Πολλές επιχειρήσεις που προετοιμάζονται για την Ευρωπαϊκή κανονισμό για προϊόντα χωρίς αποψίλωση (EUDR) αφιερώνουν το περισσότερο χρόνο στη συλλογή γεωδεδομένων και πληροφοριών προμηθευτών. Αυτό είναι σωστό, αλλά συνήθως δεν είναι το βήμα όπου τα πράγματα πάνε στραβά. Το σφάλμα που εμφανίζεται πιο συχνά βρίσκεται στη δήλωση προσεκτικής διερευνητικής δραστηριότητας: ένας αριθμός αναφοράς που λείπει, δεν είναι πλέον έγκυρος ή δεν ταιριάζει με την παρτίδα αγαθών για την οποία χρησιμοποιείται.
Όποιος έρχεται στην αλυσίδα μετά τον πρώτο χειριστή αγοράς — έναν έμπορο, έναν επεξεργαστή, έναν εισαγωγέα που επαναπωλεί αγαθά στην ΕΕ — μπορεί υπό ορισμένες προϋποθέσεις να παραπέμψει στη δήλωση προσεκτικής διερευνητικής δραστηριότητας που έχει ήδη υποβληθεί νωρίτερα στην αλυσίδα, αντί να συλλέξει ξανά όλα τα υποκείμενα δεδομένα. Αυτό γίνεται μέσω του αριθμού αναφοράς που το ευρωπαϊκό πληροφοριακό σύστημα εκδίδει κατά την υποβολή. Ακριβώς εκεί συμβαίνουν συχνά τα προβλήματα.
Γιατί συμβαίνει αυτό τόσο συχνά
Οι αριθμοί αναφοράς μεταδίδονται συχνά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε τιμολόγιο προμηθευτή, ανεξάρτητα από το προϊόν στο οποίο πραγματικά ανήκουν. Για επιχειρήσεις που εργάζονται με μεταβαλλόμενες παρτίδες και πολλαπλούς προμηθευτές, η κατανόηση ποιος αριθμός ανήκει σε ποια παράδοση χάνεται γρήγορα. Ένα άλλο συνηθισμένο πρόβλημα είναι ότι ο αριθμός είναι σωστός κατά τη στιγμή της παραλαβής, αλλά δεν είναι πλέον έγκυρος όταν υποβάλλεται η δική σας δήλωση, για παράδειγμα επειδή η υποκείμενη δήλωση έχει ήδη ανακληθεί ή αντικατασταθεί.
Συμβαίνει επίσης ένας αριθμός να αναληφθεί χωρίς να ελεγχθεί εάν ανήκει πραγματικά στη σωστή πρώτη ύλη, στη σωστή χώρα προέλευσης και στη σωστή ποσότητα. Αυτό δεν φαίνεται να είναι πρόβλημα κατά την πρώτη υποβολή, αλλά γίνεται ορατό μόλις ένας εποπτικός οργανισμός ακολουθήσει την αλυσίδα και τα δεδομένα δεν συμφωνούν.
Ποιες είναι οι συνέπειες
Μια δήλωση με ένα λάθος ή δυσκολονόητο αριθμό αναφοράς μπορεί να απορριφθεί κατά την υποβολή από το πληροφοριακό σύστημα, ή — χειρότερα — να γίνει δεκτή ενώ ο υποκείμενος σύνδεσμος δεν είναι σωστός. Στην τελευταία περίπτωση, συχνά το αναφέρετε μόνο όταν υπάρχουν ερωτήσεις, και τότε η διερεύνηση του τι πήγε στραβά είναι περισσότερη δουλειά από το να καταγράψετε όλα σωστά την πρώτη φορά.
Πώς το αποτρέπετε
Η ουσία είναι απλή: καταγράψτε για κάθε παρτίδα αγαθών ποιος αριθμός αναφοράς ανήκει σε αυτήν, από ποιον τον λάβατε και σε ποια ημερομηνία. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ρωτήστε πάντα τον προμηθευτή εάν ο αριθμός είναι ακόμα έγκυρος, αντί να βασίζεστε σε έναν αριθμό που λάβατε μήνες νωρίτερα. η εξήγηση ανά υποχρέωση στη βάση γνώσης αναφέρεται σε αυτά που πρέπει να καταγραφούν ακριβώς για κάθε ρόλο και πότε μπορείτε ως έμπορος να παραπέμψετε σε μια προηγούμενη δήλωση αντί να εκτελέσετε μόνοι σας μια πλήρη προσεκτική διερευνητική δραστηριότητα.
Όποιος δεν είναι σίγουρος αν βρίσκεται σε αυτή την κατάσταση — χειριστής αγοράς που υποβάλλει πρώτος ή έμπορος που παραπέμπει σε μια προηγούμενη σχέση — μπορεί να το ελέγξει σε μερικές ερωτήσεις. Ο ρόλος που ταιριάζει στην επιχείρησή σας καθορίζει όχι μόνο το ημερομηνία έναρξης της υποχρέωσής σας, αλλά και αν κατασκευάζετε μόνοι σας μια πλήρη δήλωση ή μπορείτε να βασιστείτε στο έργο ενός κρίκου νωρίτερα στην αλυσίδα.
Άλλα σφάλματα που συχνά εμφανίζονται μαζί
Ένας λάθος αριθμός αναφοράς σπάνια έρχεται μόνος του. Οι επιχειρήσεις που έχουν κάνει αυτό το λάθος συχνά έχουν επίσης ασάφεια σχετικά με ποια έγγραφα πρέπει να φυλάξουν δίπλα στη δήλωση και για πόσο καιρό. Αυτή είναι μια ξεχωριστή υποχρέωση: τα δεδομένα και τα υποκείμενα έγγραφα πρέπει να παραμένουν προσβάσιμα για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, ακόμη και μετά την υποβολή της δήλωσης. Βεβαιωθείτε ότι ο σύνδεσμος μεταξύ του αριθμού αναφοράς, της παρτίδας αγαθών και των υποκείμενων εγγράφων έχει καταγραφεί σε ένα μέρος, όχι διασκορπισμένα σε ηλεκτρονικά μηνύματα και τιμολόγια.
Το eudri.com δομεί αυτά τα δεδομένα ανά ροή προϊόντων: ποιος προμηθευτής, ποια χώρα προέλευσης, ποια τεμάχια και ποιος αριθμός αναφοράς συνδέονται μεταξύ τους, με τα σχετικά έγγραφα. Με βάση αυτά, δημιουργούμε τη δήλωση επιμέλειας ή την απλοποιημένη δήλωση. Δεν δηλώνουμε ποτέ από μόνοι μας ότι ένα προϊόν είναι απαλλαγμένο από αποψίλωση· η νόμιμη αξιολόγηση κινδύνου παραμένει στα χέρια σας ως συμμετέχοντας στην αγορά ή έμπορος. Ο τρόπος με τον οποίο επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα και πού προέρχεται η παραπομπή περιγράφεται στο τη σελίδα από την οποία προέρχονται οι πληροφορίες.
Θέλετε να μάθετε αν αυτό είναι σχετικό για την επιχείρησή σας και ποιος ρόλος και υποχρέωση σας ταιριάζει; Κάνετε τον δωρεάν έλεγχο ρόλων ή διαβάστε τα άλλα θέματα στη βάση γνώσης για να δείτε ποιο βήμα είναι πρώτο για την κατάστασή σας.