Wiele firm przygotowujących się do unijnego rozporządzenia w sprawie produktów wolnych od odlesienia (EUDR) poświęca większość czasu na zbieranie danych geolocacyjnych i informacji o dostawcach. To słuszne podejście, ale zwykle to nie jest etap, na którym coś idzie nie tak. Najczęstszy błąd znajduje się w samym oświadczeniu: numer referencyjny, który brakuje, nie jest już ważny lub nie odpowiada partii towarów, dla której jest używany.
Kto w łańcuchu pojawia się po pierwszym uczestniku rynku — handlowiec, przetwórca, importer sprzedający towary dalej na terenie UE — może pod pewnymi warunkami powołać się na oświadczenie z oceną ryzyka złożone wcześniej w łańcuchu, zamiast samodzielnie zbierać wszystkie dane źródłowe. Odbywa się to za pośrednictwem numeru referencyjnego, który system informacyjny UE przypisuje przy złożeniu. Dokładnie tam często dochodzi do błędów.
Dlaczego tak się dzieje
Numery referencyjne są często przekazywane pocztą elektroniczną lub na fakturze dostawcy, oddzielnie od produktu, z którym powinny być powiązane. W firmach pracujących ze zmiennymi partiami i wieloma dostawcami łatwo traci się przegląd, który numer odpowiada której dostawie. Innym powtarzającym się problemem jest to, że numer jest prawidłowy w momencie otrzymania, ale nie jest już ważny w momencie złożenia własnego oświadczenia, na przykład dlatego, że oświadczenie źródłowe zostało wycofane lub zastąpione.
Zdarza się również, że numer jest przejęty bez sprawdzenia, czy rzeczywiście odpowiada właściwej surowcu, właściwemu krajowi pochodzenia i właściwej ilości. To może nie wydawać się problemem przy pierwszym złożeniu, ale staje się widoczne, gdy organ nadzoru śledzi łańcuch, a dane się nie zgadzają.
Jakie są konsekwencje
Oświadczenie z nieprawidłowym lub niemożliwym do śledzenia numerem referencyjnym może zostać odrzucone przez system informacyjny przy złożeniu, lub — co gorsze — zostać zaakceptowane, podczas gdy powiązanie źródłowe jest nieprawidłowe. W tym ostatnim przypadku zwykle dowiadujecie się o tym dopiero, gdy pojawiają się pytania, a wówczas ustalenie, co poszło nie tak, jest bardziej pracochłonne niż prawidłowe zarejestrowanie wszystkiego od początku.
Jak tego uniknąć
Zasada jest prosta: dla każdej partii towarów odnotujcie, jaki numer referencyjny do niej należy, od kogo go otrzymaliście i w jakim dniu. W razie wątpliwości zawsze skontaktujcie się z samym dostawcą, aby sprawdzić, czy numer jest jeszcze ważny, zamiast polegać na numerze, który otrzymaliście miesiące wcześniej. wyjaśnienia szczegółowe dla każdego obowiązku w bazie wiedzy zawiera szczegóły dotyczące tego, co dokładnie musi być udokumentowane dla każdej roli i kiedy handlowiec może powołać się na wcześniejsze oświadczenie zamiast samodzielnie przeprowadzać pełną ocenę ryzyka.
Kto nie jest pewny, czy znajduje się w tej sytuacji — uczestnik rynku składający raport jako pierwszy, czy handlowiec powołujący się na wcześniejsze ogniwo — może sprawdzić to w kilka pytań. Rola, która odpowiada Waszej firmie, określa nie tylko datę wejścia w życie Waszego obowiązku, ale także czy samodzielnie budujecie pełne oświadczenie, czy też możecie opierać się na pracy ogniwa wcześniej w łańcuchu.
Inne błędy, które często się pojawiają
Nieprawidłowy numer referencyjny rzadko pojawia się sam. Firmy, które popełniły ten błąd, okazują się często również mieć niejasności co do tego, jakie dokumenty oprócz oświadczenia muszą przechowywać i jak długo. To oddzielny obowiązek: dane i dokumenty źródłowe muszą pozostać dostępne przez określony okres, także po złożeniu oświadczenia. Upewnijcie się, że powiązanie między numerem referencyjnym, partią towarów i dokumentami źródłowymi jest zarejestrowane w jednym miejscu, a nie rozproszonym w e-mailach i fakturach.
Eudri.com strukturyzuje te dane dla każdego strumienia produktu: który dostawca, który kraj pochodzenia, które działki i który numer referencyjny do siebie należą, wraz z odpowiednimi dokumentami. Na tej podstawie generujemy oświadczenie o dołożeniu należytej staranności lub uproszczone oświadczenie. Nigdy sami nie oświadczamy, że produkt jest wolny od deforestacji; ocena ryzyka wymagana prawnie pozostaje u pani/pana jako uczestnika rynku lub przedsiębiorcy handlowego. Sposób przetwarzania danych i źródło przywołania są opisane na stronie, z której pochodzą informacje.
Czy chciałby/a pani/pan wiedzieć, czy jest to istotne dla pani/pana przedsiębiorstwa i jaka rola oraz obowiązek do pani/pana pasuje? Przejdź bezpłatny test ról lub przeczytaj inne tematy w bazie wiedzy, aby zobaczyć, który krok w pani/pana sytuacji powinien być wykonany w pierwszej kolejności.