Mnoga poduzeća koja se pripremaju na Europsku uredbu o zaustavljanju krčenja šuma (EUDR) troše većinu vremena na prikupljanje geopodataka i informacija o dobavljačima. To je opravdano, ali obično to nije faza u kojoj greške najčešće nastaju. Najčešća greška nalazi se u samoj izjavi: referentni broj koji nedostaje, nije više validan ili se ne slaže s партijom robe za koju se koristi.
Tko u lancu dolazi nakon prvog učesnika na tržištu — trgovac, prerađivač, uvoznik koji prodaje robu dalje unutar EU — može pod određenim uvjetima uputiti na izjavu o dužnosti pažnje koju je ranije u lancu već podnesen, umjesto da sam ponovno prikuplja sve temeljne podatke. To se provodi putem referentnog broja koji sustav EU-a dodjeljuje pri podnošenju. Upravo tu greške često nastaju.
Zašto se to tako često događa
Referentni brojevi često se prosleđuju e-poštom ili na dobavljačevoj fakturi, odvojeno od proizvoda kojem zapravo pripadaju. U poduzećima koja rade s različitim партijama i više dobavljača, brzo se gubi pregled koji je broj povezan s kojom dostavom. Drugi čest problem je da je broj točan u trenutku primitka, ali više nije validan kada se prosljeđuje vlastita izjava, na primjer jer je temeljna izjava u međuvremenu povučena ili zamijenjena.
Također se događa da se broj preuzme bez provjere je li zaista povezan s ispravnom sirovinom, ispravnom zemljom podrijetla i ispravnom količinom. To se čini kao neproblem pri prvom podnošenju, ali postaje vidljivo čim nadzorni organ prati lanac natrag i podaci se ne poklapaju.
Koje su posljedice
Izjava s neispravnim ili neprosledivim referentnim brojem može biti odbijena od sustava pri podnošenju, ili — što je neprijatnije — može biti prihvaćena dok temeljna veza zapravo nije točna. U potonjem slučaju to obično primijetite tek kada stignu pitanja, a tada je razmatranje gdje je greška nastala više posla nego što bi bilo ako bi se to ispravno zabilježilo prvi put.
Kako to izbjeći
Osnova je jednostavna: za svaku партiju robe zabilježite koji referentni broj joj pripada, od koga ste ga primili i na koji datum. Ako ste u sumnji, uvijek provjerite kod samog dobavljača je li broj još validan, umjesto da se oslonite na broj koji ste primili mjesecima prije. objašnjenje po obvezi u bazi znanja objašnjava što se točno mora zabilježiti za koju ulogu i kada kao trgovac možete uputiti na prethodnu izjavu umjesto da sami provedete puno due diligence.
Tko nije siguran nalazi li se u ovoj situaciji — učesnik na tržištu koji prvi podnosi ili trgovac koji uputuje na raniju povezanu osobu — može to provjeriti u nekoliko pitanja. Uloga koja odgovara vašem poduzeću ne određuje samo datum početka vaše obveze, već i je li potrebno da sami izgradite puno izjavu ili možete se osloniti na rad povezane osobe ranije u lancu.
Druge greške koje često nastaju zajedno
Pogrešan referentni broj rijetko dolazi sam. Poduzeća koja su pogriješila u tome pokazuju da se često suočavaju i s neymanom o koji dokumenti se moraju čuvati pored izjave i koliko dugo. To je posebna obveza: podaci i temeljni dokumenti moraju ostati dostupni tijekom određenog razdoblja, čak i nakon podnošenja izjave. Pazite da veza između referentnog broja, партije robe i temeljnih dokumenata bude zabilježena na jednom mjestu, a ne raširena po e-porukama i fakturama.
Eudri.com strukturira te podatke po proizvodnom toku: koji dobavljač, koja zemlja podrijetla, koji parcele i koji referentni broj pripadaju zajedno, s pripadajućim dokumentima. Na temelju toga generiramo izjavu o izvršavanju dužne pažnje ili pojednostavljenu izjavu. Pri tome nikada sami ne izjavljujemo da je proizvod bez krčenja šuma; zakonska procjena rizika ostaje na vama kao učesnik na tržištu ili trgovac. Kako obrađujemo podatke i odakle dolazi navedba izvora, opisano je na stranici s koje dolaze informacije.
Želite li znati je li ovo relevantno za vaše poduzeće i koja vam uloga i obaveza odgovara? Obavite besplatan test uloge, ili pročitajte druge teme u bazi znanja kako biste vidjeli koji je korak prvi na redu za vašu situaciju.