Muitas empresas que se preparam para o Regulamento da UE sobre produtos isentos de desflorestação (EUDR) dedicam a maior parte do tempo à recolha de dados de geolocalização e informações sobre fornecedores. Isso é correto, mas geralmente não é o passo onde as coisas correm mal. O erro mais comum está na declaração em si: um número de referência que falta, que já não é válido, ou que não corresponde ao lote de mercadorias para o qual é utilizado.
Quem vem depois do primeiro participante no mercado na cadeia — um comerciante, um transformador, um importador que revende mercadorias dentro da UE — pode, sob certas condições, fazer referência à declaração de diligência devida que já foi apresentada anteriormente na cadeia, em vez de recolher novamente todos os dados subjacentes. Isso ocorre através do número de referência que o sistema de informação da UE atribui aquando da apresentação. É precisamente aqui que as coisas correm muitas vezes mal.
Porque é que isto acontece tão frequentemente
Os números de referência são frequentemente transmitidos por correio eletrónico ou numa fatura do fornecedor, separados do produto a que realmente pertencem. Nas empresas que trabalham com lotes variáveis e múltiplos fornecedores, é fácil perder a visão geral de qual número corresponde a qual entrega. Outro problema recorrente é que o número está correto no momento da receção, mas deixa de ser válido no momento em que a sua própria declaração é apresentada, por exemplo porque a declaração subjacente entretanto foi revogada ou substituída.
Também ocorre que um número é adotado sem se verificar se realmente corresponde à matéria-prima correta, ao país de origem correto e à quantidade correta. Isso pode parecer não ser um problema na primeira apresentação, mas torna-se aparente assim que uma autoridade de supervisão segue a cadeia e os dados não correspondem.
Quais são as consequências
Uma declaração com um número de referência incorreto ou não rastreável pode ser rejeitada pelo sistema de informação aquando da apresentação, ou — pior — ser aceita mesmo que a ligação subjacente esteja incorreta. Neste último caso, geralmente só nota quando surgem perguntas, e nessa altura esclarecer onde correu mal é mais trabalho do que registar corretamente logo à primeira.
Como evitar isto
O essencial é simples: para cada lote de mercadorias, registe qual o número de referência que lhe corresponde, de quem o recebeu e em que data. Se tiver dúvidas, confirme sempre junto do próprio fornecedor se o número ainda é válido, em vez de confiar num número que recebeu vários meses atrás. a explicação por obrigação na base de conhecimentos aborda o que deve ser exatamente registado para cada função e quando pode, como comerciante, fazer referência a uma declaração anterior em vez de realizar uma avaliação completa de diligência devida.
Quem não tem a certeza se está nesta situação — participante no mercado que apresenta em primeiro lugar, ou comerciante que faz referência a uma ligação anterior — pode esclarecer isso em poucas perguntas. A função que se adequa à sua empresa determina não apenas a data de início da sua obrigação, mas também se constrói uma declaração completa por sua conta ou se pode contar com o trabalho de uma ligação anterior na cadeia.
Outros erros que frequentemente aparecem juntos
Um número de referência incorreto raramente aparece sozinho. As empresas que cometeram este erro muitas vezes também têm falta de clareza sobre quais documentos devem guardar ao lado da declaração e por quanto tempo. Esta é uma obrigação separada: os dados e documentos subjacentes devem permanecer acessíveis durante um período estabelecido, também após a apresentação da declaração. Certifique-se de que a ligação entre o número de referência, o lote de mercadorias e os documentos subjacentes está registada num único local, não dispersa por correios eletrónicos e faturas.
Eudri.com estrutura estes dados por fluxo de produto: qual fornecedor, qual país de origem, quais parcelas e qual número de referência pertencem entre si, com os documentos correspondentes. Com base nisso, geramos a declaração de diligência devida ou a declaração simplificada. Nunca declaramos por nós mesmos que um produto está livre de desflorestação; a avaliação de risco legal permanece com você como participante do mercado ou comerciante. Como processamos os dados e de onde vem a citação de fonte está descrito em a página de onde as informações vêm.
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