Mnoho podniků, které se připravují na evropskou nařízení o produktech bez odlesňování (EUDR), věnují většinu času sběru geoprostorových dat a informací o dodavatelích. To je správné, ale obvykle to není krok, kde se stane chyba. Nejčastější chyba je v samotném prohlášení: referenční číslo chybí, již není platné, nebo neodpovídá dávce zboží, pro kterou se používá.
Kdo v řetězci přijde po prvním účastníku trhu — obchodník, zpracovatel, dovozce prodávající zboží dále v EU — smí za určitých podmínek odkazovat na prohlášení o péči (due diligence), které bylo již dříve v řetězci podáno, místo aby sám znovu shromažďoval všechny údaje. To se děje prostřednictvím referenčního čísla, které vydá EU informační systém při podání. Právě tam se často stane chyba.
Proč se to tak často stává
Referenční čísla se často předávají e-mailem nebo na dodavatelské faktuře odděleně od produktu, ke kterému ve skutečnosti patří. U podniků pracujících s různorodými dávkami a více dodavateli se přehled, které číslo patří ke kterému dodávce, rychle ztrácí. Dalším opakujícím se problémem je, že číslo bylo správné v okamžiku obdržení, ale již není platné v okamžiku podání vlastního prohlášení, například proto, že základní prohlášení bylo mezitím staženo nebo nahrazeno.
Vyskytuje se také, že je číslo převzato bez ověření, zda skutečně odpovídá správné surovině, správné zemi původu a správnému množství. To se při prvním podání nezdá být problémem, ale je viditelné, jakmile dohledávací pracovník řetězec vysleduje a údaje si neodpovídají.
Jaké jsou následky
Prohlášení s nesprávným nebo nesledovatelným referenčním číslem může být informačním systémem při podání zamítnuto, nebo — nepříjemněji — bude přijato, ačkoli základní vazba není správná. V tomto druhém případě si to často všimnete až při dotazech, a pak je zjišťování, co se stalo, více práce než správné zaznamenání napoprvé.
Jak se tomu vyhnout
Jádro je jednoduché: pro každou dávku zboží zaznamenejte, které referenční číslo jí přísluší, od koho jste jej obdrželi a v jakém datu. V případě pochybností se vždy přímo zeptejte dodavatele, zda je číslo stále platné, místo aby jste spoléhali na číslo, které jste obdrželi před měsíci. vysvětlení podle jednotlivých povinností v bázi znalostí probírá, co musí být přesně zaznamenáno u které role a kdy jako obchodník můžete odkazovat na dřívější prohlášení místo provedení úplné péče.
Kdo si není jistý, zda se nachází v této situaci — účastník trhu, který jako první podává, nebo obchodník odkazující se na dřívější článek — může si to nechat objasnit v několika otázkách. Role, která se hodí vašemu podniku, určuje nejen začátek data vaší povinnosti, ale také to, zda sám vytváříte úplné prohlášení nebo se můžete opřít o práci články v řetězci dříve.
Další chyby, které se často vyskytují společně
Nesprávné referenční číslo se zřídka vyskytuje samo. Podniky, které to měly špatně, se ukázaly často mít také nejasnost o tom, které dokumenty musí uchovávat vedle prohlášení a jak dlouho. To je samostatná povinnost: údaje a základní dokumenty musí zůstat přístupné po stanovenou dobu, a to i po podání prohlášení. Zajistěte, aby vazba mezi referenčním číslem, dávkou zboží a základními dokumenty byla zaznamenána na jednom místě, ne rozptýlena v e-mailech a fakturách.
Eudri.com strukturuje tato data podle každého produktového toku: který dodavatel, která země původu, které parcely a které referenční číslo k sobě patří, spolu s příslušnými dokumenty. Na základě toho generujeme prohlášení o vykonané péči nebo zjednodušené prohlášení. Přitom nikdy sami neprohlašujeme, že je produkt bez odlesňování; právní posouzení rizika zůstává u vás jako účastníka trhu nebo obchodníka. Jak zpracováváme data a odkud pochází citování zdroje, je popsáno na stránce, odkud informace pocházejí.
Chcete vědět, zda je to pro vaši společnost relevantní, a která role a povinnost vám vyhovuje? Absolvujte bezplatný test role, nebo si přečtěte další témata v naší znalostní bázi, abyste viděli, který krok je pro vaši situaci nejprve na řadě.