por qué esto ocurre tan a menudo
Los números de referencia a menudo se transmiten por correo electrónico o en una factura del proveedor, separados del producto al que realmente pertenecen. En empresas que trabajan con lotes variables y múltiples proveedores, rápidamente se pierde la visión general de qué número corresponde a qué entrega. Otro problema recurrente es que el número es correcto en el momento de la recepción, pero ya no es válido cuando se presenta la propia declaración, por ejemplo porque la declaración subyacente ha sido retirada o reemplazada mientras tanto.
También ocurre que se adopta un número sin verificar si realmente corresponde a la materia prima correcta, el país de origen correcto y la cantidad correcta. Esto puede no parecer un problema en la primera presentación, pero se vuelve evidente cuando una autoridad de control rastrea la cadena y los datos no coinciden.
Cuáles son las consecuencias
Una declaración con un número de referencia incorrecto o no rastreable puede ser rechazada por el sistema de información al presentarla, o — lo que es más molesto — puede ser aceptada cuando la conexión subyacente no es correcta. En este último caso, a menudo no se da cuenta hasta que surgen preguntas, y entonces averiguar dónde salió mal es más trabajo que hacerlo bien de una sola vez.
Cómo evitar esto
La esencia es simple: por cada lote de mercancías, registre qué número de referencia le corresponde, de quién lo recibió y en qué fecha. En caso de duda, siempre verifique directamente con el proveedor si el número sigue siendo válido, en lugar de confiar en un número que recibió hace meses. la explicación por obligación en la base de conocimientos aborda exactamente qué debe registrarse en cada rol y cuándo usted, como comerciante, puede remitirse a una declaración anterior en lugar de realizar usted mismo una diligencia debida completa.
Quien no está seguro de si se encuentra en esta situación — participante en el mercado que presenta en primer lugar, o comerciante que se remite a un eslabón anterior — puede averiguarlo en unos pocos pasos. El rol que corresponde a su empresa determina no solo la fecha de entrada en vigor de su obligación, sino también si usted mismo crea una declaración completa o puede confiar en el trabajo de un eslabón anterior en la cadena.
Otros errores que a menudo aparecen juntos
Un número de referencia incorrecto rara vez viene solo. Las empresas que han cometido este error a menudo también tienen falta de claridad sobre qué documentos deben mantener además de la declaración y por cuánto tiempo. Esta es una obligación aparte: los datos y documentos subyacentes deben seguir siendo accesibles durante un período establecido, incluso después de presentar la declaración. Asegúrese de que la conexión entre el número de referencia, el lote de mercancías y los documentos subyacentes se registre en un solo lugar, no distribuida en correos electrónicos y facturas.
Eudri.com estructura estos datos por corriente de productos: qué proveedor, qué país de origen, qué parcelas y qué número de referencia van juntos, con los documentos asociados. A partir de ahí, generamos la declaración de diligencia debida o la declaración simplificada. Nunca declaramos nosotros mismos que un producto está libre de deforestación; la evaluación del riesgo conforme a la ley sigue siendo responsabilidad suya como operador del mercado o comerciante. Cómo procesamos los datos y de dónde procede la referencia de la fuente se describe en la página de donde procede la información.
¿Desea saber si esto es relevante para su empresa, y qué rol y obligación le corresponde? Realice la verificación gratuita de roles, o lea otros temas en la base de conocimientos para ver qué paso es el primero en su situación.