Molte aziende che si preparano al Regolamento europeo sui prodotti privi di deforestazione (EUDR) dedicano la maggior parte del tempo alla raccolta di dati di geolocalizzazione e informazioni sui fornitori. È giusto così, ma di solito non è il passaggio in cui le cose vanno male. L'errore più comune riguarda la dichiarazione stessa: un numero di riferimento mancante, non più valido, o che non corrisponde al lotto di merci per cui viene utilizzato.
Chi nella catena viene dopo il primo operatore del mercato — un commerciante, un trasformatore, un importatore che rivende merci all'interno dell'UE — può, a determinate condizioni, fare riferimento alla dichiarazione di diligenza dovuta già presentata in precedenza nella catena, anziché raccogliere di nuovo tutti i dati sottostanti. Ciò avviene tramite il numero di riferimento che il sistema informativo dell'UE assegna al momento della presentazione. È proprio qui che le cose spesso vanno male.
Perché accade così spesso
I numeri di riferimento vengono spesso trasmessi via e-mail o su una fattura del fornitore, separati dal prodotto a cui in realtà appartengono. Nelle aziende che lavorano con lotti variabili e più fornitori, è facile perdere traccia di quale numero corrisponde a quale consegna. Un altro problema ricorrente è che il numero è corretto al momento della ricezione, ma non è più valido al momento della presentazione della propria dichiarazione, ad esempio perché la dichiarazione sottostante è stata nel frattempo revocata o sostituita.
Accade anche che un numero venga utilizzato senza verificare se corrisponde effettivamente alla materia prima corretta, al paese di origine corretto e alla quantità corretta. Questo potrebbe non sembrare un problema al primo invio, ma diventa evidente una volta che un'autorità di vigilanza ripercorre la catena e i dati non coincidono.
Quali sono le conseguenze
Una dichiarazione con un numero di riferimento errato o non rintracciabile può essere rifiutata dal sistema informativo al momento della presentazione, oppure — più spiacevole — può essere accettata mentre il collegamento sottostante non è corretto. In quest'ultimo caso, di solito ve ne accorgete solo quando arrivano domande, e a quel punto chiarire dove è andato male richiede più lavoro che registrare tutto correttamente la prima volta.
Come evitare questo
La base è semplice: registrate per ogni lotto di merci quale numero di riferimento ad esso corrisponde, da chi lo avete ricevuto e in quale data. In caso di dubbio, verificate sempre direttamente con il fornitore se il numero è ancora valido, anziché fidarvi di un numero ricevuto mesi prima. la spiegazione per obbligo nella base di conoscenze esamina ciò che deve essere registrato esattamente per ogni ruolo e quando voi, come commerciante, potete fare riferimento a una dichiarazione precedente anziché effettuare autonomamente una verifica della diligenza dovuta completa.
Chi non è sicuro se si trova in questa situazione — operatore del mercato che presenta per primo, o commerciante che fa riferimento a un'azienda precedente nella catena — può farselo chiarire in poche domande. Il ruolo che corrisponde alla vostra azienda determina non solo la data di inizio del vostro obbligo, ma anche se compilate personalmente una dichiarazione completa o potete contare sul lavoro di un operatore precedente nella catena.
Altri errori che spesso si presentano insieme
Un numero di riferimento errato raramente si presenta da solo. Le aziende che hanno commesso questo errore spesso non hanno nemmeno chiarezza su quali documenti devono conservare accanto alla dichiarazione e per quanto tempo. Questo è un obbligo separato: i dati e i documenti sottostanti devono rimanere accessibili per un periodo stabilito, anche dopo la presentazione della dichiarazione. Assicuratevi che il collegamento tra numero di riferimento, lotto di merci e documenti sottostanti sia registrato in un unico luogo, non sparso in e-mail e fatture.
Eudri.com struttura questi dati per flusso di prodotto: quale fornitore, quale paese di origine, quali appezzamenti e quale numero di riferimento vanno insieme, con i relativi documenti. Sulla base di ciò, generiamo la dichiarazione di diligenza dovuta o la dichiarazione semplificata. In questo processo, non dichiariamo mai personalmente che un prodotto è privo di deforestazione; la valutazione del rischio secondo la legge rimane a vostro carico in qualità di operatore del mercato o commerciante. Come elaboriamo i dati e da dove proviene l'attribuzione della fonte è descritto in la pagina da cui proviene l'informazione.
Desiderate sapere se questo è rilevante per la vostra azienda e quale ruolo e obbligo si adatta a voi? Fate il controllo gratuito del ruolo, oppure leggete gli altri argomenti nella banca dati delle conoscenze per vedere quale passo è prioritario per la vostra situazione.