Viele Unternehmen, die sich auf die Europäische Verordnung über entwaldungsfreie Produkte (EUDR) vorbereiten, verwenden die meiste Zeit auf die Erfassung von Geodaten und Lieferanteninformationen. Das ist berechtigt, aber es ist normalerweise nicht der Schritt, an dem etwas schief geht. Der häufigste Fehler liegt in der Erklärung selbst: eine fehlende Referenznummer, eine nicht mehr gültige Nummer oder eine Nummer, die nicht mit der Warenpartie übereinstimmt, für die sie verwendet wird.
Wer später in der Lieferkette kommt — ein Händler, ein Verarbeiter, ein Importeur, der Waren innerhalb der EU weiterverkauft — darf unter bestimmten Voraussetzungen auf die Erklärung verweisen, die bereits an einer früheren Stelle in der Lieferkette eingereicht wurde, anstatt selbst erneut alle zugrunde liegenden Daten zu erfassen. Dies geschieht über die Referenznummer, die das EU-Informationssystem bei der Einreichung vergibt. Genau dort passieren die Fehler häufig.
Warum dies so häufig vorkommt
Referenznummern werden oft per E-Mail oder auf einer Lieferantenrechnung weitergegeben, getrennt von dem Produkt, zu dem sie eigentlich gehören. Bei Unternehmen, die mit wechselnden Warenpartien und mehreren Lieferanten arbeiten, geht schnell der Überblick verloren, welche Nummer zu welcher Lieferung gehört. Ein anderes häufiges Problem ist, dass die Nummer zwar zum Zeitpunkt des Empfangs korrekt ist, aber nicht mehr gültig ist, wenn die eigene Erklärung eingereicht wird, beispielsweise weil die zugrunde liegende Erklärung inzwischen widerrufen oder ersetzt wurde.
Es kommt auch vor, dass eine Nummer übernommen wird, ohne zu überprüfen, ob sie wirklich zum richtigen Rohstoff, zum richtigen Herkunftsland und zur richtigen Menge gehört. Das scheint bei der ersten Einreichung kein Problem zu sein, wird aber offensichtlich, sobald eine Aufsichtsbehörde die Lieferkette verfolgt und die Daten nicht übereinstimmen.
Welche Folgen dies hat
Eine Erklärung mit einer falschen oder nicht nachverfolgbaren Referenznummer kann bei der Einreichung vom Informationssystem abgelehnt werden, oder — lästiger — wird trotzdem akzeptiert, während die zugrunde liegende Zuordnung nicht stimmt. In diesem letzteren Fall bemerken Sie das oft erst, wenn Fragen aufkommen, und dann ist die Klärung aufwendiger als die korrekte Dokumentation von Anfang an.
Wie Sie dies vermeiden
Das Grundprinzip ist einfach: Dokumentieren Sie für jede Warenpartie, welche Referenznummer dazugehört, von wem Sie sie erhalten haben und an welchem Datum. Fragen Sie bei Unsicherheit immer direkt beim Lieferanten nach, ob die Nummer noch gültig ist, anstatt sich auf eine Nummer zu verlassen, die Sie vor Monaten erhalten haben. die Erklärung je Verpflichtung in der Wissensdatenbank geht darauf ein, was bei welcher Rolle genau dokumentiert werden muss und wann Sie als Händler auf eine frühere Erklärung verweisen dürfen, anstatt selbst eine vollständige Sorgfaltsprüfung durchzuführen.
Wer nicht sicher ist, ob er in dieser Situation ist — Marktbeteiligter, der als erster einreicht, oder Händler, der auf eine frühere Stelle in der Lieferkette verweist — kann das in wenigen Fragen klären lassen. Die Rolle, die zu Ihrem Unternehmen passt, bestimmt nicht nur das Datum des Beginns Ihrer Verpflichtung, sondern auch, ob Sie selbst eine vollständige Erklärung aufbauen oder sich auf die Arbeit einer früheren Stelle in der Lieferkette stützen können.
Andere Fehler, die häufig zusammen auftreten
Eine falsche Referenznummer kommt selten allein. Unternehmen, die diesen Fehler gemacht haben, scheinen oft auch Unklarheiten darüber zu haben, welche Dokumente sie neben der Erklärung aufbewahren müssen und wie lange. Dies ist eine separate Verpflichtung: Daten und zugrunde liegende Dokumente müssen während eines festgelegten Zeitraums verfügbar bleiben, auch nach der Einreichung der Erklärung. Stellen Sie sicher, dass die Zuordnung zwischen Referenznummer, Warenpartie und zugrunde liegenden Dokumenten an einem Ort dokumentiert ist, nicht verteilt auf E-Mails und Rechnungen.
Eudri.com strukturiert diese Daten nach Produktstrom: welcher Lieferant, welches Herkunftsland, welche Parzellen und welche Referenznummer zusammenhängen, mit den entsprechenden Dokumenten. Auf dieser Grundlage erstellen wir die Sorgfaltserklärung oder die vereinfachte Erklärung. Wir erklären dabei niemals selbst, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist; die gesetzliche Risikobewertung bleibt bei Ihnen als Marktakteur oder Händler. Wie wir die Daten verarbeiten und woher die Quellenangabe stammt, ist beschrieben auf der Seite, von der die Informationen stammen.
Möchten Sie wissen, ob dies für Ihr Unternehmen relevant ist und welche Rolle und Verpflichtung zu Ihnen passt? Machen Sie die kostenlose Rollenprüfung, oder lesen Sie die anderen Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, welcher Schritt für Ihre Situation zuerst an der Reihe ist.