Multe companii care se pregătesc pentru Regulamentul european privind defrişarea (EUDR) petrec cea mai mare parte a timpului colectând date geolocalizate şi informații despre furnizori. Aceasta este corectă, dar de obicei nu este etapa în care lucrurile se-ntâmplă greşit. Eroarea cea mai frecventă se află în declarația în sine: un număr de referință lipsă, care nu mai este valid, sau care nu corespunde cu lotul de bunuri pentru care este utilizat.
Cine vine după primul participant la piață în lanț — un comerciant, un procesor, un importator care revinde bunuri în cadrul UE — poate, sub anumite condiții, să faca referință la declarația de diligență cuvenă care a fost deja depusă anterior în lanț, în loc să colecteze din nou toate datele subiacente. Aceasta se face prin intermediul numărului de referință pe care sistemul de informații al UE îl generează la depunere. Exact acolo merge adesea greşit.
De ce se întâmplă atât de des
Numerele de referință sunt adesea transmise prin e-mail sau pe o factură de furnizor, separate de produsul cu care sunt de fapt asociate. La companiile care lucrează cu loturi variabile şi mai mulți furnizori, pierdeți rapid evidența care număr corespunde căreia livrări. O altă problemă recurentă este aceea că numărul este corect la momentul primirii, dar nu mai este valid atunci când declarația proprie este depusă, de exemplu pentru că declarația subiacentă a fost între timp retractată sau înlocuită.
Se întâmplă, de asemenea, ca un număr să fie preluat fără a se verifica dacă corespunde cu adevărat cu materia primă corectă, cu țara de origine corectă şi cu cantitatea corectă. Aceasta pare să nu fie o problemă la prima depunere, dar devine vizibilă imediat ce o autoritate de supraveghere urmărește lanțul înapoi şi datele nu se potrivesc.
Care sunt consecințele
O declarație cu un număr de referință incorect sau netraseabil poate fi respingă la depunere de sistemul de informații, sau — mai neplăcut — exact acceptată în timp ce legătura subiacentă nu este corectă. În acest din urmă caz, vă veți da seama adesea numai atunci când vin întrebări, iar atunci rezolvarea unde s-a-ntâmplat greşitul este mai multă muncă decât înregistrarea corectă de la început.
Cum evitați aceasta
Esența este simplă: înregistrați pentru fiecare lot de bunuri care număr de referință se aplică, de la cine l-ați primit şi la ce dată. Dacă aveți îndoieli, întrebați întotdeauna furnizorul însuşi dacă numărul este încă valid, în loc să vă bazați pe un număr pe care l-ați primit cu luni în urmă. explicația pe bază de obligație din baza de cunoştințe detaliază ceea ce trebuie înregistrat exact pentru fiecare rol şi când puteți, în calitate de comerciant, să faceți referință la o declarație anterioară în loc să efectuați dumneavoastră o diligență completă.
Cine nu este sigur dacă se află în această situație — participant la piață care depune primul, sau comerciant care face referință la o legătură anterioară — poate să afle în câteva întrebări. Rolul care se potrivește companiei dumneavoastră determină nu doar data de intrare în vigoare a obligației dumneavoastră, ci şi dacă dumneavoastră construiți o declarație completă sau puteți conta pe munca unei verigi anterioare în lanț.
Alte erori care apar adesea în același timp
Un număr de referință greşit rareori vine singur. Companiile care au greşit aceasta se dovedesc adesea să aibă şi incertitudine cu privire la ce documente trebuie să păstreze alături de declarație şi pentru cât timp. Aceasta este o obligație separată: datele şi documentele subiacente trebuie să rămână accesibile pentru o perioadă stabilită, chiar şi după depunerea declarației. Asigurați-vă că legătura dintre numărul de referință, lotul de bunuri şi documentele subiacente este înregistrată într-un singur loc, nu răspândită pe e-mailuri şi facturi.
Eudri.com structurează aceste date per flux de produs: care furnizor, care țară de origine, care parcele și care număr de referință aparțin împreună, cu documentele corespunzătoare. Pe baza acestora, generăm declarația de diligență sau declarația simplificată. Nu declarăm niciodată noi înșine că un produs este fără defrișări; evaluarea riscului conform legii rămâne la dumneavoastră ca operator de piață sau comerciant. Cum procesăm datele și de unde provine sursa citării este descris pe pagina de unde provin informațiile.
Doriți să aflați dacă aceasta este relevantă pentru afacerea dumneavoastră și care rol și obligație se potrivesc cu situația dumneavoastră? Efectuați verificarea gratuită a rolului, sau citiți alte subiecte din baza de cunoștințe pentru a vedea care pas este primul pentru situația dumneavoastră.