De nombreuses entreprises qui se préparent au Règlement (UE) 2023/1115 consacrent la plupart de leur temps à la collecte de données de géolocalisation et d'informations sur les fournisseurs. C'est justifié, mais ce n'est généralement pas l'étape où les choses se déroulent mal. L'erreur la plus courante se trouve dans la déclaration elle-même : un numéro de référence qui manque, qui n'est plus valide, ou qui ne correspond pas au lot de marchandises pour lequel il est utilisé.
Celui qui intervient dans la chaîne après le premier participant au marché — un commerçant, un transformateur, un importateur qui revend des marchandises au sein de l'UE — peut, sous certaines conditions, se référer à la déclaration de diligence raisonnable qui a déjà été soumise ailleurs dans la chaîne, plutôt que de rassembler à nouveau lui-même l'ensemble des données sous-jacentes. Cela se fait via le numéro de référence que le système d'information de l'UE attribue lors de la soumission. C'est précisément là que les choses s'arrangent souvent mal.
Pourquoi cela se produit si souvent
Les numéros de référence sont souvent communiqués par e-mail ou sur une facture de fournisseur, séparés du produit auquel ils appartiennent réellement. Pour les entreprises qui travaillent avec des lots variables et plusieurs fournisseurs, il est facile de perdre la trace de quel numéro correspond à quelle livraison. Un autre problème récurrent est que le numéro est correct au moment de la réception, mais qu'il n'est plus valide au moment de la soumission de votre propre déclaration, par exemple parce que la déclaration sous-jacente a entretemps été retirée ou remplacée.
Il arrive aussi qu'un numéro soit repris sans vérifier s'il correspond réellement à la bonne matière première, au bon pays d'origine et à la bonne quantité. Cela peut ne pas sembler être un problème lors de la première soumission, mais cela devient visible dès qu'une autorité de contrôle retrace la chaîne et que les données ne correspondent pas.
Quelles en sont les conséquences
Une déclaration comportant un numéro de référence incorrect ou non traçable peut être rejetée par le système d'information lors de la soumission, ou — plus gênant — être acceptée alors que le lien sous-jacent ne correspond pas. Dans ce dernier cas, vous ne le remarquez souvent que lorsque des questions se posent, et il est alors plus fastidieux de déterminer ce qui s'est mal passé que de bien documenter les choses dès le départ.
Comment l'éviter
L'essentiel est simple : consignez, pour chaque lot de marchandises, le numéro de référence qui y correspond, la personne auprès de laquelle vous l'avez reçu et la date. En cas de doute, vérifiez toujours directement auprès du fournisseur si le numéro est encore valide, plutôt que de vous fier à un numéro que vous avez reçu plusieurs mois auparavant. l'explication par obligation dans la base de connaissances indique précisément ce qui doit être consigné selon chaque rôle et quand vous pouvez, en tant que commerçant, vous référer à une déclaration antérieure au lieu de mener vous-même une diligence raisonnable complète.
Si vous ne savez pas avec certitude si vous êtes dans cette situation — participant au marché qui soumet en premier, ou commerçant qui se réfère à un maillon antérieur — vous pouvez le déterminer en quelques questions. Le rôle qui correspond à votre entreprise détermine non seulement la date d'entrée en vigueur de votre obligation, mais aussi si vous élaborez vous-même une déclaration complète ou si vous pouvez vous appuyer sur le travail d'un maillon antérieur de la chaîne.
Autres erreurs qui apparaissent souvent ensemble
Un numéro de référence incorrect ne vient rarement seul. Les entreprises qui commettent cette erreur se révèlent souvent aussi incertaines quant aux documents qu'elles doivent conserver aux côtés de la déclaration et pendant combien de temps. C'est une obligation distincte : les données et les documents sous-jacents doivent rester accessibles pendant une période définie, même après la soumission de la déclaration. Assurez-vous que le lien entre le numéro de référence, le lot de marchandises et les documents sous-jacents est consigné en un seul endroit, et non dispersé dans les e-mails et les factures.
Eudri.com structure ces données par flux de produits : quel fournisseur, quel pays d'origine, quelles parcelles et quel numéro de référence vont ensemble, avec les documents correspondants. Sur cette base, nous générons la déclaration de diligence raisonnable ou la déclaration simplifiée. Nous ne déclarons jamais nous-mêmes qu'un produit est exempt de déforestation ; l'évaluation des risques légale vous incombe en tant que participant au marché ou commerçant. La façon dont nous traitons les données et la source des références est décrite sur la page d'où provient l'information.
Voulez-vous savoir si cela est pertinent pour votre entreprise, et quel rôle et obligation vous correspondent ? Effectuez la vérification gratuite des rôles, ou lisez les autres sujets dans la base de connaissances pour voir quelle étape est d'abord à l'ordre du jour pour votre situation.