Mnoho podnikov, ktoré sa pripravujú na Európske nariadenie o bezlesosti (EUDR), venuje väčšinu času zhromažďovaniu geolokacie a informácií o dodávateľoch. To je správne, ale väčšinou to nie je krok, kde sa veci pokazia. Chyba, ktorá sa vyskytuje najčastejšie, sa nachádza v samom vyhlásení: referenčné číslo, ktoré chýba, už nie je platné, alebo nezodpovedá zásielke tovaru, pre ktorú sa používa.
Ktokoľvek v reťazci po prvom účastníkovi trhu — obchodník, spracovateľ, dovodca, ktorý prepredáva tovar v rámci EÚ — môže za určitých podmienok odkazovať na vyhlásenie o starostlivosti, ktoré bolo v reťazci už predtým podané, namiesto toho, aby znova zbierali všetky podkladové údaje. To sa deje prostredníctvom referenčného čísla, ktoré vydá systém EÚ pri podaní. Presne tam sa to často pokazí.
Prečo sa to tak často stáva
Referenčné čísla sa často posielajú e-mailom alebo na fakture dodávateľa oddelene od produktu, ktorému patria. V podnikoch, ktoré pracujú s premennými zásielkami a viacerými dodávateľmi, sa rýchlo stratí prehľad o tom, ktoré číslo patrí ktorej zásielke. Ďalším opakujúcim sa problémom je, že číslo je správne v momente prijatia, ale už nie je platné v čase, keď sa podáva vlastné vyhlásenie, napríklad preto, že podkladové vyhlásenie bolo medzi tým zrušené alebo nahradené.
Stáva sa tiež, že sa číslo prevezme bez overenia, či skutočne patrí správnej relevantnej surovine, správnej krajine pôvodu a správnemu množstvu. Pri prvom podaní sa to zdá ako žiaden problém, ale stane sa viditeľným, akonáhle kontrolný orgán reťazec sleduje a údaje si neodpovedajú.
Aké sú dôsledky
Vyhlásenie s nesprávnym alebo nesledovateľným referenčným číslom môže byť systémom pri podaní odmietnuté, alebo — nežiaducejšie — môže byť prijaté, hoci podkladové prepojenie nie je správne. V poslednom prípade to zistite zvyčajne len vtedy, keď prídu otázky, a potom je zisťovanie, kde sa pokazilo, viac práce ako správne to zaznamenať na prvý krát.
Ako tomu predídete
Podstata je jednoduchá: pre každú zásielku tovaru zaznamenajte, ktoré referenčné číslo k nej patrí, od koho ste ho dostali a v akom dátume. V prípade pochybností si vždy overte priamo u dodávateľa, či je číslo stále platné, namiesto toho, aby ste sa spoliehali na číslo, ktoré ste dostali pred mesiacmi. vysvetlenie podľa povinnosti v databáze znalostí zaoberá sa tým, čo sa musí presne zaznamenať pri ktorej úlohe a kedy môžete ako obchodník odkazovať na predchádzajúce vyhlásenie namiesto toho, aby ste sami vykonali úplnú starostlivosť.
Ktokoľvek si nie je istý, či sa nachádza v tejto situácii — účastník trhu, ktorý podáva ako prvý, alebo obchodník, ktorý odkazuje na predchádzajúcu časť — môže to nechať si objasniť v pár otázkach. Úloha, ktorá vyhovuje vášmu podniku, určuje nielen dátum začiatku vašej povinnosti, ale aj to, či si sami vytvoríte úplné vyhlásenie, alebo sa môžete spoliehať na prácu času v reťazci.
Ďalšie chyby, ktoré sa často vyskytujú spolu
Nesprávne referenčné číslo vzácne príde samo. Podniky, ktoré mali tento problém, sa zvyčajne tiež stretli s nejasnosťami o tom, aké dokumenty musia okrem vyhlásenia zachovávať a na ako dlho. To je samostatná povinnosť: údaje a podkladové dokumenty musia zostať dostupné počas stanoveného obdobia, aj po podaní vyhlásenia. Ubezpečte sa, že prepojenie medzi referenčným číslom, zásielkou tovaru a podkladovými dokumentami je zaznamenané na jednom mieste, nie rozptýlené medzi e-mailmi a faktúrami.
Eudri.com štruktúruje tieto údaje podľa produktového toku: ktorý dodávateľ, ktorá krajina pôvodu, ktoré parcely a ktoré referenčné číslo spolu patria, s priložitými dokumentmi. Na základe toho generujeme vyhlásenie o starostlivosti alebo zjednodušené vyhlásenie. Pritom nikdy sami nedeklarujeme, že produkt je bez odlesňovania; právna bola posúdenia rizika zostáva na vás ako subjektu alebo obchodníkovi. Ako spracúvame údaje a odkiaľ pochádza úplná bibliografia, je popísané na stránke, odkiaľ pochádza informácia.
Chcete vedieť, či je to relevantné pre vašu spoločnosť, a ktorá úloha a povinnosť vám vyhovuje? Vykonajte bezplatnú kontrolu úlohy alebo si prečítajte ďalšie témy v databáze vedomostí, aby ste videli, ktorý krok je pre vašu situáciu na prvom mieste.