Monet yritykset, jotka valmistautuvat Euroopan unionin ontto-mainostuoteasetukseen (EUDR), käyttävät suurimman osan ajastaan geodatan ja toimittajatietojen keräämiseen. Näin on oikein, mutta se ei yleensä ole vaihe, jossa asiat menevät pieleen. Yleisimmin esiintyvä virhe on itse ilmoituksessa: viitteenumero, joka puuttuu, ei ole enää voimassa tai ei vastaa erää, jolle sitä käytetään.
Ketjussa ensimmäisen markkinaosapuolen jälkeen tulevat osapuolet — kauppias, jalostaja, maahantuoja, joka myy tuotteita edelleen EU:ssa — saavat tietyin edellytyksin viitata yhteensopivuuden arviointiin, joka on jo aiemmin ketjussa toimitettu, sen sijaan että he itse keräisivät uudelleen kaikki perustiedot. Tämä tapahtuu viitteenumeron kautta, jonka EU:n tietojärjestelmä antaa ilmoituksen yhteydessä. Juuri siinä asiat usein menevät pieleen.
Miksi näin tapahtuu niin usein
Viittenumerot lähetetään usein sähköpostitse tai toimittajan laskulla ilman yhteyttä tuotteeseen, johon ne kuuluvat. Yrityksissä, jotka käsittelevät vaihtuvia eriä ja useita toimittajia, on helppo menettää tieto siitä, mikä numero kuuluu mihin toimitykseen. Toinen säännöllisesti esiintyvä ongelma on se, että numero on oikein vastaanoton yhteydessä, mutta ei ole enää voimassa silloin, kun oma ilmoitus toimitetaan, esimerkiksi siksi, että taustalla oleva ilmoitus on sillä välin peruutettu tai korvattu.
Tapahtuu myös, että numero otetaan käyttöön tarkistamatta, kuuluuko se oikeaan raaka-aineeseen, oikeaan alkuperämaahan ja oikeaan määrään. Tämä ei näytä ongelmalta ensimmäisen ilmoituksen yhteydessä, mutta tulee näkyväksi, kun valvontaviranomainen seuraa ketjua ja tiedot eivät täsmää.
Mitkä ovat seuraukset
Ilmoitus, jossa on väärä tai jäljitettävä viittenumero, voidaan hylätä tietojärjestelmä ilmoituksessa, tai — ikävämpi — se hyväksytään, vaikka taustalla oleva linkitys ei ole oikea. Jälkimmäisessä tapauksessa huomaat tämän usein vasta, kun kysymyksiä esitetään, ja silloin selvitystyö on enemmän vaivaa kuin se, että asiat olisi kirjattu oikein kerrasta.
Kuinka vältät tämän
Pohjimmiltaan se on yksinkertaista: kirjaa jokaiselle erille, mikä viittenumero siihen liittyy, keneltä se on saatu ja milloin. Jos olet epävarma, tarkista aina toimittajalta itseltään, onko numero vielä voimassa, sen sijaan että luottaisit numeroon, jonka sait kuukausia aiemmin. selitys velvoitteiden mukaan tietovarastossa käsittelee sitä, mitä on kirjattava tarkasti kullekin roolille ja milloin kauppiaana voit viitata aiempaan ilmoitukseen sen sijaan, että suoritaisit itse täydellisen yhteensopivuuden arvioinnin.
Joka ei ole varma, onko hän tässä tilanteessa — markkinaosapuoli, joka toimittaa ensimmäisenä, tai kauppias, joka viittaa aiempaan ketjun osapuoleen — voi tutkia muutamalla kysymyksellä. Roolillasi yrityksessäsi ei ole merkitystä vain velvoitteesi alkamispäivämäärän kannalta, vaan myös siihen, rakennatko itse täydellisen ilmoituksen vai voitko luottaa ketjun aiempien osapuolten työhön.
Muut virheet, jotka usein ilmaantuvat yhdessä
Väärä viittenumero harvoin tulee yksin. Yritykset, joilla tämä on mennyt pieleen, näyttävät usein olevan epätietoisia myös siitä, mitkä asiakirjat heidän on säilytettävä ilmoituksen lisäksi ja kuinka kauan. Tämä on erillinen velvoite: tiedot ja taustalla olevat asiakirjat on säilytettävä määrätyn ajan, myös ilmoituksen toimittamisen jälkeen. Varmista, että viittenumeron, erän ja taustalla olevien asiakirjojen linkitys on kirjattu yhteen paikkaan, ei hajallaan sähköpostiviestien ja laskujen joukossa.
Eudri.com järjestää nämä tiedot tuotevirroittain: mikä toimittaja, mikä alkuperämaa, mitkä palstat ja mikä referenssitunnus kuuluvat yhteen, sekä niihin liittyvät asiakirjat. Näiden tietojen perusteella luomme due diligence -ilmoituksen tai yksinkertaistetun ilmoituksen. Emme koskaan väitä itse, että tuote on metsäkadotonta; lakisääteinen riskien arviointi jää sinulle markkinaosapuolena tai kauppiaana. Kuinka käsittelemme tietoja ja mistä lähdeviite on peräisin, on kuvattu sivulla, josta tieto on peräisin.
Haluatko tietää, onko tämä relevantti yrityksellesi, ja mikä rooli ja velvoite sopii sinulle? Tee ilmainen roolintarkistus tai lue muita aiheita tietopankista nähdäksesi, mikä vaihe tulee ensin tilanteessasi.