Paljud ettevõtted, kes valmistuvad Euroopa ontbossimisevastase määruse (EUDR) nõuetele, kulutavad kõige rohkem aega geoteadusteavet ja tarnijate teavet kogudes. See on õige, kuid tavaliselt pole see samm, kus probleemid tekivad. Kõige levinum viga on teates ise: viite number, mis puudub, pole enam kehtiv või ei ühti kaubapartii omadega, mille jaoks seda kasutatakse.
Kellel on kohal pärast esimest turustajat — kaupadealust, töötlejat või importöri, kes müüb kaupu edasi Euroopa Liidus — võib teatud tingimuste puhul viidata andmekaitseverklarusele, mis varasemal ajal tarnijate ahelas on juba esitatud, selle asemel, et ise uuesti kogu alusandmeid koguda. See toimub viite numbri kaudu, mille Euroopa Liidu infosüsteem edastab esitamisel. Täpselt seal käib see tihti valesti.
Miks see nii sageli juhtub
Viite numbreid edastatakse sageli e-posti teel või tarnija arvel, eraldi produktist, mille juurde need tegelikult kuuluvad. Ettevõtetes, kes töötavad muutuvate partiidega ja mitme tarnijaga, kaob kiiresti ülevaade, milline number millise tarne juures käib. Teine korduv probleem on see, et number on küll õige vastuvõtu ajal, kuid ei ole enam kehtiv siis, kui oma verklarus esitatakse, näiteks seetõttu, et alusverklarus on seejärel tagasi võetud või asendatud.
Juhtub ka, et number võetakse üle ilma kontrollimata, kas see tegelikult sobib õige toorainega, õige päritolumaaga ja õige kogusega. See näib esimesel esitamisel probleemiks olevat, kuid muutub nähtavaks, kui järelvalvuja ketid tagasi jälgib ja andmed ei ühti.
Mis on tagajärjed
Verklarus, kus on vale või jäljendamatu viite number, võib infosüsteemi poolt esitamisel tagasi lükata, või — tülikamalt — küll vastu võtta, kuigi alusside ei klapi. Viimasel juhul märkate te seda sageli alles siis, kui küsimused tulevad, ja siis on välja selgitada, kus asi läks valesti, rohkem tööd kui siis, kui te ei oleks esimest korda õigesti kirja pannud.
Kuidas te seda väldate
Tuuma on lihtne: salvestage igale kaubale, milline viite number sellega käib, kellelt te selle saite ja mis kuupäeval. Kui kahtlete, küsige alati tarnijalt endast, kas number on veel kehtiv, selle asemel, et usaldada numbrit, mille saite mitu kuud tagasi. selgitus kohustuste kaupa teadmusvaramust käsitleb seda, mida täpselt ja millal tuleb salvestada iga rolli puhul, ja millal võite kaupadealusena viidata varasemate verklaruste asemel täielikule andmekaitsele.
Kes ei tea kindlalt, kas ta selles olukorras on — turustaja, kes esimesena esitab, või kaupadealus, kes viitab varasemate esindasele — võib seda paari küsimusega lasta selgitada. Roll, mis teie ettevõttele sobib, määrab mitte üksnes teie kohustuse alguskuupäeva, vaid ka seda, kas te ise täit verklarust koostate või saate tugineda ahela varasemate käigus tehtud tööle.
Muud vead, mis sageli koos esinevad
Vale viite number tuleb harva üksi. Ettevõtted, kel see vale on, tunduvad tihti ka teadmatusega selle kohta, milliseid dokumente nad koos verklarusega salvestama peavad ja kui kauaks. See on eraldi kohustus: andmeid ja alusdokumente peab säilitama määratletud perioodi jooksul, ka pärast verklaruse esitamist. Veenduge, et viite numbri, kaubapartii ja alusdokumentide vaheline seos on korraldatud ühes kohas, mitte e-kirjade ja arvete vahel.
Eudri.com struktureerib need andmeid tootevoo kaupa: milline tarnija, milline päritoluriik, millised krundid ja milline võrdlusnumber kuuluvad kokku, koos vastavate dokumentidega. Nende andmete põhjal genereerime me vastavussuhtamise või lihtsustatud avalduse. Me ei kinnita kunagi ise, et toode on metsamatusega toodetud; seaduslik riskianalüüs jääb teie kanda kui turuosaliste või kaupmehe. Kuidas me andmeid töötleme ja kust allikaviide pärineb, on kirjeldatud lehel, kust teave pärineb.
Kas soovite teada, kas see teie ettevõtte jaoks on asjakohane ja milline roll ning kohustus teile sobib? Tehke tasuta rollide kontroll või lugege teistes teadusandmete pankidest erinevaid teemasid, et näha, milline samm teie olukorra jaoks esimesena tuleb.